Jeśli nie masz swojego konta

Zaloguj za pomocą:

zapomniałeś hasła?
strzałka

W koszyku:

Brak produktów w koszyku.

Całkowita wartość:

IBM Lotus Domino vs Microsoft Office 365. Część I - Spojrzenie z perspektywy klienta końcowego

22.12.2015

W 2015 roku położyliśmy nacisk na wdrożenia w przedsiębiorstwach, które dotychczas korzystały z systemu Lotus Domino. Dzięki wdrażaniu Office 365 może sobie pozwolić na przeanalizowanie decyzji, które kierowały naszymi klientami podczas wyboru pocztowych rozwiązań Microsoftu. Najwyższa pora podzielić się z Wami naszymi wnioskami w niniejszym artykule. Oczywiście musimy przypomnieć, że trudno być nam obiektywnym, ale ze względu na zdobyte doświadczenia możemy prześledzić proces wiodący organizację do migracji poczty z rozwiązań firmy IBM/Lotus do oprogramowania giganta z Redmond.

WYBÓR TRUDNY I NA LATA!

Wybór systemu pocztowego na potrzeby organizacji był zawsze trudny. Był, ale kiedyś, dawno temu, ze względu na konieczność posiadania specyficznej wiedzy technicznej i doświadczenia w instalacji, konfiguracji oraz późniejszym utrzymaniu takiego systemu. Zwłaszcza w polskiej rzeczywistości, gdzie dostęp do dokumentacji, szkoleń czy konsultantów był praktycznie zerowy. Później, kiedy już powszechny dostęp do wiedzy internetowej ułatwił naszą pracę, kluczowym stał się aspekt przyzwyczajeń klientów do konkretnej aplikacji, jej interfejsu, czy sposobu realizacji pewnych zadań. Obecnie dzięki wszechobecnym urządzeniom użytkownicy przestali konserwatywnie przywiązywać się do jednego oprogramowania. Zaczęli skupiać się na zadaniu, a nie narzędziu jego realizacji.

Sen z powiek spędzają nam kwestie bezpieczeństwa, wydajności oraz pewnej „produktowej stabilności” wybieranych rozwiązań. Co możemy uzyskać po niedawno wdrożonym oprogramowaniu? Za rok czy dwa (oby! – to dziś całkiem długa perspektywa) przestanie ono istnieć jako produkt, być wspierane i rozwijane o nowe funkcjonalności, których zaczynają aktywnie wymagać użytkownicy. Pojawiają się one praktycznie co kilka miesięcy!

Znaczących graczy na tym rynku jest kilku. Płatnych i bezpłatnych (przynajmniej w ujęciu licencyjnym), czy też lokalnych i chmurowych. Wiodącymi „graczami” w segmencie polskich organizacji MŚP (małych i średnich przedsiębiorstw) są rozwiązania IBM/Lotus Domino oraz Microsoft Exchange Server (dostępny zarówno on-premise jak i w modelu chmurowym w postaci usługi Office 365 - Exchange Online). Zawodowo zajmujemy się wdrożeniami systemów pracy grupowej bazujących na rozwiązaniach Microsoftu (choć nie wyłącznie), oraz ze względu na spore już doświadczenie i liczbę skutecznie przeprowadzonych migracji systemów pocztowych, pracy grupowej w małych i średnich organizacjach (50-1200 użytkowników) - zdecydowaliśmy się spojrzeć na tę kwestię z pewnego dystansu.



Spójrzmy prawdzie w oczy. W dzisiejszej sytuacji, zarówno biznesowej jak i otoczenia teleinformatycznego w organizacjach, przyszłość pracy grupowej należy do zintegrowanych „kombajnów” obsługujących jak największą część zadań wykonywanych codziennie przy komputerze przez pracownika. Dziś nie wymagamy od użytkownika zastanawiania się jakiego programu powinien używać do każdego z tych zadań, którą ikonę kliknąć. Dzisiejszy biznes wymaga (skądinąd całkowicie słusznie), aby każdy pracownik przez możliwie dużą część swojego czasu robił to do czego został powołany i co robi najlepiej. Nie może zajmować się obsługą dziesiątek narzędzi informatycznych. Nie ma po prostu na to najzwyczajniej czasu.

UŻYTKOWNIK, CZYLI NAJSŁABSZE OGNIWO. ALE NAJWAŻNIEJSZE!

Tym nieco przekornym podtytułem rozdziału przechodzimy do obserwacji związanych z udziałem użytkowników końcowych (czy to świadomym, czy przewidywanym przez dział IT w organizacji), na podstawie ich doświadczeń, preferencji, nawyków technicznych, procesów wyboru systemu pocztowego, komunikacyjnego, czy - spoglądając szerzej - systemu pracy grupowej. Dla każdego, kto choć raz w życiu przeżył wdrożenie nowego oprogramowania bądź systemu związanego z oprogramowaniem w dowolnej wielkości organizacji, oczywistym jest, że praca użytkownika końcowego z nowym systemem powinna być podstawowym czynnikiem determinującym jego wybór, a także cały proces przygotowania i realizacji wdrożenia. Godziny spotkań wdrożeniowców branży IT wypełniane są anegdotami na temat szkoleń, początków pracy i zabawnych sytuacji, którymi zaskakują nas pracujący z nowym oprogramowaniem użytkownicy. Pół biedy jeśli są to wspomnienia zabawne.

O wiele bardziej ponure są opowieści o wdrożeniach, które zakończyły się porażką właśnie ze względu na nieodpowiednie podejście personelu IT do końcowych użytkowników, którym (przynajmniej w zamyśle) chcieliśmy pracę ułatwić. Niestety często nie biorąc pod uwagę ich opinii i nawyków –prowadzi to do syndromu „wylania dziecka z kąpielą”. Znacie to?

KLIENT POCZTOWY

Z perspektywy użytkownika to oczywiście najważniejsza składowa tego co rozumiemy przez „pocztę elektroniczną” w organizacji. To praca w oknie klienta pocztowego zajmuje większość codziennego czasu poświęconego zadaniom zawodowym. Tu zaskoczenia nie będzie i nasze obserwacje potwierdzają inne tego typu analizy dostępne w sieci. Na ten moment Microsoft Outlook (no może pomijając cenę zakupu) całkowicie zdeklasował konkurencję na rynku klientów pocztowych i oprogramowania typu PIM (kontakty, zadania, kalendarz).

Interfejs użytkownika, integracja z systemem operacyjnym, z oprogramowaniem Office, a przede wszystkim funkcjonalności, których jest tak wiele, że nawet nie ma co próbować ich wszystkich wypunktowywać (co robi się na właściwie niezbędnych podczas migracji szkoleniach dla użytkowników końcowych) – te wszystkie cechy wskazywali użytkownicy naciskając gremia decyzyjne w sprawie wyboru pocztowych rozwiązań firmy Microsoft dla organizacji.

Zdarzali się klienci, którzy pomimo początkowej „twardej” deklaracji pozostania przy swoim dotychczasowym kliencie pocztowym, w trakcie wdrożenia modyfikowali jego zakres. Po kilku tygodniach testów prosili o wdrożenie również klienta Outlook na „końcówkach”. Bardzo istotną cechą którą wskazywali nasi klienci wybierając Outlooka był interfejs użytkownika. Tutaj nie da się ukryć że IBM ze swoim rozwiązaniem Notes pozostał mocno w tyle (obstawiamy lata 90-te ubiegłego wieku). Nie dostosował interfejsu użytkownika do aktualnych standardów projektowania interakcji z użytkownikiem, co niestety widać.

KLIENT WEBOWY

Kiedyś traktowany był po macoszemu i używany w sporadycznych sytuacjach. Dziś, kiedy doceniamy komfort, zarówno dla użytkownika jak i dla pracowników IT, użytkowania aplikacji webowych stanowi ważne uzupełnienie lokalnego klienta pocztowego. Porównując rozwiązania obu firm (iNotes i Outlook Web Access), jeśli chodzi o funkcjonalności to mamy remis. Właściwie wszystkie funkcjonalności klienta stacjonarnego zostały przeniesione do aplikacji webowej. Podobne uwagi jak w poprzednim punkcie zauważyliśmy w stosunku do interfejsu użytkownika. Ten z ramienia Microsoftu oceniają jako bardziej „współczesny” i „intuicyjny”.



Punkt, który zdobywa Microsoft to wprowadzone od wersji serwera Exchange 2013 zaimplementowanie w kliencie webowym obsługi prawego przycisku myszy, naturalnie dostępny w wersji Online - Exchange Online - składnik pakietu Office 365. Korzystając z Webowego klienta poczty, nie dość, że wygląda on jak ten „stacjonarny” to jeszcze używając prawego klawisza myszy pojawia się nam menu kontekstowe programu pocztowego, a nie przeglądarki. Duży plus! Na tyle duży, że część klientów całkowicie zrezygnowała ze stacjonarnych klientów poczty przechodząc na rozwiązanie obsługiwane przez przeglądarkę. Dodatkowo w przypadku korzystania z usługi Office 365 wychodzi to w ogólnym rozrachunku korzystnie cenowo, tj. brak konieczności zakupu pełnej wersji pakietu Microsoft Office. Choć to akurat zaleta dla właścicieli organizacji, o nich napiszemy nieco później.


URZĄDZENIA MOBILNE

Wymogiem i symbolem informatyki dzisiejszych czasów jest przeniesienie informatycznych narzędzi pracy ze stojącego w biurze, zakurzonego wielkiego komputera stacjonarnego bliżej ku użytkownikowi końcowemu. Tutaj również, Microsoft jako „młodszy” gracz na rynku aplikacji mobilnych zwycięża. Przy czym raczej nie jest to jego zasługa, a raczej efekt popularności serwerów Exchange’owych na świecie. Od pewnego czasu natywna obsługa Exchange MAPI, a więc najwydajniejszego i funkcjonalnie najlepszego z protokołów połączenia z serwerem poczty Exchange, została zaimplementowana już przez producentów w systemach Android i iOS, a ostatnio do tego grona dołączyła najnowsza wersja systemu na urządzenia BlackBerry.



Co za tym idzie, obsługa konta pocztowego jest jakby „naturalnie” zintegrowana z telefonem czy tabletem, bez konieczności instalowania i konfigurowania dodatkowych aplikacji. Tutaj również IBM pozostał w tyle wymagając większych operacji dla swojego dostępu mobilnego. Przy czym jak wspomnieliśmy wcześniej – wpływ na ten stan rzeczy miała chyba zdecydowanie mniejsza popularność serwerów Domino wśród użytkowników.

WYDAJNOŚĆ

Wdrażani przez nas użytkownicy systemów pocztowych wydajność postrzegali dwojako. Zarówno jako całościową wydajność realizowania pewnych zadań biznesowych (prześledzenia korespondencji, zrealizowania spotkania online z wpisami w kalendarzu) jaki i wydajność konkretnych czynności (takich jak chociażby czas uruchomienia klienta pocztowego czy czas przeszukania folderu). O ile ta pierwsza zależy od pewnej „architektury” oprogramowania i intuicyjności interfejsu użytkownika, o tyle ta druga jest już tylko i wyłącznie wynikiem zastosowanej technologii informatycznej i sposobu napisania oprogramowania.



Tutaj również użytkownicy wskazywali na wyższość rozwiązań Microsoftu, choć to oczywiście subiektywne (aczkolwiek bardzo liczne) opinie korzystających z obu rozwiązań. Miarodajne byłoby w takim przypadku zrealizowanie testów porównawczych w identycznych środowiskach serwerowo-klienckich. W tej kategorii znowu mamy remis. Jednak chcielibyśmy, aby osoby decydujące o wyborze systemu pocztowego zdecydowały się na oddanie środowisk testowych co najmniej na kilka dni zwykłym użytkownikom i wzięcia pod uwagę ich opinii.

INTEGRACJA Z PAKIETEM OFFICE I OFFICE ONLINE

Integracja pomiędzy składnikami oferowanego przez siebie pakietu Office to coś nad czym firma Microsoft pracuje intensywnie właściwie od 2006 roku. Widać, że praca ta nie poszła na marne. Zważywszy, że składniki pakietu Office takie jak Word Excel czy PowerPoint stanowią de-facto dzisiejszy standard oprogramowania biurowego, i patrząc na nieśmiałe poczynania konkurencji nie wygląda na to, żeby w najbliższych latach miałoby się to zmienić.

Taka integracja jest z punktu widzenia użytkownika jak najbardziej oczekiwana. Płynne przechodzenie z użycia jednej aplikacji do drugiej, takie jak np. wysyłka dokumentu z poziomu Worda, czy też integracja, dostęp z poziomu programu pocztowego do statusów komunikatora, przestrzeni roboczych spotkań w SharePoincie oraz ostatnio otwieranych edytowanych dokumentów w składnikach pakietu Office, zmieniła, co podkreślają nasi klienci, sposób codziennej pracy w organizacjach.

Tu niestety jako, że IBM nie posiada w swoim portfolio produktów żadnego pakietu oprogramowania biurowego, w oczach użytkowników od razu jest na straconej pozycji. Nie dość, że nie może zaproponować oprogramowania, które będzie spójne interfejsowo czy funkcjonalnie z klientem poczty IBM Notes, to jeszcze musi starać się zintegrować tego Notes’a z oprogramowaniem biurowym Office jak i z systemem operacyjnym pochodzącym od konkurencji. W większości przypadków na komputerze pracownika już są zainstalowane, Co siłą rzeczy jest o wiele trudniejsze i nie zawsze oferuje funkcjonalności, których oczekiwałby użytkownik.



Osobną sprawą jest oprogramowanie Office Online (dawniej Office Web App) – dostęp do webowej wersji składników Office takich jak Word, Excel, Powerpoint. Nie mają one funkcjonalności jednakowych ze swoimi wersjami instalowanymi na komputerze, ale do podstawowych (a niekiedy nawet więcej) prac nad dokumentami, prezentacjami czy arkuszami kalkulacyjnymi zupełnie wystarczają. Prawda jest taka, że niewielka część użytkowników potrzebuje zaawansowanych funkcjonalności np. jeżeli musi jedynie wpisać raport w arkusz excelowy czy napisać ofertę do klienta w Wordzie to Office Online wydaje się być wystarczający.

Daje w zamian oszczędności (w przypadku wykorzystania Office365 otrzymujemy je niejako „w cenie” rozwiązania pocztowego) oraz mniejszy nakład pracy na instalację i obsługę oprogramowania na lokalnych komputerach.
 

W konfrontacji Exchange, Exchange Online z Office 365 vs IBM Lotus Domino mamy wynik 5:0. Produkt Microsoftu okazuje się lepszy ze względu na:
 
- Zdecydowanie najlepszy, najbardziej przejrzysty interfejs pocztowy i oprogramowanie odpowiadające za organizery osobiste takie jak kalendarz, kontakty, zadania
 
- Webowy klient pocztowy, czyli Exchange 2016 z możliwością użycia prawego klawisza myszy do otwarcia menu kontekstowego programu pocztowego. Mała rzecz, a cieszy!
 
- Obsługę urządzeń mobilnych opartych o systemy Android, iOS oraz Blackberry, gdzie konto pocztowe nie wymaga instalacji i konfigurowania dodatkowych aplikacji
 
- Lepszą wydajność niż produkt IBM – np. pod względem czasu uruchomienia klienta pocztowego czy też możliwości przeszukiwania folderów
 
- Oprogramowanie biurowe spójne interfejsowo z narzędziami online
 
W styczniu udostępnimy kolejną część artykułu, który rozwikła rozterki informatyków. Poruszymy kwestie dotyczące wsparcia i dokumentacji, kontroli nad środowiskiem, interoperacyjności oraz integracji z komponentami serwerowymi. Materiał dla prawdziwych „geeków”, ale postaramy się przedstawić go w jak najbardziej przystępnej formie.