Jeśli nie masz swojego konta

Zaloguj za pomocą:

zapomniałeś hasła?
strzałka

W koszyku:

Brak produktów w koszyku.

Całkowita wartość:

IBM Lotus Domino vs Microsoft Office 365. Część III - Kto za to wszystko zapłaci, czyli organizacja też ma coś do powiedzenia

01.02.2016

Cena to oczywiście dla większości organizacji (zwłaszcza w Polskiej rzeczywistości), główny czynnik decydujący o wyborach takiego bądź innego rozwiązania teleinformatycznego. W trudnym otoczeniu ekonomicznym, gdzie niewielkie różnice kosztów zaważyć mogą o biznesowym „być albo nie być” trudno się takiemu podejściu dziwić. W przypadku naszych klientów uświadamialiśmy zawsze konieczność obliczenia zawsze całkowitego kosztu zakupu i użytkowania oprogramowania (TCO-), a nie tylko jego kosztu inicjalnego.

CENA i TCO

W przypadku firm które już używały rozwiązań IBM było to o tyle łatwiejsze, że decydenci ten koszt TCO doskonale znali, i to nierzadko on był motorem poszukiwania innego rozwiązania, do którego można by zmigrować pocztę. Należy też wspomnieć o dużych kosztach maintenance (utrzymania), czyli corocznych opłatach dopuszczających aktualizację posiadanego rozwiązania Lotus. Czy ty drogi menadżerze zdajesz sobie sprawę ile to kosztuje? Może warto przeznaczyć te płatności na koszt migracji i zakup licencji Office 365?

O ile koszty inicjalne są łatwe do policzenia, o tyle późniejszy koszt utrzymania już taki łatwy do oszacowania nie jest. Składać się będą na niego: koszty utrzymania infrastruktury serwerowej, wsparcia producenta oprogramowania, znalezienia i wynagrodzenie osoby, która będzie takim systemem pocztowym opiekować się. W przypadku rozwiązań Microsoft Office365 wyliczenia te są proste. Serwery, łącza, backupy – utrzymuje na swój koszt Microsoft. W przypadku rozwiązań IBM zakup i utrzymanie infrastruktury (serwera, kopii zapasowych, odpowiednio wydajnego łącza) i opłacenia wsparcia pozostają po stronie użytkownika. Natomiast ciekawie wygląda kwestia nakładów ponoszonych na pracownika, który dokonywał będzie rozbudowy i dbał o prawidłowe działanie systemu pocztowego. Znalezienie i utrzymanie inżyniera, który będzie w stanie administrować systemem IBM Domino oraz programować w języku Lotus Script graniczy z cudem.

W praktyce w tej chwili administrator sieci „przyucza się” do administrowania serwerem Domino, a do rozbudowy programistycznej systemu zatrudnia się wyspecjalizowane firmy, co na dłuższa metę jest dość kosztowne. W przypadku Microsoftu rozwiązanie jest bardziej popularne i nie ma co ukrywać, nowocześniejsze. Daje zdecydowanie łatwiejsze i efektywniejsze poszukiwanie informatyka, który przy użyciu takich narzędzi jak chociażby przeglądarka webowa, Powershell czy Sharepoint Designer będzie potrafił nasz system pocztowy i komunikacyjny dopasowywać do naszych potrzeb. Właśnie to przesądziło w przypadku naszych klientów o uznaniu TCO produktów Microsoftu za tańsze i co niemniej ważne, „biznesowo bezpieczniejsze” w utrzymaniu w organizacji.

ELASTYCZNOŚĆ CHMURY

To zagadnienie, które jeszcze kilka lat temu – przed erą „cloud computingu” nie było w ogóle brane pod uwagę przy planowaniu i projektowaniu systemów pocztowych (i innych) dla organizacji. Zasada obowiązywała prosta. Należało kupić taki serwer (hardware), takie oprogramowanie oraz tyle licencji użytkownika, ile pokryje planowane zapotrzebowanie organizacji na najbliższe 4-5 lat. Po tym czasie zakładano zwrot inwestycji i dopuszczalność zakupu nowego, chociażby ze względu na pojawiające się nowe wersje oprogramowania z większymi wymaganiami sprzętowymi. Pierwszy wyłom w tym myśleniu w branży IT przyniósł outsourcing. Po co mam inwestować i kupować coś co potrzebne jest jednorazowo, na moment bądź sporadycznie, od czasu do czasu? W epoce chmury myślenie o elastyczności rozwiązań IT zmieniło się diametralnie.

Po pierwsze, nowsze wersje oprogramowania dostarczane są automatycznie przez dostawcę, w ramach ponoszonych opłat abonamentowych. Takie podejście jest korzystne zarówno dla Microsoftu jak i dla użytkowników. Najnowsze wersje produktów (zazwyczaj) są lepsze, stabilniejsze i wydajniejsze – co jest istotne dla operatorów usług chmurowych takich jak Office 365. Natomiast dla użytkownika zysk z posiadania zawsze najnowszych funkcjonalności jest oczywisty. W dziedzinie technologii wszyscy lubimy używać najnowszych rozwiązań.

Drugim istotnym aspektem jest możliwość dobierania ilości licencji użytkownika zarówno w zakresie ich funkcjonalności jak i ilości w zależności od aktualnych potrzeb organizacji. Natomiast z punktu widzenia ekonomicznego w rozwiązaniach takich jak Office365 firmy Microsoft istotnym jest brak konieczności określenia ilości potrzebnych w organizacji licencji. Istnieje możliwość ich dokupowania, rezygnowania z licencji czy zmiany ich charakteru właściwie w każdym momencie. Oczywiście większe obciążenie po stronie serwera, związane z większą liczbą użytkowników oraz niezbędne w związku z tym inwestycje w sprzęt czy infrastrukturę sieciową, stają się problemem nie użytkownika tylko operatora chmury! To miłe ułatwienie.

Producenci którzy oferty rozwiązań chmurowych dla swojego oprogramowania nie posiadają stoją od razu na straconej pozycji. I tak jest niestety w przypadku IBM.

OPCJE ZAKUPOWE

Jak wspomnieliśmy w poprzednim punkcie, elastyczność zarządzania licencjami jest zaletą rozwiązań chmurowych nad on-premise’owymi. Korzystanie z usług takich jak Office365 daje nam możliwość skalowania liczby opłacanych licencji zarówno „w pionie” jak i „w poziomie”. W pionie czyli w momencie zwiększania się ilości pracowników/użytkowników dokupujemy niezbędne dla nich licencje. Oczywiście, jeśli z jakiegoś powodu pracowników ubywa (działalność sezonowa, zmiany organizacyjne) w modelu chmurowym można bądź rezygnować z opłacanych licencji, bądź przekazywać je innym pracownikom. Skalowanie „poziome” pozwalało pracownikowi udostępniać (i opłacać) tylko te funkcjonalności, których potrzebuje i używa. Takie jak komunikator, platforma pracy grupowej Sharepoint czy oprogramowanie Office.

Klienci, którzy realizowali w firmie Supremo migrację istniejących rozwiązań do chmury, podkreślali komfort oferowany przez taką właśnie elastyczność zarządzania usługą. Zarówno z finansowego jaki i organizacyjnego punktu widzenia. Abonamentowy model płatności daje też pewna istotną wyższość z punktu widzenia osoby odpowiedzialnej za finanse w organizacji. Zwalnia od konieczności jednorazowego, dużego (nierzadko idącego w setki tysięcy złotych) wydatku na zakup infrastruktury (serwer, łącze) jak i licencji (licencje na niezbędne oprogramowanie, licencje użytkowników). Ma to zwłaszcza znaczenie w firmach rozpoczynających działalność bądź działających na niepewnym, dynamicznym rynku.

DOSTĘPNOŚĆ WSPARCIA

Bardzo istotną kwestią dla organizacji, których codzienna, bieżąca działalność uzależniona od sprawnego obiegu informacji jest pomoc techniczna świadczona przez producenta oprogramowania. Zarówno bezpośrednio, jak i przez sieć partnerów, którzy będą możliwie blisko użytkownika. W przypadku firmy Microsoft i rozwiązania Office365 wsparcie, nazwijmy je „serwerowe”, czyli to świadczone informatykowi w momencie problemów ze sprzętem bądź z oprogramowaniem nie jest konieczne. Cały ciężar sprawnego rozwiązania potencjalnych problemów biorą na siebie inżynierowie firmy Microsoft. To oni pracują na swoich serwerach, widzą błąd i jako jedyni maja dostęp do narzędzi jego naprawienia. Można zapytać „kiedy to zrobią”? Jak najszybciej! Z serwerów pocztowych usługi Office 365 korzystają tysiące firm i setki tysięcy użytkowników, więc błyskawiczne usunięcie jakichkolwiek problemów leży w żywotnym interesie inżynierów Microsoftu. W przypadku firmy IBM nie jest już tak różowo. Oczywiście wsparcie posiadamy w ramach opłacanej licencji, natomiast realizowane będzie ono przez inżynierów zagranicznych pod nasz konkretny serwer i konfigurację. Jako że jesteśmy jednym z wielu klientów, rozwiązanie problemu (pod warunkiem, że nasz informatyk będzie się orientował w temacie serwera i we właściwy sposób komunikował ze wsparciem producenta) może zająć nawet kilka dni.

Oczywiście alternatywą jest zlecenie rozwiązania problemu polskiej firmie posiadającej na miejscu odpowiednie kompetencje, ale ze względu na ilość wdrożeń. Jeżeli chcielibyśmy zapewnić odpowiednio szybki czas reakcji takiego partnera IBM, w grę wchodzi tylko umowa utrzymaniowa, co oczywiście podnosi koszty użytkowania takiego systemu pocztowego. Jeśli zaś chodzi o wsparcie klienckie, co w przypadku usługi Office 365 w zasadzie ogranicza się do poprawnego skonfigurowania przeglądarki internetowej bądź programu Outlook z pakietu Office. Taka wiedza zaś nie wykracza poza możliwości właściwie każdego sprawnego technika IT.

NIEPEWNOŚĆ PRZYSZŁOŚCI

I wreszcie „last but not least” co dalej? Jak będzie wyglądała nasza praca za 5, za 10 lat. Jak będzie wyglądało nasze otoczenie teleinformatyczne? Na jakich urządzeniach będziemy pracowali. Każdy odpowiedzialny, strategicznie planujący manager IT powinien zadawać sobie takie pytania już teraz. Historia informatyki pełna jest przypadków konkurujących ze sobą, nawet doskonałych rozwiązań, które potraktowane po macoszemu przez rynek, po prostu znikały w ciągu miesięcy czy lat, pozostawiając swoich użytkowników przed perspektywą kolejnej zmiany i kolejnych wydatków. A ty, kiedy chciałbyś po raz kolejny migrować pocztę w swojej organizacji?

Czy zatem bardziej perspektywiczne jest rozwiązanie firmy IBM? Czy ono będzie rozwijało się i zdobywało rynek w najbliższych latach? Czy to IBM Lotus Domino będzie wyznaczało kierunki rozwoju systemów pocztowych w organizacjach? Czy bardziej „perspektywicznie bezpieczna” wydaje się być tutaj współpraca z Microsoftem?

Nasi klienci musieli sami odpowiedzieć sobie na te pytania. A wszystkim, którzy teraz przed takimi dylematami stoją bądź będą stali w przyszłości życzymy udanych decyzji! Jak zawsze skromnie wtrącimy, że Supremo to synonim właśnie takich decyzji. Jeśli stoicie przed dylematem: Lotus Domino vs Office 365, to służymy pomocą i radą.