Jeśli nie masz swojego konta

Zaloguj za pomocą:

zapomniałeś hasła?
strzałka

W koszyku:

Brak produktów w koszyku.

Całkowita wartość:

Jak zmieniła się moja praca z wykorzystaniem narzędzi MS Office - Outlook?

16.01.2020

Korzystanie z poczty e-mail jest aktualnie powszechne, naturalne, zarówno w pracy, jak i w życiu codziennym. Aktualnie ciężko sobie wyobrazić jak wyglądałby świat bez korzyści, jakie niesie za sobą poczta e-mail. Na co dzień korzystamy z różnych narzędzi, które pozwalają nam się komunikować elektronicznie. Aktualnie chciałbym się podzielić moimi spostrzeżeniami, jak zmieniła się moja praca z wykorzystaniem narzędzia oferowanego przez Microsoft, a które wchodzi w skład pakietu Office 365. Mowa tutaj oczywiście o aplikacji Outlook. 

Swoją przygodę z Outlookiem zacząłem kilka lat temu. I teraz z perspektywy czasu mogę tylko żałować, że nie wiedziałem, jaki potencjał drzemie w tym narzędziu. Oczywiście, obsługę programu zacząłem od standardowych działań, jakimi jest wysyłanie i odbieranie maili. Tylko, że z tym spotkał się każdy, a zasada funkcjonowania poczty e-mail jest aktualnie wszystkim znana. Jak zatem wyglądała moja droga do efektywnego korzystania z Outlooka?
 
Wszystko zaczęło się, gdy dostałem pierwsze zaproszenie na spotkanie. W ten sposób odkryłem kalendarz, i to nie ten papierowy, tylko ten w programie Outlook. Z biegiem czasu zacząłem wnikliwie analizować jego funkcjonalności i możliwości. Co się okazało, moja codzienna praca może być dużo łatwiejsza. Zacznę od tego, że w moim kalendarzu mogę zarezerwować sobie czas na pracę indywidualną. Ile razy wcześnie zdarzyło się, że dostawałem zaproszenie na spotkanie, akurat wtedy, kiedy zaplanowałem sobie przygotowanie prezentacji. Teraz tworzę termin indywidualny i każdy, kto planuje zaprosić mnie na spotkanie, widzi, że w tym czasie jestem niedostępny. Pamiętam dokładnie jak po raz pierwszy musiałem samodzielne wysłać zaproszenie na spotkanie, stres jaki mi wtedy towarzyszył, bo skąd miałem wiedzieć, kto i kiedy będzie dostępny? Okazało się, że stres był zupełnie niepotrzebny. Wystarczyło, że podczas tworzenia zaproszenia skorzystałem z Asystenta planowania.

Dodałem uczestników, których chciałem zaprosić, dodałem także salki konferencyjne jakie są w organizacji i otrzymałem listę z której w łatwy sposób mogłem odczytać, kto w jakim terminie jest dostępny, a nawet program sam mi podpowiedział sugerowany termin spotkania łącznie z wolną salką konferencyjną! Wysłałem zaproszenie, i po chwili zacząłem otrzymać maile zwrotne z akceptacją spotkania. Wszystko się udało, natomiast, po trzech dniach mój szef zapytał: „Czy wszyscy zaakceptowali spotkanie?”. Moje serce na chwilę stanęło, wziąłem głęboki wdech, i pomyślałem sobie „Musi być szybki sposób, aby to szybko sprawdzić”. Otworzyłem spotkanie, szukam w opcjach, i nagle kamień spadł mi z serca, znalazłem opcję śledzenie, jedno kliknięcie, i widziałem jak na dłoni, kto zaakceptował spotkanie, a kto jeszcze nie. A na dodatek na 15 min przed planowanym rozpoczęciem spotkania dostałem przypomnienie. Ach, te początki... . Następnie tworzenia zaproszeń było tylko więcej i więcej, wiec opanowałem do perfekcji aktualizacje terminów spotkania, jak i dodawanie lub usuwanie członków spotkania, a czasami nawet anulowanie spotkań.  Zdarzyło mi się nawet zaplanować spotkanie cykliczne, z czego nie ucieszyli się koledzy z zespołu, bo były to spotkania statusowe z naszym szefem.



Opowiadając o moich przygodach z Outlookiem nie mogę nie wspomnieć, jak wysłałem zaproszenia do kilkuset osób w organizacji na kilkadziesiąt różnych terminów szkoleń. I to wszystko na dzień przed moim trzytygodniowym urlopem. Zawsze ktoś poprosi o zmianę terminu, o zamianę. Wystarczyło, że udostępniłem swój kalendarz koleżance, która mnie zastępowała, i ona bez najmniejszego problemu mogła modyfikować zaproszenia, które zostały utworzone przeze mnie! Niestety, później to ona poszła na urlop, i to ja musiałem zająć się jej kalendarzem.
 
Jak zatem wygląda aktualnie moja praca z programem Outlook? Ponieważ często pracuję poza biurem, uczestniczę w dużej ilości spotkań, korzystam z aplikacji mobilnej Outlooka na moim smartfonie, na którym tworzę, odczytuję i odpowiadam na wiadomości e-mail, niezależnie od tego, gdzie się znajduję.  Mam również stały dostęp do mojego kalendarza, zaplanowanych spotkań – świetnie sprawdza się gdy jadę do klienta na spotkanie – bez problemu mogę wskazać z kim jestem umówiony i w jakiej salce, a dość często pada takie pytanie na recepcji. Korzystając z Outlooka na komputerze, z łatwością wyszukuję maile – polecam kategoryzowanie maili, zarządzam moją pocztą na podstawie utworzonych reguł – moje maile są segregowane automatycznie, zarządzam swoim kalendarzem, tworzę spotkania w imieniu swoim i nie tylko, a do tego utworzone listy kontaktów dają mi możliwość szybkiej komunikacji z wybraną grupą osób.
 
W mojej przygodzie z Outlookiem zabrakło jednej rzeczy – wskazania na jej początku, jak efektywnie wykorzystać program w swojej codziennej pracy.