Jeśli nie masz swojego konta

Zaloguj za pomocą:

zapomniałeś hasła?
strzałka

W koszyku:

Brak produktów w koszyku.

Całkowita wartość:

Obieg zadań i dokumentów w portalu firmowym - Intranet

Rozwiązania do zarządzania dokumentami (Document Management System) usprawniają organizację i przetwarzanie dokumentacji, zapewniają szybkie wyszukiwanie danych, ich grupowanie oraz kontrolę dostępu.

Pracując w grupie nad jednym dokumentem lub projektem, przesyłamy sobie pocztą elektroniczną jego kolejne wersje i nie możemy śledzić zmian w jednym miejscu. Opracowanie wielu dokumentów, ofert czy projektów wymaga współpracy kilku osób.

W takim przypadku występują kłopoty z przekazywaniem sobie pracy czy edycją dwóch różnych wersji dokumentu. Problemem jest też składowanie plików, na których pracuje zespół, szczególnie w przypadku, kiedy ważne jest przechowywanie kolejnych wersji dokumentów.

Tak już nie pracujemy

Nowoczesne sposób prowadzenia biznesu wymaga wspacia przez IT procesów biznesowych i zarządzania dokumentacją. System DMS został stworzony do nadzorowania różnych typów dokumentów w firmie, zarówno papierowymi jak i w wersji elektronicznej. Pozwalają na ich wersjonowanie i zatwierdzanie przez uprawnione osoby.

Automatyzujemy procesy związane z obsługą zamówień, obiegi związane z wnioskami składanymi w biurach obsługi klienta lub przez Internet, obiegi akceptacyjne związane z ofertowaniem, zakupami, dokonywaniem płatności, wydawaniem opinii formalnych, nadawaniem uprawnień, publikowaniem treści i wieloma innymi dziedzinami.

Wyzwania dla Twojej firmy

  • Mój Ci on jest? - Czy masz pewność, który z kolei dokument jest wersją ostateczną?
  • Zatwierdzono? - Czy możesz zagwarantować, że plik wysłany do Klienta pozostał bez zmian od momentu zatwierdzenia?
  • Jaka umowa? - Czy plik na dysku sieciowym to ostatnia wersja umowy? Czy ta wersja została zatwierdzona? Kiedy i przez kogo?

Workflow - przepływ pracy

Obecnie szczególnego znaczenia nabiera rozwój mechanizmów służących do dopasowania obiegu dokumentów do indywidualnych wymagań i procesów biznesowych klienta. W systemach elektronicznego obiegu dokumentów można samodzielnie budować własne ścieżki przepływu dokumentów pomiędzy określonymi osobami, według odpowiednich reguł biznesowych.

Repozytorium dokumentów

Działalność każdego przedsiębiorstwa wymaga przetwarzania wielu różnego rodzaju dokumentów. Rozwiązania do zarządzania dokumentami (DMS) pozwalają na usprawnienie organizacji i przetwarzania dokumentacji w jednym elektronicznym repozytorium zapewniającym szybkie wyszukiwanie materiałów, a także kontrolę dostępu.

Obieg dokumentów

Wdrożenie funkcjonalności obiegu dokumentów powinno opierać się na zaprojektowaniu elektronicznego szablonu, na podstawie którego będą tworzone dokumenty oraz zdefiniowaniu odpowiednich diagramów przepływu pracy np. automatycznego systemu składania wniosków.

Przykładowo: listę wniosków do zatwierdzenia wysyłamy do poszczególnych osób drogą elektroniczną. Skrócenie czasu akceptacji dokumentów to nie jedyna korzyść z wdrożenia elektronicznego obiegu informacji. Proces ten wiąże się bezpośrednio ze zmniejszeniem pracochłonności i kosztów obsługi dokumentów wewnątrz firmy z tytułu zużycia papieru i energii na wydruki.

Microsoft SharePoint

Rozwiązaniem wspierającym tego rodzaju pracę w grupie jest technologia Microsoft SharePoint. Pozwala ona na pracę wielu osób nad tym samym dokumentem, przechowywanym na serwerze. Usługa pozwala na automatyczne wersjonowanie dokumentu i rozwiązywanie konfliktów w momencie zmian wykonanych jednocześnie, a ze względu na swoją portalową budowę może być udostępniona jak każda strona www.

Praktyka pokazuje, że platforma SharePoint jest doskonałym systemem pracy grupowej i choćby z tego powodu musi być poważnie brana pod uwagę w przedsięwzięciach takich jak wdrożenie obiegu dokumentów.

Zawsze pod kontrolą

Tą funkcjonalność można wykorzystać w celu weryfikacji naszej pracy i zatwierdzenia jej przez klienta. Ponadto możliwości wprowadzenia systemu obiegu dokumentu (workflow), znacznie zwiększa możliwości użycia tego narzędzia w celu np. zatwierdzania dokumentów czy prac w ramach danej procedury użytkowanej w firmie.

Technologia Microsoft SharePoint jest udostępniana na dwa sposoby: Microsoft SharePoint Online z pakietu Microsoft office 365 oraz Microsoft SharePoint Server dostępny w modelu on-premise.

Pełna niejawność

Jeżeli martwisz się bezpieczeństwem dokumentów w firmie, możesz zabezpieczyć je przez zakodowanie plików znajdujących się na komputerach firmowych. Gdy ten sam plik będzie uruchomiony na innych komputerze, nie zostanie odczytany. Jeżeli chcesz przesłać pliki współpracownikowi, bądź Klientowi, mogą one zostać odkodowane specjalnie w tym celu.

Dlaczego warto?

  • Kontrolowanie dokumentów. Można definiować własne zasady zarządzania dokumentami w celu kontrolowania praw dostępu na poziomie elementu, określenia okresu przechowywania i akcji wykonywanych po wygaśnięciu oraz śledzenia zawartości za pomocą ustawień inspekcji dokumentów.
  • Pełna spójność praw dostępu. Dzięki integracji zasad ze znanymi aplikacjami klienckimi, warunki zgodności są przejrzyste i łatwe dla pracowników. Integracja z funkcją zarządzania prawami do informacji pomaga zapewnić, że informacje zastrzeżone lub poufne są lepiej chronione, nawet jeśli nie ma połączenia z serwerem.
  • Centralne przechowywanie i zarządzanie dokumentami. Organizacje mogą przechowywać i organizować wszystkie dokumenty firmowe oraz zawartość, w jednej centralnej lokalizacji. Użytkownicy mają spójny mechanizm do nawigowania i znajdowania odpowiednich informacji. Domyślne ustawienia magazynu mogą być modyfikowane w celu dodawania przepływu pracy, definiowania zasad przechowywania oraz dodawania nowych szablonów i typów zawartości.
  • Rozszerzenie procesów biznesowych na całą organizację. Rozwiązania oparte na usługach formularzy umożliwiają bezpieczniejsze zbieranie rzetelnych informacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji, bez kodowania jakichkolwiek aplikacji niestandardowych.
  • Dalsza integracja. Informacje te można następnie łatwo zintegrować z systemami biznesowymi, przechowywać w bibliotekach dokumentów, używać do uruchamiania procesów przepływów pracy lub przesyłać do usług sieci Web, unikając powielania tych samych działań i kosztownych błędów, wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
  • Usprawnienie codziennych działań biznesowych. Można skorzystać z przepływów pracy w celu zautomatyzowania i lepszego uwidocznienia typowych działań biznesowych, takich jak ocenianie i zatwierdzanie dokumentów, śledzenie problemów i zbieranie podpisów. Integracja ze znanymi aplikacjami klienckimi pakietu Microsoft Office, pocztą e-mail i przeglądarkami sieci Web upraszcza interakcję użytkownika.

Korzyści dla Twojej firmy

  • Szybciej - skrócenie czasu związanego z wyszukiwaniem dokumentów - proste wyszukiwanie to szybki dostęp,
  • Lepsza organizacja - zintegrowany obieg dokumentów, przyspieszenie realizacji procesów i zmiana stylu pracy (dokument elektroniczny),
  • Taniej - oszczędności eksploatacyjne (papier, toner, powierzchnia magazynowa) + optymalizacja wykorzystania zespołów,
  • Na papierze - możliwość sięgnięcia po dokument oryginalny (rejestracja fizycznego składowania dokumentu papierowego),
  • Bezpieczniej - optymalny poziom zabezpieczeń,
  • Centrala - jedna wspólna baza dla wszystkich dokumentów, dostępnych za pośrednictwem dowolnej przeglądarki internetowej.