Case Study
Maspex

Microsoft 365 poprawia pracę zdalną i wzmacnia kulturę organizacyjną w firmie Maspex!

Microsoft 365 poprawia pracę zdalną i wzmacnia kulturę organizacyjną w firmie Maspex!Maspex
Logo Klienta

Maspex

Grupa Maspex to największa prywatna firma w branży spożywczej w Polsce oraz jedna z największych w Europie Środkowo-Wschodniej. Ponad 30 lat obecności na rynku, 19 akwizycji w tym 11 zagranicznych, 16 nowoczesnych zakładów z 160 liniami produkcyjnymi. Firma może pochwalić się wieloma nagrodami, 60 markami i ponad 2000 propozycjami produktowymi.

Wyzwanie

Pandemia Koronawirusa praktycznie natychmiast zmusiła Grupę Maspex do podjęcia decyzji o wdrożeniu Office 365. Konieczne było także zaplanowanie działań adopcyjnych tych narzędzi. Do tej pory nikt nie stanął przed tak ogromnym wyzwaniem. Niespokojne czasy stanowiły pole do prawdziwej walki o przetrwanie. Z drugiej strony była to idealną pora na pożegnanie dotychczasowych technologii i zastąpienie ich narzędziami umożliwiającymi utrzymanie pozycji lidera branży spożywczej w Polsce. Tym samym Grupa Maspex nawiązując współpracę z Supremo zapoczątkowała pionierskie, duże, zdalne wdrożenie Change Management w Polsce.

Misją Grupy Maspex w obliczu pandemii stała się transformacja cyfrowa stanowisk pracy. Wśród głównych założeń planowanych zmian zakładano dostosowanie środowiska pracy do potrzeb każdego pracownika, udoskonalenie komunikacji wewnętrznej oraz budowanie bazy wiedzy. Największy nacisk położono na ostatni aspekt, co miało przełożyć się w niedalekiej przyszłości na usprawnienia współpracy z klientami i wzrost konkurencyjności rozwiązań biznesowych Grupy Maspex.

Rozwiązanie

Jedynym słusznym rozwiązaniem jest wdrożenie Office 365 Dla omawianego projektu rozwiązanie Office 365 było jedynym słusznym scenariuszem wdrożeniowym dla obrazu firmy, która ma 1500 pracowników. Pracownicy przenieśli się z 4 biur do setek pojedynczych miejsc pracy - w swoich prywatnych domach. Sytuacja zmusiła ich do natychmiastowego nauczenia się pracy zdalnej i mobilnej. Rozwiązanie chmurowe było idealnie dopasowane do potrzeb Klienta. Pierwszy okres współpracy z Klientem, styczeń-marze polegał na zapoznaniu Klienta z możliwościami chmury i produktów O365 Sprawne wdrożenie kluczem do sukcesu Projekt wdrożeniowy w firmie Maspex zaczął się od licencji Office 365 E1 i Office 365 E3. W pierwszej fazie Klient skupił się na migracji Exchange ON PREMISES do Exchange Online oraz za naszą namową i konsultingiem obie firmy włożyły bardzo dużo pracy i energii w procesy Change Management oraz szkolenia. Organizacja błyskawicznie przyjęła i zaakceptowała narzędzie do komunikacji, jakim jest Teams. Duży wskaźnik tworzonych spotkań dodatkowo był zdopingowany tym, że pracownicy wyszli z swojej siedzimy i zaczęli pracować w swoich domach. Teams okazał się idealnym rozwiązaniem do współpracy (collaboration) do spotkań błyskawicznych i telekonferencji W ostatnim kroku nastąpiła migracja z profili osobistych z komputerów do narzędzi One Drive. Dzięki czemu zwiększył się poziom bezpieczeństwa i odporności do zaszyfrowania komputerów.

Proces Change Management jako fundament firmy na nowych zasadach. Z dnia na dzień Office 365 stał się codziennością, która jednocześnie oznaczała zmianę kultury pracy w Grupie Maspex. Po zakupie licencji, niezbędnych analizach przedwdrożeniowych oraz konsultacji technicznych przyszła pora na to, aby pracownicy zapoznali się z wdrożonym rozwiązaniem. W tym trudnym czasie wiązało się to z koniecznością zastosowania skutecznego zarządzania zmianą i to tylko w formie online. Wymagało to podjęcia proaktywnych, praktycznych kroków w celu adopcji nowych narzędzi. Tym sposobem zapoczątkowano projekt „Jesteśmy na szczycie, pora iść w chmury”. Kontrola transformacji i jej kolejnych etapów została nakreślona w planie, który został opracowany przy współpracy z trenerami Supremo. Powołano grupę Ambasadorów ze wszystkich działów, którzy zostali wyszkoleni, aby przekazywać wiedzę pozostałym pracownikom.

Zaplanowano cykl webinarów szkoleniowych, który został zapowiedziany za pośrednictwem specjalnie opracowanej kampanii informacyjnej. Każdy z komunikatów wysłano przez powołany zespół projektowy. Użytkownicy oprócz uczestnictwa w warsztatach otrzymali z rąk kurierów gadżety, a na ekranach ich monitorów pojawiły się specjalnie stworzone na potrzeby kampanii tła i wygaszacze ekranu. Równolegle powstał krótki film promujący rozwiązanie Microsoft Teams. Wszystkie działania opierały się na założeniach zarządzania zmianą zgodnie ze strategią PROSCI. Pandemia to nie koniec świata Pracownicy Grupy Maspex szybko dostosowali się do nowych sposobów pracy. Zaczęli spotykać się i porozumiewać przy użyciu Microsoft Teams. Podczas wspólnej pracy na plikach, podejmowaniu ustaleń i finalizacji dokumentów, wykonywali swoje obowiązki poprzez OneDrive i SharePoint. Zasięgali opinii dzięki ankietom i formularzom utworzonym w Forms, a swoje plany i harmonogram dnia opracowywali wykorzystując możliwości Plannera i To Do.

Wdrożenie Office 365 w tak dużej organizacji okazało się wyzwaniem, które byłoby niemożliwe do osiągnięcia bez zastosowania technik zarządzania zmianą. Cały proces wiązał się nie tylko z ogromem prac technicznych, ale licznymi szkoleniami, wewnętrzną kampanią informacyjną i komunikacją. To wszystko wymagało zaangażowania i kreatywności ze strony zespołu projektowego i działu Change Management firmy Supremo. Działania te w międzyczasie nie przeszkodziły Grupie Maspex w udzielaniu pomocy szpitalom zakaźnym w Polsce. Liczne produkty trafiły do pacjentów oraz lekarzy, pielęgniarek i personelu, którzy stali na pierwszej linii w walce z koronawirusem. Supremo wspiera Grupę Maspex w tworzeniu silnej kultury cyfrowej Nie można zapominać o wsparciu powdrożeniowym i przeprowadzeniu doraźnych szkoleń w celu adopcji nowych narzędzi do pracy.

W ramach zaoferowanej pomocy Supremo zaproponowało szereg dodatkowych rozwiązań. Przede wszystkim uruchomiono zespół, który pełnił rolę supportu dla użytkowników. Zwieńczeniem projektu wewnętrznego Maspex była certyfikacja uczestników za pośrednictwem stworzonej przez Supremo aplikacji Power Apps – QuiS. Każdy z użytkowników mógł sprawdzić swoją wiedzę na temat Office 365. W przypadku zaliczenia testu generowany był imienny dyplom, który trafiał bezpośrednio na skrzynkę e-mail. To świetne rozwiązanie, które może być wykorzystywane przy onboardingu nowych pracowników. Oprócz tego, pod patronatem Supremo odbyły się dodatkowe konsultacje w zakresie bezpieczeństwa udostępniania danych. Współpraca Supremo z Grupą Maspex nie zakończyła się na wsparciu cyfrowej zmiany, lecz nadal trwa. W niedalekiej przyszłości planowane jest wzmocnienie systemu zabezpieczeń danych i wzbogacenie go o takie funkcjonalności, jak AIP, Intune czy MFA.

Wyniki

Wdrożenie Office 365 pozwoliło nie tylko przetrwać ciężki czas związany z obostrzeniami w kraju związanymi z pandemią Covid-19, ale dało też świeżość i produktywność działań. Działo się to dzięki pracy grupowej opartej o niewykorzystywane do tej pory narzędzia Teams i pracy grupowej na plikach w SharePoint oraz udostępnianie plików prywatnych dzięki narzędziom OneDrive. Organizacja natychmiast przyłączyła się i dopasowała do dużej ilości spotkać online i telekonferencji, a także pracy kilku osób nad jednym dokumentem w czasie rzeczywistym.

  • Zwiększenie kompetencji pracowników, którzy poznają nowe narzędzia do pracy i mogą z nich korzystać z dowolnego miejsca, o dowolnym czasie.
  • Swobodne przejście od zdezaktualizowanych technologii do nowoczesnych rozwiązań – połączenie technologii i biznesu.
  • Integracja pracowników nawet w przypadku dużego rozproszenia lokalizacyjnego.
  • Odciążenie pracowników działu IT, którzy nie szkolą, a skupiają się na swoich obowiązkach.

Chętnie dzielimy się wiedzą

Masz pytania?
Porozmawiajmy!

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat usług Supremo oraz rozwiązań chmurowych Microsoft, skontaktuj się z nami.

Przesłanie formularza jest jednoznaczne z akceptacją polityki prywatności Supremo Sp. z o.o.

Dziękujemy! Twoja wiadomość została wysłana!
Ups! Coś poszło nie tak :(