Z Lotus Domino do Microsoft Exchange – sposób na bezpieczeństwo dzięki Microsoft 365!

Organizacja Werner Kenkel poszukiwała zaufanego partnera do przeprowadzenia cyfrowej transformacji. Do współpracy z Supremo zachęciło klienta nasze duże doświadczenie we wdrożeniach i migracjach oraz fachowe doradztwo przy wyborze usług Microsoft.

Naszym zadaniem było przekonanie ponad 400 pracowników firmy Werner Kenkel do nowego systemu pocztowego. Położyliśmy duży nacisk na integralność danych w procesie migracji między systemami pocztowymi i platformą SharePoint. Taka zmiana, to dla każdej organizacji spore wyzwanie, które należy odpowiednio zaplanować i przeprowadzić w bezpieczny, kontrolowany sposób. Z uwagi na to, że poczta to jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi biznesowych, warto wybrać partnera IT, który posiada odpowiednie doświadczenie w tym obszarze. Dzięki temu uniknie się problemów z synchronizacją kalendarzy, archiwów, czy innych istotnych elementów. Lotus zostanie w pełni i bezpiecznie zmigrowany. I co najważniejsze – nie wpłynie to na bieżąca pracę organizacji. Każdy pracownik będzie mógł wysyłać i odbierać maile w czasie rzeczywistym, beż żadnych przestojów.

Początek naszej współpracy z Werner Kenkel rozpoczął się od migracji usług pocztowych Lotus Domino do Office 365. Rosnące oczekiwania użytkowników i potrzeba zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych sprawiły, że Microsoft Office 365 okazał się najlepszym rozwiązaniem. Odpowiednie narzędzie to jednak część sukcesu. Kluczowe okazało się odpowiednie podejście klienta do tej wielkiej zmiany, szkolenia pracowników i dopracowana komunikacja. Korzystając z nowoczesnych praktyk wdrożeniowych, objęliśmy rolę kapitana zmiany. Utworzyliśmy plan, w porozumieniu ze specjalistami po stronie klienta, który miał na celu przygotowanie całego przedsiębiorstwa do efektywnego korzystania z wdrożonego rozwiązania Microsoft. Proces Zarządzania Zmianą rozpoczął się już 3 tygodnie przez startem wdrożenia Office 365. Został przygotowany plan komunikacji i szkoleń, który miał na celu uświadomienie pracowników, że są oni integralną częścią całego projektu i sukces będzie zależał również od stopnia ich zaangażowania. Współpraca przebiegła pomyślnie i każdy pracownik znacząco podniósł swój komfort pracy, dzięki nowemu narzędziu.

‍

Aktualnie z licencji Microsoft Office 365 korzysta ponad 400 osób. W kolejnych krokach planujemy zwielokrotnienie tej liczby do ponad 2000 użytkowników, rozszerzając subskrypcję na użytkowników pierwszej linii wsparcia, dzięki licencjom Microsoft 365 F1 i F3. Sondaż przeprowadzony wśród pracowników po zakończeniu projektu ukazał następujące liczby:

• Ponad 80 % pracowników zauważyło korzyści, takie jak ułatwienie dostępu do plików czy szybsza komunikacja wewnętrzna.
• Ponad 95% pracowników nie wyobraża sobie pracy w warunkach COVID bez narzędzi Microsoft.
• Ponad 65% pracowników uważa, że ich praca jest lepiej zorganizowana, a narzędzia są idealnie dostosowane do ich stylu pracy.

Dzięki stopniowemu przenoszeniu dokumentów z Lotusa przez SharePoint On-prem do SharePoint Online zostało utworzone nowoczesne i komfortowe środowisko pracy. Specjalnie wydzielona przestrzeń Extranetowa pozwoliła na możliwość bezpiecznego dzielenia się informacjami ze współpracownikami i parterami biznesowymi, bez obawy o wyciek danych.