W nowoczesnej organizacji portale intranetowe są nie tylko elektroniczną platformą do komunikacji wewnętrznej, ale stanowią też efektywny środek usprawniania pracy zespołowej w kontekście zarządzania wiedzą. Wdrożenie repozytorium informacji to złożone przedsięwzięcie, które obejmuje zagadnienia organizacyjne, informatyczne, psychologiczne, a nawet prawne.

Ukierunkowanie rozwoju intranetu w ten sposób może stać się podstawą budowy kapitału intelektualnego w firmie.

Czy można zebrać całą wiedzę w jednym miejscu?

W trzecim stuleciu przed naszą erą w Aleksandrii po raz pierwszy w ludzkich głowach zrodził się pomysł zebrania całej wiedzy ziemskiej cywilizacji. Jednak trudno doszukiwać się źródeł czy ta sztuka zakończyła się powodzeniem. Żadne zapisy w formie dzisiejszych encyklopedii nie zachowały się. Dopiero w XVIII wieku kontraktu na napisanie zbioru haseł podjął się Denis Diderot. Kompendium ówczesnej wiedzy nosiło nazwę „słownika rozumowanych nauk, sztuk i rzemiosł” i doczekało się wielu poprawek, wydań i tłumaczeń na inne języki.

Encyklopedia miała dokonać zmian w myśleniu, w otwarty sposób przedstawić oświeceniowe ideały. Miała ona też wielkie znaczenie społeczne, polityczne oraz kulturowe. Koniec końców zawarte w niej reformatorskie hasła utorowały drogę rewolucji francuskiej. Zauważono też wartość encyklopedii w propagowaniu wiary w postęp i osiąganie rozwoju. Nauka czerpana z tego dzieła zaczęła być przekuwana w wiedzę praktyczną w codziennym życiu przez ludzi należących do wyższych sfer. Jednak pod koniec XX wieku coraz częściej pojawiały się pomysły, aby encyklopedia była dostępna dla każdego. Druk, Internet wyraźnie w tym pomogły. Jednocześnie zrodziło to też problemy w postaci przeładowania informacyjnego. Podstawą dzisiejszego czerpania wiedzy jest jej uporządkowanie i wiarygodność. Kwestia ta dotyczy także społeczność pracowniczą w wielu organizacjach na całym świecie.

Firmowe repozytorium plików w chmurze

Każdy pracownik na swoim dysku przechowuje przeróżne firmowe pliki oraz dokumenty. Ich przeszukiwanie zajmuje dużo czasu i często nie przynosi spodziewanych rezultatów. Dodatkowo nie są one dostępne pozostałym współpracownikom. Duża część takich zasobów często ginie, gdy odchodzi dany pracownik. Taka sytuacja to chleb powszedni w wielu firmach, na szczęście receptą na to może być stworzenie repozytorium plików przechowywanych w chmurze. Można je uczynić wspólną, dedykowaną dla konkretnych działów biblioteką, która obniży koszty jednocześnie zoptymalizuje pracę i uchroni przed utratą cennych danych.

Wiedza zespołu może być gromadzona na kilka sposobów. My proponujemy rozwiązanie utworzenia repozytoria intranetowego w chmurze, w usłudze Sharepoint. Gromadzone w ten sposób dane są uporządkowane oraz mogą być rozszerzane przez każdego pracownika. Dzięki takiemu miejscu nowozatrudnione osoby szybciej zapoznają się ze specyfiką pracy i informacjami na temat firmy. Możliwe jest stworzenie obiegów dokumentów, przepływów za pośrednictwem Power Automate. Przykładowo dane umieszczone w zakładkach Wiki zespołów Microsoft Teams mogą bezpośrednio trafiać do lokalizacji znajdujących się w intranecie SharePoint.

Intranet – integracja dostępu do danych zwiększająca ich jakość

Portal intranetowy umożliwia z jednej strony dystrybucję informacji zgromadzonych w różnorodnych systemach, jak i likwiduje wszelkie bariery zarządzania wiedzą. Ułatwiony dostęp do danych dla pracowników zapewnia ugruntowanie wiadomości. Zarządzanie wiedzą w organizacjach w taki sposób pozwala na jej rozpowszechnianie po niskich kosztach. Agregacja w jednym miejscu najważniejszych informacji, dokumentów i ich wzorów, rozporządzeń i postanowień możliwa jest dzięki uniwersalnemu interfejsowi i wyszukiwarce wbudowanej w ramach usługi SharePoint.

Usługa ta skraca czas poszukiwania danych i eliminuje chaos organizacyjny. Elektroniczne wersje materiałów, procedur można połączyć z mechanizmem wyszukiwarki, co wpłynie na zwiększenie efektywności pracy i udoskonali obieg informacji w organizacji. Intranet to miejsce dedykowane do publikowania i dzielenia się wiedzą z innymi. Informacje w portalu intranetowym można w łatwy sposób dobrać do potrzeb i oczekiwań użytkowników. Jednak nie można zapominać o rozsądnym gospodarowaniu nimi. Intranet w SharePoint w prosty sposób pozwala dostosowywać prawa dostępu w zależności od roli pełnionej przez danego użytkownika w organizacji.

Dlaczego warto zarządzać wiedzą firmową w intranecie?

  • Wyższa jakość udostępnianej treści – dane prezentowane w intranecie są odpowiednio przygotowane i sformatowane przez wyznaczonych redaktorów.
  • Możliwość personalizacji wyglądu i zawartości – interfejs portalu intranetowego w ramach SharePoint możesz dostosować pod względem wizualnym i jego zawartości stosownie do roli i potrzeb użytkowników.
  • Lepsza dostępność do podstawowych informacji – stworzysz podręczną bazę plików, logotypów, informacji, regulaminów, postanowień i zarządzeń.
  • Uprawnienia dostępowe oraz możliwość wyznaczenia redaktorów – intranet umożliwia stworzenie bazy wiedzy, która aktualizowana i edytowana może być z jednego źródła oraz dostępna dla wyznaczonej części pracowników.
  • Integracja usług wewnętrznych – intranet SharePoint w połączeniu z innymi posiadanymi przez Ciebie aplikacjami skonsoliduje kluczowe informacje w jednym narzędziu. Korzystanie z bazy wiedzy nie będzie wymagało logowania się w kilku programach.
  • Obniżenie kosztów – zarządzanie bazą wiedzy w intranecie to oszczędność czasu pracowników, którzy będą mogli skupić się na priorytetowych kwestiach dla Twojej organizacji.
  • Rozwój kapitału intelektualnego – platforma SharePoint stanie się przestrzenią do wymiany poglądów na tematy branżowe, publikowania wartościowych informacji, motywacją dla pracowników do dzielenia się swoimi doświadczeniami.
  • Zabezpieczona baza wiedzy – różne poziomy dostępu do materiałów to jedno, ale nie zapominaj o wbudowanych zabezpieczeniach Microsoft, które uchronią Twoje dane przed wyjściem ich poza struktury firmy.
  • Dostęp mobilny – repozytorium plików w chmurze ma nieograniczony zasięg. Ułatwi rozwiązywanie problemów oraz dostępność informacji dla pracowników terenowych, pracujących zdalnie.

Jak pomożemy Ci w stworzeniu bazy wiedzy w intranecie?

Nasze zdobyte doświadczenia wykazują, że szybki dostęp do obowiązujących standardów i informacji korporacyjnych pozwala na stworzenie organizacji uczącej się. Budowanie kultury organizacyjnej w oparciu o wiedzę i jakość to jeden z fundamentów transformacji cyfrowej.

Zarządzanie wiedzą poprzez intranet to sposób na ciągłe podnoszenie kompetencji pracowników. To proces, do którego warto się odpowiednio przygotować. Z nami unikniesz chaosu informacyjnego i zaplanujesz krok po kroku stworzenie narzędzia do kształtowania społeczności firmowej oraz pracy zespołowej.

Masz pytania w tym temacie?

Chętnie dzielimy się wiedzą. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat usług Supremo oraz rozwiązań chmurowych firmy Microsoft, skontaktuj się z nami. Odpowiemy z chęcią na wszystkie Twoje pytania, również podczas video spotkania.