Transformacja cyfrowa PINB Warszawa z Supremo: Microsoft 365, SharePoint i Power Platform. Sprawdź, jak pomogliśmy usprawnić pracę urzędu!

Transformacja cyfrowa w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego dla m.st. Warszawy nie zaczęła się od wyboru technologii. Zaczęła się od prostego pytania: Jak działać sprawniej w urzędzie, który przez lata nie zmieniał narzędzi pracy?

Celem naszego wspólnego projektu było stworzenie nowoczesnego miejsca pracy bazującego na Microsoft 365 – bezpiecznego, dostępnego zdalnie i dopasowanego do realiów administracji publicznej. Równie ważne było przygotowanie organizacji do dalszej cyfryzacji procesów.

Zobacz, jak PINB Warszawa przeszedł drogę od tradycyjnego urzędu do nowoczesnej, cyfrowej instytucji. Sprawdź, jakie wyzwania napotkaliśmy i które rozwiązania wdrożyliśmy.

PINB to urząd administracji publicznej, który realizuje zadania kluczowe dla bezpieczeństwa Warszawy i jej prawidłowego funkcjonowania.

Organizacja przez lata pracowała w stabilnym, tradycyjnym modelu, ale z ograniczonym zapleczem IT i dużym obciążeniem bieżącą pracą operacyjną. Decyzja o cyfrowej transformacji była odpowiedzią na realne potrzeby instytucji oraz zmianę skali i tempa pracy współczesnej administracji.

Jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z nami, PINB funkcjonował w modelu znanym wielu instytucjom publicznym.

• Pracownicy korzystali z tzw. pudełkowych wersji Outlooka i narzędzi Office, a dokumenty przechowywano lokalnie na serwerach oraz dyskach sieciowych.
• Komunikację prowadzono głównie poprzez maile, a spotkania online nie były standardem.
• Środowisko IT utrzymywano w minimalnym zakresie ze względu na ograniczenia kadrowe, a infrastruktura techniczna nie była przygotowana na dalszy rozwój czy obsługę pracy poza biurem. Tym samym możliwość pracy zdalnej praktycznie nie istniała.

Jednocześnie w Inspektoracie rosła świadomość zagrożeń bezpieczeństwa, a także wymogów związanych z cyfryzacją administracji publicznej.

Momentem przełomowym było pojawienie się nowej kadry kierowniczej oraz dopływ środków przeznaczonych konkretnie na rozwój infrastruktury IT.

To wtedy zapadła decyzja: zamiast punktowych usprawnień potrzebna jest całościowa zmiana sposobu pracy.

Transformację rozpoczęliśmy od zbudowania solidnej podstawy technologicznej na bazie Microsoft 365.

To platforma, która łączy w jednym ekosystemie komunikację, współpracę projektową, przechowywanie danych i ich bezpieczeństwo.

Jednocześnie kluczowe było dopasowanie skali rozwiązania do realnych potrzeb i budżetu. PINB zdecydował się na wybór ponad 70 licencji, które dokładnie odpowiadają aktualnym potrzebom organizacji, bez „przepłacania” za nieużywane na obecnym etapie funkcje.

Co obejmował zakres naszego wdrożenia Microsoft 365?

Dobór licencji

• Przeanalizowaliśmy realne potrzeby użytkowników.
• Dobraliśmy pakiety bez nadmiarowych funkcji, niedostosowanych do specyfiki urzędu.
• Umożliwiliśmy stopniowe zwiększanie liczby licencji wraz z adaptacją organizacji.

Konfiguracja i przygotowanie środowiska

• Uruchomiliśmy środowisko Microsoft 365 (tenant).
• Skonfigurowaliśmy pocztę Outlook, tożsamości i dostępy.
• Przygotowaliśmy jednolite środowisko pracy.

Wdrożenie narzędzi użytkowych

• Microsoft Teams – główne narzędzie komunikacji oraz spotkań online/hybrydowych.
• OneDrive – bezpieczna chmura do przechowywania i współdzielenia dokumentów.
• Outlook – z centralnym kalendarzem, a także planowaniem pracy.
• Aplikacje Office – w modelu chmurowym, dostępne z dowolnego miejsca.

Kluczową rolę w projekcie odegrała pani Marzena Janasz, Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Finansowego. Oprócz tego, że była formalnie odpowiedzialna za projekt, stała się jego aktywną ambasadorką – dzieląc się własnymi doświadczeniami i przekonując, że zmiana realnie ułatwia codzienną pracę.

„Nagle okazało się, że również w naszym urzędzie dostępne stały się nowoczesne narzędzia, które dotąd znaliśmy jedynie w teorii – organizacja spotkań w Teams, chat, udostępnianie dokumentów w chmurze, praca z nowoczesnym pakietem Microsoft i inna, niż mailowa, wymiana danych” – mówi Marzena Janasz, Główny Księgowy, Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Finansowego.

Transformację wspieraliśmy systematycznymi szkoleniami dla użytkowników, a także osobno dla administratora IT.

Wszystko po to, aby pracownicy mogli w pełni korzystać z potencjału nowych narzędzi – i aby realnie ułatwiały one codzienną pracę.

Intranet SharePoint – inwestycja w jedno miejsce zamiast mailowego chaosu

Przed wdrożeniem intranetu komunikacja w PINB była mocno rozproszona. Informacje krążyły głównie w mailach, dokumenty przechowywano na wspólnych dyskach, a dostęp do wiedzy zależał od tego, kto akurat „wiedział, gdzie szukać”.

Decyzja o wdrożeniu intranetu była odpowiedzią na realną potrzebę uporządkowania codziennej pracy – nie chodziło o stworzenie kolejnej „strony informacyjnej”, lecz narzędzia, z którego rzeczywiście korzystali pracownicy.

SharePoint Online stał się naturalnym wyborem, jako integralne rozszerzenie środowiska Microsoft 365, pełniąc funkcję centrum komunikacji oraz dostępu do kluczowych informacji. Intranet SharePoint uporządkował komunikację, skrócił czas dostępu do informacji i spiął różne systemy w jedno, spójne środowisko pracy.

Stał się ważnym elementem transformacji cyfrowej PINB – wspierając zarówno pracę biurową, jak i działania w terenie.

1. Intranet to teraz miejsce publikacji ogłoszeń, informacji organizacyjnych, dokumentów oraz danych kontaktowych.
2. Kluczową rolą intranetu jest również połączenie w jednym miejscu dostępu do codziennych systemów: od rejestrów, przez systemy kancelaryjne, po ewidencję czasu pracy.
3. Istotnymi elementami okazują się treści wspierające pracę operacyjną, m.in. szybki dostęp do informacji IMGW, komunikatów dla Służby Cywilnej, oraz wspólny kalendarz z ważnymi datami i wydarzeniami.

Z czasem intranet stał się naturalnym punktem startowym dnia pracy i bazą wiedzy dla całej organizacji.

„Dzisiaj wchodzę w intranet i z jednego miejsca mam dostęp do wszystkiego, czego potrzebuję w codziennej pracy. Nie muszę szukać potrzebnych mi treści na dyskach czy stronach internetowych” – takie opinie pracowników potwierdzają tylko sens naszych wspólnych działań!

Usprawnienie pracy dzięki aplikacjom Power Platform

Wraz z wdrożeniem Microsoft 365 i ujednoliceniem środowiska pracy pojawiła się przestrzeń na kolejny krok: usprawnianie konkretnych procesów, aby zapewnić lepszy przepływ informacji i raportowanie. Aplikacje biznesowe pozwoliły uporządkować procesy krok po kroku.

Aplikacja „Księga Gości” – uporządkowanie obsługi interesantów

Jednym z pierwszych procesów, który przenieśliśmy do aplikacji na bazie Power Platform, była obsługa wizyt gości i interesantów.

Wcześniej wyglądało to w sposób typowy: interesant zgłaszał się do ochrony, a następnie rozpoczynało się sprawdzanie, do kogo przyszedł, gdzie jest dana osoba i kto ewentualnie ją zastępuje.

Wdrożona aplikacja „Księga Gości” uporządkowała ten proces:

• wizyty są rejestrowane z wyprzedzeniem,
• wskazana jest osoba odpowiedzialna i lokalizacja spotkania,
• określona jest osoba zastępująca,
• ochrona ma bieżący dostęp do listy wizyt w wersji elektronicznej.

Aplikację zaprojektowaliśmy tak, aby była bardzo prosta w obsłudze i dostosowana również do osób, które nie pracują na co dzień z systemami IT.

„Panowie z ochrony nauczyli się korzystać z aplikacji bardzo szybko i sami mówią, że to jest naprawdę duże ułatwienie” – podkreśla Marzena Janasz, Główny Księgowy, Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Finansowego.

Choć wdrożenie wzbudziło najwięcej emocji, z czasem rozwiązanie zaczęło funkcjonować jako standardowy element organizacji pracy. Co istotne – od początku zakładaliśmy, że aplikacja będzie rozwijana na podstawie realnych uwag użytkowników.

Asysta techniczna i system zgłoszeń do obsługi środowiska IT

Równolegle uruchomiliśmy system wspierający obsługę bieżących zgłoszeń – zarówno w obszarze licencji Microsoft 365, jak i działania aplikacji.

Dzięki temu:

• zgłoszenia są rejestrowane w jednym miejscu,
• użytkownicy wiedzą, na jakim etapie jest ich sprawa,
• komunikacja z zespołem technicznym jest uporządkowana i transparentna.

Dla urzędu oznaczało to odejście od przypadkowych maili i „dopytywania się”, na rzecz przewidywalnego, uporządkowanego procesu.

Wewnętrzny system zgłoszeń zapotrzebowania – zaplanowana aplikacja

Kolejnym krokiem będzie wdrożenie aplikacji do obsługi zgłoszeń wewnętrznych związanych z:

• zapotrzebowaniem na materiały biurowe i wyposażenie,
• zgłoszeniami technicznymi i remontowymi,
• bieżącymi potrzebami administracyjnymi,
• zgłoszeniami w zakresie IT,
• udostępnianiem dokumentów z archiwum.

Dziś tego typu sprawy często „krążą” mailowo i trudno jednoznacznie określić ich status. Planowana aplikacja ma umożliwić rejestrowanie zgłoszeń w jednym miejscu, dając możliwość śledzenia statusu realizacji.

Co ważne, pracownicy, do których kierowane będą zgłoszenia o zapotrzebowaniu na materiały/usługi, są mocno zaangażowani w projekt i zależy im, aby aplikacja była „uszyta na miarę” – tym samym odpowiadała faktycznym potrzebom pracowników PINB, a nie była narzędziem pudełkowym.

Transformacja cyfrowa PINB objęła 3 kluczowe obszary.

1. Wdrożenie Microsoft 365 jako nowoczesnego miejsca pracy.
2. Uruchomienie intranetu SharePoint jako centralnego źródła informacji.
3. Automatyzację wybranych procesów związanych z wewnętrznym zapotrzebowaniem za pomocą aplikacji Power Platform.

Dzięki temu urząd przeszedł drogę od działań na lokalnych serwerach, mailach i Excelu, do spójnego, chmurowego środowiska – wspierającego codzienną, operacyjną pracę pracowników biurowych, a także inspektorów terenowych.

Jakie są najważniejsze korzyści tej zmiany?

• Uporządkowana komunikacja i współpraca. Pracownicy prowadzą spotkania i bieżącą komunikację w Microsoft Teams.
• Łatwy i bezpieczny dostęp do dokumentów. Pliki są przechowywane oraz współdzielone w OneDrive, również podczas pracy poza urzędem.
• Jedno źródło informacji. Intranet SharePoint stał się punktem startowym dnia pracy, łącząc dokumenty, ogłoszenia, kontakty i dostęp do systemów.
• Usprawnione procesy obsługi interesantów. Aplikacja „Księga Gości” uporządkowała rejestrację wizyt, wspierając pracę ochrony oraz administracji.
• Wyższy poziom bezpieczeństwa cyfrowego w środowisku Microsoft 365. Ograniczenie ryzyka utraty danych, a także podstawy do dalszej elektronizacji urzędu.

Dzięki temu w zaledwie pół roku urząd przeszedł całościową drogę transformacji.

Przy determinacji zaangażowanych osób prowadzących projekt, silnej roli lidera po stronie PINB dla m.st. Warszawy oraz wsparciu rzetelnego partnera wdrożeniowego – jakim byliśmy jako Supremo – nawet złożona transformacja w administracji publicznej może zostać skutecznie zrealizowana w krótkim czasie.