Transformacja cyfrowa Stock Spirits Group z narzędziami Microsoft

Stock Spirits Group od dawna konsekwentnie realizuje strategię cyfrowej transformacji.

‍Środowisko pracy w organizacji bazuje głównie na platformie Microsoft 365 z licencjami z linii Business. Bliska współpraca z naszymi konsultantami z Supremo umożliwiła dogłębną analizę wyzwań oraz identyfikację barier ograniczających skalowanie i rozwój przedsiębiorstwa. W efekcie pozwoliło to na efektywne zaspokojenie potrzeb biznesowych poprzez szerokie użycie narzędzi, a także usług Microsoft.

Poznaj wyzwania, rozwiązania i efekty, dzięki którym Stock Spirits Group nieustannie rozwija się oraz efektywnie zarządza globalną organizacją.

Stock Spirits Group to jeden z czołowych producentów alkoholi w Europie. Od lat realizuje kompleksową transformację cyfrową, korzystając z rozwiązań Microsoft 365 Copilot.

Etapy transformacji

1. Stworzenie efektywnego środowiska pracy we wszystkich spółkach grupy Stock – po migracji i konsolidacji narzędzi pod parasolem Microsoft 365.
2. Wprowadzenie zaawansowanych rozwiązań cyberbezpieczeństwa – dzięki maksymalnemu użyciu dostępnych usług w ramach licencji E3 i E5 oraz redukcji kosztów systemów informatycznych.
3. Zapewnienie skutecznej komunikacji wewnętrznej – za pomocą platformy intranetowej SharePoint, dostępnej w 7 krajach, w sumie w 8 językach (chorwacki, czeski, angielski, francuski, niemiecki, włoski, polski, słowacki) oraz firmowych social mediów – Viva Engage.
4. Wdrożenie sztucznej inteligencji do poprawy efektywności pracy – Microsoft Copilot, Copilot Studio.
5. Rozwój kompetencji cyfrowych pracowników – dzięki zaawansowanym programom i szkoleniom Microsoft: Copilot Proof of Value – Medium, Copilot Studio Vision & Value, Cybersecurity Assessment, Data Security, Threat Protection, CSP M365 E5 Adoption Accelerator, Copilot Vision & Value.

Efektywne i bezpieczne środowisko pracy z Microsoft 365

Wyzwanie

Stock Spirits Group jest jednym z największych producentów alkoholi w Europie.

Rozszerzanie Stock Spirits Group o nowe marki i zakłady produkcyjne wymaga więc od organizacji (w tym w szczególności departamentu IT) zapewnienia sprawnej obsługi procesów w infrastrukturze IT, a także migracji środowisk do Microsoft z zachowaniem bezpieczeństwa danych. Korzystanie z wielu dostawców aplikacji IT oraz aplikacji pracowniczych w kilku krajach nie pomagało w odpowiedniej administracji oraz generowało dodatkowe koszty.

Rozwiązanie

W tak dużej organizacji, jaką jest Stock Spirits Group, każdy projekt wymaga przeprowadzenia analizy biznesowej, która potwierdza zasadność zmiany i dodatkowo wykaże oszczędności. Dlatego na początku zdecydowaliśmy się przeprowadzić audyt, który wykonali nasi eksperci przy współpracy ze specjalistami IT firmy Stock Polska.

Weryfikacja jasno wskazała, że najkorzystniejszym scenariuszem będzie przejście na wyższe licencje – Microsoft 365 E5; E3+ E5 Security. Zawierają one dostęp do szeregu usług, które do tej pory oferowali różni dostawcy. Pozwala to na obniżenie globalne kosztów systemów i rozwiązań IT.

Kluczowym elementem projektu, a tym samym naszej współpracy, było przeniesienie środowiska IT z Wielkiej Brytanii do Polski (ponad 700 użytkowników) oraz szybsza migracja nowych spółek Grupy do środowiska Microsoft. Dodatkowo za cel założyliśmy sobie pełne skorzystanie z możliwości wsparcia, które w takich sytuacjach zapewnia Microsoft.

Efekty

Stock Spirits Group uzyskała finansowe i jakościowe rezultaty dotyczące efektywności pracy działu IT w wyniku współpracy z Supremo. Jakie efekty dają się zauważyć?

• Redukcja kosztów systemów IT – za sprawą skrócenia czasu poświęcanego na zarządzanie współpracą z dostawcami, a także eliminacji opłat licencyjnych zbędnych już systemów.
• Wprowadzenie zaawansowanych rozwiązań cyberbezpieczeństwa – Microsoft Intune, Microsoft Defender, Defender for Office 365, Purview.
• Uproszczenie zarządzania środowiskiem IT – polegające na możliwości szybszego uruchamiania i aktualizowania aplikacji dla pracowników, zarządzania urządzeniami końcowymi, a także przygotowania środowiska pracy dla nowych osób.
• Większy komfort pracy administratorów IT – obecnie mogą oni zarządzać środowiskiem z poziomu jednej konsoli i znacznie szybciej reagować na potrzeby użytkowników końcowych.
• Nowe standardy konfiguracyjne – nasze rozwiązanie dało szansę na przygotowanie gotowych scenariuszy security dla kolejnych spółek włączanych do Grupy.

Intranet SharePoint – skuteczna komunikacja wewnętrzna w skali globalnej

Wyzwanie

Firma posiadająca strukturę międzynarodową, taka jak Stock Spirit Group, napotyka również na wyzwania związane z utrzymywaniem spójnej komunikacji wewnętrznej pomiędzy wszystkimi spółkami. Dotyczy to np. dostosowywania przekazu do różnych grup odbiorców oraz przygotowywania go w różnych językach.

Dotychczasowa komunikacja wewnętrzna do pracowników odbywała się poprzez platformę Workplace firmy META. Ze względu na koniec wsparcia tego produktu Grupa chciała wdrożyć nowe rozwiązanie, które będzie funkcjonalnie odpowiadać intranetowi i firmowym social mediom.

Rozwiązanie

Dla firmy posiadającej wiele spółek w skali globalnej optymalnym rozwiązaniem było stworzenie witryn intranetowych w SharePoint.

• ‍‍Udostępniane są w nich informacje w 8 różnych językach (chorwacki, czeski, angielski, francuski, niemiecki, włoski, polski, słowacki) dla pracowników w 7 różnych krajach.
• Dodatkowo zaimplementowano narzędzie Viva Engage, które pełni funkcję firmowych social mediów.
• SharePoint integruje wszystkich pracowników, niezależnie od miejsca pracy i działu. Dostęp do intranetu ma każdy z 1700 osób w Stock Spirits Group, również te niepracujące na co dzień przy komputerze, np. zatrudnieni w dziale produkcji.

Najważniejszy efekt to spójny przekaz, większa integracja z firmową wspólnotą i realne poczucie bycia częścią Grupy.

Efekty

Stock Spirit Group odnotowuje szereg korzyści wdrożenia intranetu bazującego na platformie SharePoint. Są one mierzone przede wszystkim odsłonami poszczególnych podstron intranetu, których jest dziesiątki tysięcy. Co jeszcze przyniósł ze sobą projekt implementacji SharePoint?

• Brak dodatkowych kosztów miesięcznych. W przypadku korzystania z pakietu Microsoft 365 SharePoint jest integralną jego częścią, a zatem nie wymaga zakupu osobnych subskrypcji.
• SharePoint pełni rolę centralnego repozytorium wiedzy, dokumentów, procedur oraz plików. Znacząco usprawnia to proces wdrażania nowych pracowników i organizację pracy.
• Możliwość automatyzacji powiadomień oraz wielokanałowej komunikacji wewnętrznej. Pozwala na efektywne przekazywanie informacji pracownikom, bazując na rzetelnych danych.
• Funkcjonalność i intuicyjność SharePoint. Sprawiają, że edycja stron jest szybka oraz prosta.
• Proste zarządzanie uprawnieniami użytkowników oraz wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Stanowią kluczowe atuty dla działów IT. SharePoint eliminuje potrzebę dodatkowego logowania i administrowania danymi.

Wdrożenie sztucznej inteligencji – Copilot

Wyzwanie

Wraz z nadejściem narzędzi sztucznej inteligencji, takich jak ChatGPT, w Stock Spirits Group zrodziło się ogromne zainteresowanie korzystaniem z nich w codziennej pracy. Pracownicy poczuli ekscytację, ale i presję, by nadążyć za technologiczną zmianą.

Szybko okazało się jednak, że sama ciekawość nie wystarczy – skuteczne wykorzystanie AI wymagało przemyślanego modelu zarządzania i zbudowania świadomości w zespole.

Firma musiała także zmierzyć się z koniecznością zarządzania ryzykiem, jakością udostępnianych danych oraz zapewnieniem bezpieczeństwa. Wszystko to, aby z jednej strony wykorzystać pełnię potencjału nowoczesnych rozwiązań, z drugiej zaś nie narażać organizacji na niekontrolowane zagrożenia.

Rozwiązanie

W odpowiedzi na te wyzwania naturalnym wyborem okazał się Copilot, który doskonale uzupełniał już istniejące inwestycje w środowisko Microsoft 365.

• Dzięki integracji z narzędziami używanymi na co dzień, wbudowanym mechanizmom bezpieczeństwa oraz możliwości monitorowania poziomu użycia, Copilot stał się kluczowym elementem transformacji.
• Proces wdrożenia obejmował nie tylko aspekty techniczne, ale i zarządzanie zmianą, budowanie świadomości oraz kompleksowe szkolenia dla pracowników.

Efekty

Poziom korzystania z Copilot przerósł oczekiwania – aż 90% pracowników aktywnie korzysta z nowego narzędzia. W organizacji wyraźnie widać eksplozję pomysłów na optymalizację zadań i procesów.

Copilot nie tylko zwiększył produktywność na poziomie codziennych obowiązków, lecz także wyznaczył kierunek dalszych, strategicznych inicjatyw.

W ramach rozwoju z AI planowane jest wdrożenie Copilot Studio oraz automatyzacji procesów – przy wsparciu agentów Copilot w celu optymalizacji wybranych obszarów.

‍

Wywiad wideo: case study wdrożenia AI w Stock Spirits Group – Paweł Łuszczek (CTO)

‍

Rozwój kompetencji cyfrowych pracowników

Microsoft 365 oraz Copilot to potężne narzędzia, ale same w sobie nie gwarantują sukcesu. Technologia prawdziwą wartość zyskuje dopiero dzięki użytkownikom, którzy ją zaakceptują i zaczną używać.

Firma Stock Spirits Group odgórnie położyła silny nacisk na adopcję usług, a w szczególności edukację pracowników wraz z rozwojem kompetencji cyfrowych wraz z AI.

Grupa aktywnie angażuje się w maksymalne skorzystanie z możliwości i potencjału programów oraz szkoleń AI finansowanych przez Microsoft: ‍‍Copilot (Copilot Proof of Value, Copilot Studio Vision & Value, Copilot Vision & Value). Są one niezbędne, aby pracownicy Stock Spirit Group zdobyli umiejętności pozwalające na swobodną, efektywną pracę ze sztuczną inteligencją w ramach codziennych obowiązków.

Osiągnięcie tak wyjątkowych wyników nie byłoby możliwe bez wsparcia Microsoft w Polsce oraz pełnego zaangażowania zespołu Stock Polska. Bliska i partnerska współpraca z Supremo była kolejnym czynnikiem sukcesu zrealizowanych projektów wdrożeniowych.

Dzięki specjalnym programom i szkoleniom proces adopcji objął szereg strategicznych aspektów związanych z usługami cyberbezpieczeństwa: Cybersecurity Assessment, Data Security, Threat Protection, szkolenia i warsztaty dla działów IT oraz użytkowników aplikacji.

Podsumowanie

Dzięki skutecznemu zarządzaniu procesem transformacji, jasnej komunikacji i przygotowania pracowników do zmian związanych z użyciem AI w pracy, Stock Spirits Group nie tylko zyskała przewagę technologiczną, ale również osiągnęła realne korzyści finansowe.

Ta transformacja stała się cyfrową rewolucją oraz impulsem do budowy kultury otwartości, innowacji i ciągłego rozwoju.