Intranet, który leży jak ulał. Jak dopięliśmy wdrożenie SharePoint w TATUUM na ostatni guzik?

TATUUM od lat konsekwentnie łączy ponadczasowy styl z nowoczesnym podejściem do rozwoju organizacji.

Rosnąca skala działalności marki i zróżnicowany charakter pracy zespołów – od biura, przez projektantów, po sprzedawców w salonach – sprawiły, że dotychczasowe sposoby komunikacji wewnętrznej przestały wystarczać. Kluczowe informacje często ginęły w setkach maili, a nowym osobom brakowało centralnego miejsca, które ułatwiłoby start w organizacji.

Dlatego jako Supremo zaproponowaliśmy i wdrożyliśmy intranet SharePoint w modelu Starter KIT. W TATUUM powstała platforma, która spaja firmę, wspiera onboarding i employer branding, a przy tym pozostaje elastyczna oraz gotowa do dalszego rozwoju.

Poznaj wyzwania, rozwiązania i efekty, dzięki którym razem z TATUUM stworzyliśmy intranet „skrojony na miarę” – i sprawdź, jak ta historia może zainspirować Twoją organizację.

TATUUM to polska marka obecna na rynku od 1997 roku.

Od początku wyróżnia ją naturalne podejście do mody – tworzy ubrania łączące elegancję z nowoczesnością, które są jednocześnie wygodne, trwałe i ponadczasowe. Dzięki temu klienci mogą cieszyć się całymi sezonami nieprzemijającym stylem. Dziś marka posiada ponad sto salonów w Polsce oraz rozwijającą się sieć zagraniczną – w Czechach, Słowacji, Węgrzech i Rumunii.

Jak komunikuje TATUUM, zaufanie do marki buduje bezkompromisowa kontrola jakości. Każdy produkt przechodzi wymagające testy, a 10-letnia gwarancja jakości jest dowodem na branie pełnej odpowiedzialności za trwałość ubrań i projektowanie ich z myślą o wieloletnim użytkowaniu.

Kolekcje TATUUM powstają w duchu tzw. mody kapsułowej, a więc ubrań, które można łatwo łączyć i nosić przez wiele lat. Coraz większą rolę odgrywa również odpowiedzialność – TATUUM świadomie dobiera materiały, stawiając na włókna naturalne, certyfikowane, przyjazne środowisku. Dzięki temu klienci wybierają nie tylko modę, ale także odpowiedzialny styl życia.

Rozwój TATUUM wykracza poza otwieranie nowych salonów. Firma stale poszukuje inspiracji, czego dowodem są współprace z artystami i projektantami, wnoszącymi do kolekcji autentyczność oraz świeżą energię.

To właśnie połączenie jakości, kapsułowego podejścia, świadomego doboru materiałów, a także otwartości na twórcze współprace sprawia, że TATUUM jest jedną z najbardziej cenionych polskich marek modowych.
‍

TATUUM to firma, która bardzo intensywnie się rozwija i zatrudnia regularnie nowe osoby na różnych szczeblach. Zaczęła więc potrzebować nowych, efektywniejszych narzędzi w docieraniu z komunikacją wewnętrzną do wszystkich pracowników.

Dotychczasowa forma – czyli wysyłanie wiadomości do poszczególnych grup (ponad 300 adresów e-mail) – nie gwarantowała skutecznego dotarcia z kluczowymi informacjami oraz nie tworzyła historii, do której pracownicy mają potrzebę czasem powrócić.

Dodatkowo brakowało jednej, firmowej platformy pracowniczej, która pozwalałaby na wspieranie budowania relacji wewnątrz organizacji.

Projekt wdrożenia intranetu SharePoint ze strony TATUUM koordynowała Dominika Grzechynia, HR Business Partner. Jak zaczęła się historia wdrożenia Intranetu SharePoint z jej perspektywy?

„Pewnego dnia Dyrektor IT zapytał, czy jesteśmy zainteresowani narzędziem do wsparcia komunikacji wewnętrznej i employer brandingu. Zapaliła mi się pewna lampka. W ramach posiadanych licencji Microsoft 365 mieliśmy możliwość stworzenia intranetu. Potrzebowaliśmy jednak firmy mającej doświadczenie i kompetencje, żeby wesprzeć nas w tym projekcie”.

Wdrożenie intranetu bazującego na platformie Microsoft SharePoint – w wersji Starter KIT od Supremo – pozwoliło na ekspresowe uruchomienie narzędzia w ramach dostępnych licencji Microsoft w TATUUM.

Jednocześnie zapewniło możliwość dalszego, również samodzielnego rozwoju intranetu. Oczywiście SharePoint został dostosowany wizualnie do designu i wytycznych marki TATUUM.

„Dyrektor IT umówił mnie na spotkanie z Kamilem Salamonem  Współpraca ze specjalistkami i specjalistami z Supremo od samego początku była niesamowita. Sam Kamil był bardzo pomocny i dostępny. Dzięki wsparciu Supremo, a tym samym możliwości wdrożenia intranetu  – czyli platformy, którą możemy sami dalej rozwijać, decyzja była natychmiastowa: robimy to! I w ten sposób mogliśmy szybko uruchomić firmowy portal dla pracowników” – mówi Dominika Grzechynia, HR Business Partner, koordynatorka projektu.

Projekt obejmował kluczowe strony portalu, w tym:

• Stronę główną – na której znajdują się m.in. aktualności, wydarzenia firmowe, kanały informacyjne czy szybkie linki,
• Zakładkę O nas – prezentującą strukturę organizacyjną, misję, wizję, cele, historię firmy i Zarząd,
• Zakładkę Dla pracownika – z informacjami o dostępnych benefitach pracowniczych czy trwających aktualnie projektach,
• Zakładkę Baza wiedzy – zapewniającą dostęp do najważniejszych plików z użyciem widżetów, np. do wniosków urlopowych, zasad ewidencji czasu pracy oraz innych procedur obowiązujących w organizacji.

Intranet SharePoint, który wdrożyliśmy w TATUUM, jest jak dobrze dobrany element garderoby. Pasuje do wielu okazji, spełnia wymagania różnych osób, a także jest łatwo dostępny.

Jakie efekty udało się osiągnąć dzięki intranetowi?

1. Komunikacja w organizacji stała się bardziej przejrzysta i angażująca – pracownicy są lepiej poinformowani o działaniach firmy, a przepływ informacji jest szybszy oraz prostszy niż kiedykolwiek wcześniej.
   
   TATUUM potrzebowało narzędzia, które wesprze komunikację wewnętrzną, employer branding i pomoże nowym osobom płynnie odnaleźć się w firmie – ten cel został w pełni osiągnięty.
   ‍
2. Usprawniona wymiana informacji między działami oraz wzmocnienie poczucia wspólnoty – dziś to właśnie intranet jest miejscem, w którym spotykają się wiadomości, inspiracje i codzienne aktualności. Stał się też realnym wsparciem w onboardingu – nowe osoby mogą w jednym miejscu znaleźć wszystkie najważniejsze informacje o firmie, procesach i kulturze organizacyjnej.
   
   Portal pracowniczy pełni dziś rolę centralnego punktu komunikacji w TATUUM – żyje, rozwija się, codziennie odzwierciedla to, co w marce najważniejsze: bliskość, współpracę i zaangażowanie.
   ‍
3. Wdrożenie intranetu okazało się czymś więcej niż tylko zmianą technologiczną. Była to lekcja współpracy między zespołami, budowania partnerstwa, a także wychodzenia ze strefy komfortu – również w obszarze kompetencji cyfrowych.

Jak doświadczenia na tym polu podsumowuje Dominika Grzechynia, HR Business Partner i koordynatorka projektu?

„Nie jestem osobą techniczną, dlatego na początku miałam obawy, czy poradzę sobie z tym projektem. Ogromnym wsparciem okazała się współpraca z Kamilem Salamonem z Supremo, który nauczył mnie m.in. tworzyć zakładki – dzięki temu nie musiałam już prosić o pomoc kolegów z działu IT. Teraz działam samodzielnie i czuję, że naprawdę korzystam z intranetu, a nie tylko go obsługuję.

Kluczem do sukcesu była jednak współpraca całego HR, IT, marketingu w TATUUM oraz Supremo – dopiero to połączenie sprawiło, że intranet stał się żywym miejscem, a nie kolejnym systemem do odhaczenia.

Najważniejsze, że pracownicy widzą w intranecie narzędzie stworzone dla nich, a nie tylko o nich. I właśnie w tym tkwi inspiracja dla innych firm – żeby nie traktować intranetu jak projektu IT, ale jako rozwiązania do budowania kultury organizacyjnej”.

Jakie treści są najpopularniejsze w intranecie TATUUM?

TATUUM przywiązuje się dużą wagę do transparentności, zrozumienia potrzeb pracowników, słuchania ich głosu. Chodzi o tworzenie miejsca pracy, w którym z troską podchodzi się nie tylko do ubrań, ale przede wszystkim do ludzi. SharePoint wspiera te idee, co firma obserwuje w przypadku najpopularniejszych treści, które są zamieszczane w intranecie, a następnie w formie newslettera wysyłane automatycznie na adresy e-mail i jako powiadomienia w Microsoft Teams.

Największym zainteresowaniem, mierzonym liczbą polubień oraz komentarzy, cieszą się newsy o nowo zatrudnionych osobach, którzy od pierwszych dni są witani w gronie TATUUM, a także o inicjatywach, eventach oraz kwestiach rozwojowych.

Pracownicy żyją wartościami firmy i są zainteresowani, co się w niej dzieje – czytają, a także komentują posty.

Pomimo wyzwań, które pojawiły się na początku – konieczności opracowania treści na witrynę oraz zapoznania się pracowników z portalem – projekt szybko ruszył naprzód.

W TATUUM wiele osób nie zajmuje się typową pracą biurową, więc ich aktywności w środowisku Microsoft 365 są ograniczone. Mimo to coraz więcej liderów zespołów i działów, w tym sprzedaż i kreacja, dostrzega potencjał intranetu w skuteczniejszym zarządzaniu swoim obszarem biznesowym. Zauważalne są również oddolne inicjatywy i próby rozwoju treści w intranecie.

„Największym wyzwaniem przy wdrożeniu intranetu było przeniesienie całej komunikacji z maili do SharePoint – zależało nam na usprawnieniu przepływu informacji i stworzeniu miejsca, do którego pracownicy będą chętnie zaglądać. Zanim portal wystartował, zadbaliśmy o akcję marketingową z gadżetami dla pracowników, a pierwsze wpisy dotyczyły naszych działań CSR-owych czy powitań nowych osób w organizacji. Z czasem sieć sprzedaży sama zaczęła zgłaszać potrzeby – tak powstał m.in. przewodnik po kolekcjach czy dodatkowe zakładki dla salonów.

Ogromną wartością intranetu SharePoint jest też prostota obsługi. Publikacja aktualności zajmuje dosłownie chwilę, a dzięki temu treści są świeże i zawsze na czasie. Co ważne, intranet mamy ustawiony jako stronę startową po otwarciu przeglądarki, a w Microsoft Teams działają automatyczne powiadomienia o nowych wpisach. To sprawia, że pracownicy nie tylko na bieżąco korzystają z treści, ale też aktywnie reagują na nie i wchodzą w interakcje.

Dziś możemy śmiało stwierdzić, że intranet naprawdę działa sprawnie i wspiera naszą codzienną komunikację. Ustaliliśmy zasadę: jeden wpis dziennie. Ale prawda jest taka, że czasem tematów do opublikowania jest tak wiele, że…zaczęły tworzyć się kolejki!” – zauważa Dominika Grzechynia, HR Business Partner, koordynatorka projektu.

Moda zmienia się z sezonu na sezon, ale potrzeba sprawnej komunikacji pozostaje ponadczasowa

…czyli podobnie jak kolekcje odzieży TATUUM. Marka na wszystkich poziomach komunikacji stara się o to dbać, przykładając dużą wagę do jakości i długowieczności swoich produktów.

Projekt Supremo zrealizowany dla TATUUM pokazuje, że można połączyć szacunek do tych wartości z solidnością technologii – tworząc organizację gotową na każde wyzwanie komunikacyjne, niezależnie od zmieniających się „kolekcji”.

To właśnie dlatego nowy intranet SharePoint stał się nie tylko wygodnym „ubraniem” dla komunikacji wewnętrznej, ale też przestrzenią, w której każdy czuje się dobrze – bez potrzeby poprawek. Bo dobry styl firmy zaczyna się od środka!