Outlook Exchange – aplikacja Microsoft 365 wspomaga pracę zespołową i usprawnia komunikację!

Międzynarodowa firma konsultingowa TPA zatrudnia ponad 1700 ekspertów działających w spółkach partnerskich w Polsce i 11 krajach Europy Środkowej i Południowo-Wschodniej. Świadczy usługi na najwyższym poziomie z zakresu doradztwa biznesowego. W swoich szeregach zrzesza pracowników z rozwiniętymi kompetencjami i bogatym doświadczeniem. Codziennie pomaga innym firmom na drodze rozwoju. Główna siedziba znajduje się w Austrii.

System aplikacji biznesowych, między innymi usługa e-mail, której używała firma TPA, straciła wsparcie dostawcy. Jedynym rozwiązaniem, które zapewniłoby nieprzerwany poziom bezpieczeństwa danych oraz gwarancję zgodności z regulacjami Unii Europejskiej, był Microsoft 365. Organizacja szukała najlepszego partnera branży IT, który sprawnie przeprowadzi proces migracji poczty oraz wdrożenie aplikacji i pomoże w adaptacji nowych narzędzi. Decyzja o migracji poczty i implementacji nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych zapadła jeszcze przed wybuchem pandemii.

Pierwszym etapem współpracy było utworzenie nowej usługi pocztowej w chmurze Microsoft. Została wykonana integracja z lokalnym AD, Single Sign On i FMA, a następnie rozpoczęliśmy migrowanie skrzynek pocztowych, danych i kalendarzy. Przenieśliśmy również wybrane aplikacje do środowiska Microsoft 365, tworząc rozszerzenia szyte na miarę do usługi Outlook. Wzbogaciło to klienta pocztowego o nowe funkcjonalności, takie jak: unikalne zarządzanie stopkami, system do weryfikacji poprawności załączanych odbiorców maili oraz walidator sprawdzający, czy na pewno w korespondencji mają znajdować się wszystkie załączone osoby. Przeprowadziliśmy cykl szkoleń dla użytkowników, dzięki któremu zapoznali się oni z możliwościami nowej poczty i nauczyli codziennej pracy z narzędziami Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint. Ze względu na dużą potrzebę usprawnienia komunikacji z partnerami i klientami, w kolejnym kroku przystąpiliśmy do stworzenia architektury systemu zarządzania dokumentami i dostępów do nich z wykorzystaniem witryn intranetowych oraz ekstranetowych w Microsoft SharePoint Online. Wsparliśmy firmę TPA w budowie ich wewnętrznej komunikacji poprzez intranet.

Dzięki wcześniejszemu wdrożeniu Microsoft 365, TPA nie doświadczyło żadnych przestojów. W 2020 roku organizacja uniknęła dodatkowych stresów, kiedy to inne firmy dopiero zaczynały szukać możliwości pracy zdalnej. Wyraźne efekty naszej pracy pojawiły się bardzo szybko. TPA przeszło na spotkania online, co zwiększyło niezawodność rozwiązań IT, które wdrożyli inżynierowie Supremo. Firma pozyskała narzędzie do zarządzania online, co ułatwiło odgórnie przepływ dokumentów. Dane stały się bezpieczniejsze, a czas na szukanie plików znacznie się skrócił. Pracownicy mogli współtworzyć pliki z innymi użytkownikami w czasie rzeczywistym. Komunikacja w zespole oraz z partnerami biznesowymi znacznie się usprawniła. Dodatkowo wprowadziliśmy unikalne zarządzanie stopkami i weryfikację poprawności załączanych odbiorców maili. Najważniejsze jednak, że Klient jest zadowolony z naszych rozwiązań – to bezcenna wartość!

Jesteśmy dumni, że mogliśmy wspierać TPA w transformacji cyfrowej. Dzięki naszej współpracy firma jest teraz lepiej przygotowana na przyszłe wyzwania i może cieszyć się płynnością pracy oraz bezpieczeństwem danych. Dziękujemy za zaufanie, a także możliwość bycia częścią tego sukcesu!