Case Study
Urząd Miasta Warszawa

Microsoft 365 usprawnia pracę w Urzędzie Miasta Warszawa!

Urząd Miasta WarszawaUrząd Miasta Warszawa
Logo Klienta

Urząd Miasta Warszawa

Urząd Miasta jest jednostką organizacyjną realizującą zadania publiczne. Pełni również rolę organu finansowego budżetu gminy i organu podatkowego. Jego głównym celem jest dbanie o interesy mieszkańców i umożliwienie załatwienia wielu spraw w jednym miejscu. Urząd Miasta Warszawa codziennie opracowuje i przesyła tysiące dokumentów, które zawierają poufne dane, dlatego tak ważna jest dla niego sprawna komunikacja wewnątrz organizacji i zachowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa.

Wyzwanie

Urząd Miasta Warszawa chciał przede wszystkim świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Bardzo ważna była dla niego poprawa komunikacji i szybkości pracy. Możliwości jakie daje Microsoft były idealnym rozwiązaniem na bieżące problemy i dokonanie bardzo przemyślanej ewolucji.

Rozwiązanie

Nowa jakość codziennej pracy dzięki usłudze Microsoft 365 Ponad 6 tys. pracowników UM Warszawa pracuje w Microsoft Teams Współdzielenie dokumentów, organizacja spotkań wewnętrznych i konferencji z mediami, to tylko część z możliwości, jakie pracownicy Urzędu Miasta Warszawa, wykorzystują w codziennej pracy w ramach usługi Microsoft 365.

Pracując zdalnie lub w biurze, z Microsoft Teams, korzysta obecnie ponad 6 tysięcy pracowników zrzeszonych w ramach zespołów we wszystkich biurach dzielnic miasta Warszawa. W usługę włączona jest platforma Uniwersytet 365, w której pracownicy mogą znaleźć pomoc i szkolenia z wykorzystania narzędzi cyfrowych. Wdrożenie usługi Microsoft 365 w Urzędzie Miasta Warszawa rozpoczęło się jeszcze przed marcem 2020 roku. Już wtedy z platformy do współpracy i komunikacji korzystało kilkuset urzędników. Obecnie, tylko w ciągu miesiąca, sumaryczna liczba wpisów na czacie i aktywności w ramach poszczególnych zespołów, to około 4 000. Poza usługą Microsoft Teams, użytkownicy na stałe wykorzystują w pracy Sharepoint oraz OneDrive dla Firm.

Ten pierwszy przyspiesza pracę w ramach zespołów oraz pomaga udostępniać dokumenty i materiały, dla których bezpieczne miejsce w chmurze zapewnia OneDrive. Uniwersytet 365 – dopełnienie wiedzy użytkowników i pomoc w bieżacych zadaniach Wachlarz cyfrowych narzędzi, które zostały udostępnione pracownikom Urzędu Miasta Warszawa ma swoje specjalne miejsce w aplikacji edukacyjnej Supremo: „Uniwersytet 365”. To miejsce, włączone w Microsoft Teams, w którym każdy pracownik może znaleźć pomoc, szkolenia, webinary oraz kompendium wiedzy na temat wykorzystania poszczególnych narzędzi cyfrowych. Pracownicy urzędu, szczególnie w trakcie pracy zdalnej, szukają pomocy i odpowiedzi na pytania, które pojawiają się w trakcie korzystania z narzędzi cyfrowych.

Pierwszy webinar szkoleniowy online zgromadził blisko 600 osób. Dzisiaj, kiedy pracownik ma jakiekolwiek wątpliwości lub pytanie, wystarczy że wpisze je w okno czatu aplikacji „Uniwersytet 365”, a po chwili dostaje kilka wariantów rozwiązania problemu w formie tekstowej lub wideo „Uniwersytet 365” jest rozwiązaniem, które ułatwia i przyspiesza pracę działu IT, a pracownik może znaleźć odpowiedź na nurtujące go pytania, bez konieczności angażowania osób z zespołu IT. Baza wiedzy dla klientów Microsoft 365 jest na bieżąco aktualizowana.

Wyniki

Zwiększenie bezpieczeństwa Skrócenie czasu na szukanie plików (sprawny przepływ dokumentów) Możliwość współtworzenia pliku Sprawna komunikacja w zespołach Sprawne zarządzanie zespołami Sprawna komunikacja z partnerami biznesowymi Pozyskanie narzędzia do zarządzania online Skuteczniejsza ochrona danych Zgodność z przepisami RODO

Chętnie dzielimy się wiedzą

Masz pytania?
Porozmawiajmy!

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat usług Supremo oraz rozwiązań chmurowych Microsoft, skontaktuj się z nami.

Przesłanie formularza jest jednoznaczne z akceptacją polityki prywatności Supremo Sp. z o.o.

Dziękujemy! Twoja wiadomość została wysłana!
Ups! Coś poszło nie tak :(