Urząd Miasta Warszawa jest jednostką organizacyjną realizującą zadania publiczne. Pełni również rolę organu finansowego budżetu gminy i organu podatkowego. Jego głównym celem jest dbanie o interesy mieszkańców, a tym samym umożliwienie im załatwienia wielu spraw w jednym miejscu.
Stojąc przed wyzwaniem poprawy jakości świadczonych usług, Urząd Miasta Warszawa zidentyfikował kluczowe obszary wymagające usprawnienia: komunikację wewnętrzną i szybkość pracy. W obliczu rosnących wymagań dotyczących bezpieczeństwa danych i efektywności operacyjnej, potrzebne było rozwiązanie, które pozwoli na przemyślaną ewolucję istniejących systemów.
Jako rekomendowany Partner Microsoft i dostawca technologii, zaoferowaliśmy wdrożenie Microsoft 365 – kompleksowego rozwiązania, które zrewolucjonizowało codzienną pracę urzędu.
Efektem naszej współpracy była znacząca poprawa komunikacji i szybkości pracy w Urzędzie Miasta Warszawa. Wprowadzenie Microsoft 365 przyczyniło się do wzrostu produktywności i zwiększenia standardów bezpieczeństwa danych.
Urząd Miasta Warszawa codziennie opracowuje i przesyła tysiące dokumentów, które zawierają poufne dane. Dlatego tak ważna w tym przypadku jest sprawna komunikacja wewnątrz organizacji i zachowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa.
Wdrożenie usługi Microsoft 365 w Urzędzie Miasta Warszawa rozpoczęło się jeszcze przed marcem 2020 roku, czyli pandemią koronawirusa. Już wtedy z platformy do współpracy i komunikacji korzystało kilkuset urzędników. Przy naszym pełnym wdrożeniu grono użytkowników Microsoft Teams zwiększyło się do ponad 6 tys. pracowników UM Warszawa – zrzeszonych w ramach zespołów we wszystkich biurach dzielnic miasta. Pozwoliło to również na:
Praca urzędu opiera się na papierze. To nie tylko utrwalona zasada mentalna, bo często wymagają tego po prostu przepisy. Przez to nie chcieliśmy przeprowadzić w urzędzie rewolucji. Dążyliśmy do ewolucji, bo działanie w administracji to przede wszystkim sprawna komunikacja.
Widzą, że korzystanie z niej jest bezpieczne, łatwe, a przede wszystkim szybkie. Nawet tak prozaiczne sprawy, jak codzienna lista obecności albo raporty dotyczące pracy zdalnej, tworzy się w Power Apps. Sprzyja to mniejszej biurokratyzacji.
Poza usługą Microsoft Teams, zapewniającą sprawną komunikację, pracownicy na stałe wykorzystują w pracy Microsoft SharePoint oraz OneDrive dla Firm.
Do wdrożeń włączyliśmy platformę edukacyjną Supremo – Uniwersytet 365, w której pracownicy znajdowali pomoc i szkolenia z wykorzystania narzędzi cyfrowych. Pierwszy webinar szkoleniowy online zgromadził blisko 600 osób.
Z kolei Uniwersytet 365 jest rozwiązaniem ułatwiającym i przyspieszającym pracę działu IT. Pracownik może znaleźć odpowiedź na nurtujące go pytania bez konieczności angażowania osób z zespołu technicznego. Jeśli ma jakiekolwiek wątpliwości, wystarczy, że wpisze je w okno czatu aplikacji Uniwersytet 365. Po chwili dostaje kilka wariantów rozwiązania problemu w formie tekstowej lub wideo.
Jak uzyskaliśmy nową jakość codziennej pracy dzięki usłudze Microsoft 365?
Tworząc technologię, na pierwszym miejscu stawiamy cel, jakim jest dopasowanie jej do potrzeb użytkownika. Mamy przekonanie, że zastosowanie bezpiecznej, intuicyjnej technologii w instytucjach, takich jak urzędy, jest kluczowe. Dzięki temu pomaga zatrudnionym w nich pracownikom szybciej, ale przede wszystkim bezpieczniej i komfortowo wykonywać obowiązki, dostarczając najlepsze usługi dla swoich klientów.
Nasza technologiczna pomoc w Urzędzie Miasta Warszawa przyniosła nową jakość pracy i komunikacji. Microsoft 365 okazał się być kluczowym elementem w przekształceniu wyzwań w sukcesy. Jesteśmy dumni, że mogliśmy wspierać Urząd Miasta Warszawa w tej cyfrowej transformacji!
Wybierz, w jakim obszarze potrzebujesz wsparcia i umów bezpłatną konsultację. Odezwiemy się do Ciebie w ciągu 24 godzin!
.avif)
