Aplikacje chmurowe Microsoft 365 pomogły w usprawnieniu bieżącej pracy

Historia „Znaku” sięga końcówki lat pięćdziesiątych. Czyni to z niego jednego z najstarszych, ale też największych wydawców w Polsce. Organizacja prowadzi kilka różnych marek, w tym m.in. Wydawnictwo Otwarte. Wydaje różnego rodzaju literaturę – począwszy od filozofii i religii, kończąc na fakcie czy poezji.

Dotychczas wydawnictwo spoglądało w stronę rozwiązań open source. Szybko jednak zmieniło zdanie, podejmując decyzję o implementacji najlepszych cyfrowych rozwiązań dostępnych na rynku – od Microsoft.

Aplikacje Microsoft takie jak Word, Excel, Outlook były znane w organizacji, natomiast główne systemy informatyczne były oparte na Linuxie.

• Klient, decydując się na migrację do chmury, upatrywał w rozwiązaniu olbrzymiej elastyczności.
• Był otwarty na nowe możliwości, zmiany kadrowe i uzyskanie pełnej kontroli nad zasobami.

Dojrzałość biznesowa, a także pozycja na rynku, wymagały więc inwestycji w nowoczesne narzędzia dostępne na każde urządzenie, każdą platformę, w każdym miejscu. Zebranie wymagań z różnych obszarów życia wydawnictwa oraz wspólna wymiana doświadczeń i edukacja dały nam jasne odpowiedzi.

1. Ustaliliśmy, że pierwszym obszarem, którym się zajmiemy, będzie migracja poczty i wdrożenie Microsoft Exchange Online. ‍
2. ‍Z kolei z całej palety narzędzi do komunikacji wybraliśmy Microsoft 365. Wygospodarowaliśmy czas na ugruntowanie wiedzy produktowej. Firma Znak poznała możliwości techniczne i funkcjonalne, jakie daje Microsoft 365.
3. Naturalnym krokiem w dalszym etapie projektu było więc wdrożenie aplikacji Microsoft Teams, a także przeszkolenie kadry pracowniczej z obsługi i możliwości aplikacji.

Całość można śmiało nazwać rewolucją dla klienta, ponieważ do tej pory ponosił wysokie koszty utrzymywania własnych serwerów i ich administracji.

Z korzyści rozwiązań, które wdrożyliśmy, należy wymienić:

• łatwą dostępność współdzielonych skrzynek pocztowych, współdzielonych kalendarzy,
• synchronizację między używanymi urządzeniami,
• płatności wyłącznie za dostępność – Microsoft 365 to klasyczny SaaS. Ciężar odpowiedzialności nieprzerwanej pracy cedowany jest na Microsoft.

Ponadto pracownicy Znaku codziennie korzystają z narzędzia Microsoft Teams. Jakie widzą w tym największe korzyści?

1. ‍‍Nawiązują współpracę z autorami okładek, copywriterami, sprawnie udostępniają dokumenty. Problem z wyszukiwaniem ostatniej, edytowanej wersji pliku już nie istnieje.
2. Zmniejszyła się liczba nieporozumień z drukarniami.
3. Znak ma swój zespół przedstawicieli terenowych, a dzięki aplikacji Teams ograniczyli oni używanie telefonów. Raportują teraz każdą wizytę terenową za pomocą tabletów.

Narzędzia Microsoft 365 dały ludziom poczucie bliskości, ułatwienie współpracy między zespołami oraz zwiększenia ich wydajności. W jednym miejscu skupiliśmy zbiory danych, komunikację, notatki i projekty. Mobilna możliwość używania Microsoft Teams dała pełne poczucie zadowolenia. Znak jest pewny, że wybrał najlepsze narzędzie dostępne na rynku. Wspólnie osiągnęliśmy sukces!