AK Nova ogranicza „oversharing” w Microsoft 365 z Radarem Udostępnień

Dbanie o bezpieczny i świadomy obieg informacji w złożonym środowisku projektowym w firmie AK Nova to codzienność. Organizacja funkcjonowała jednak w środowisku cyfrowym, w którym pliki i dokumenty były intensywnie udostępniane w Microsoft 365, żeby zapewnić odpowiedni poziom współpracy z zewnętrznymi podmiotami.

Odbywało się to bez bieżącej wiedzy, kto i w jakim zakresie ma do nich dostęp. Wdrożenie Radaru Udostępnień wprowadziło stałe monitorowanie udostępnień, umożliwiając świadome zarządzanie dostępem do informacji.

Czytaj dalej i sprawdź, jak w AK Nova pomogliśmy odzyskać przejrzystość w obszarze udostępnianych plików i ograniczyć nadmiarowe udostępnienia.

AK Nova to polska firma inżynieryjna specjalizująca się w kompleksowej realizacji inwestycji w branży gospodarki odpadami oraz ochrony środowiska.

Realizuje projekty wymagające współpracy wielu zespołów oraz podmiotów zewnętrznych. Przekłada się to na dużą liczbę dokumentów i intensywne udostępnianie danych w codziennej pracy.

Wraz ze wzrostem liczby projektów i zaangażowanych stron, rosła również liczba udostępnionych danych.

Dokumenty, foldery, zasoby były przekazywane między pracownikami, partnerami, a także wykonawcami, co było naturalnym elementem pracy projektowej. Problem pojawił się na poziomie zarządzania tym procesem. Organizacja nie miała narzędzia, które pozwalałoby w jednym miejscu zobaczyć rzeczywisty stan dostępu do danych.

Nie było jasne:

• kto ma dostęp do poszczególnych zasobów,
• które udostępnienia są nadal uzasadnione,
• gdzie dostęp został nadany jednorazowo, ale nie został później zweryfikowany.

Brak monitorowania udostępnień jest jednym z głównych źródeł nadmiernego dostępu do danych w organizacjach korzystających z Microsoft 365 – dane są udostępniane szybko, ale przestaje się kontrolować ich dalszy obieg.

W efekcie AK Nova pracowała na danych, które były dostępne szerzej, niż wymagały tego realne potrzeby biznesowe.

Wdrożenie aplikacji Radar Udostępnień wprowadziło brakujący element: stałe monitorowanie udostępnień danych w Microsoft 365.

1. Radar Udostępnień działa jako warstwa analityczna nad Microsoft 365 – automatycznie skanuje środowisko (SharePoint, OneDrive).
2. Zbiera informacje o uprawnieniach i rzeczywistym udostępnianiu danych, a następnie przekształca je w czytelne wskaźniki ryzyka.
3. Aplikacja prezentuje wyniki w formie raportów, które pokazują m.in. gdzie występuje nadmierne udostępnianie, jakie dane są dostępne dla zbyt szerokiego grona oraz które obszary wymagają interwencji.
4. Kluczowe jest to, że użytkownik nie analizuje surowych danych – dostaje gotową interpretację i priorytety działań.

Z narzędzia korzystają przede wszystkim zespoły IT, security oraz osoby odpowiedzialne za compliance. Wartość Radaru Udostępnień dodatkowo wykracza poza te obszary – raporty mogą być użytkowane także przez kadrę zarządzającą jako wsparcie decyzji o ryzyku.

Istotnym elementem działania aplikacji jest włączenie w proces samych pracowników:

• otrzymują oni automatyczne powiadomienia w Microsoft Teams, gdy Radar wykryje ryzykowne lub nadmierne udostępnienie plików,
• komunikat wskazuje konkretny zasób i problem (np. dostęp dla zbyt szerokiej grupy lub osób zewnętrznych),
•  oraz sugeruje działanie, dzięki czemu użytkownik może samodzielnie zweryfikować i cofnąć udostępnienie.

W praktyce oznacza to przeniesienie części odpowiedzialności z IT na właścicieli danych i szybkie niwelowanie ryzyk „u źródła”, bez uruchamiania długiego procesu administracyjnego.

Efekt biznesowy? Po wdrożeniu AK Nova uzyskała przede wszystkim przejrzystość w obszarze udostępniania danych.

Pozwoliło to:

• zidentyfikować nadmiarowe udostępnienia,
• ograniczyć dostęp tam, gdzie nie był już potrzebny,
• uporządkować strukturę uprawnień w środowisku Microsoft 365.

Po uruchomieniu mechanizmu powiadomień w Teams nawet 60–70% zidentyfikowanych przypadków jest zamykanych bez udziału IT – bezpośrednio przez właścicieli danych.

Użytkownicy, widząc kontekst i prostą rekomendację działania, cofają zbędne udostępnienia w ciągu kilku dni od powiadomienia.

W efekcie organizacja redukuje ekspozycję danych nie poprzez centralne blokady, ale przez zmianę zachowania użytkowników i bieżące usuwanie dostępu.

‍

‍

Wdrożenie Radaru Udostępnień pozwoliło AK Nova odzyskać kontrolę nad udostępnianiem informacji w Microsoft 365 i ograniczyć tzw. „oversharing”.

Organizacja zyskała bieżącą widoczność udostępnień, możliwość szybkiego reagowania na ryzyka oraz mechanizm angażujący samych właścicieli danych w porządkowanie dostępu. To przełożyło się na mniejsze ryzyko nadmiernego udostępniania, większą przejrzystość i bardziej świadome zarządzanie bezpieczeństwem informacji.

Chcesz zobaczyć, jak Radar Udostępnień może pomóc także w Twojej organizacji? Umów demo i sprawdź, jak w praktyce odzyskać kontrolę nad udostępnianiem danych w Microsoft 365.
‍