​​Efektywna komunikacja bez przestojów – intranet FIEGE w akcji​

Sprawna i spójna komunikacja wewnętrzna to dziś fundament każdej nowoczesnej organizacji. Umożliwia efektywną wymianę informacji na różnych szczeblach. Wzmacnia współpracę między zespołami – w szczególności w modelu hybrydowym. Dodatkowo wspiera przejrzyste zarządzanie zasobami. Wdrożenie intranetu staje się więc nie tyle opcją, ile koniecznością dla średnich oraz dużych przedsiębiorstw.

Świetnym przykładem takiego działania jest case study z realizacji intranetu SharePoint w firmie FIEGE. Jakie wyzwania napotkaliśmy w tym projekcie, jakie rozwiązania zastosowaliśmy i jakie korzyści przyniosło to pracownikom? Zapraszamy do lektury!

FIEGE jest jedną z wiodących firm logistycznych w Europie, specjalizującą się w zarządzaniu złożonymi łańcuchami dostaw oraz świadczeniu kompleksowych usług logistycznych. Z ponad 150-letnim doświadczeniem, firma pozostaje przedsiębiorstwem rodzinnym o międzynarodowym zasięgu, stawiającym na długofalowe relacje, innowacje i zrównoważony rozwój.

Grupa FIEGE zatrudnia obecnie ponad 23 000 pracowników w ponad 150 lokalizacjach w 15 krajach, dysponując łączną powierzchnią magazynową przekraczającą 4 miliony m². Szerokie portfolio usług obejmuje m.in. logistykę kontraktową, zarządzanie magazynami, transport krajowy i międzynarodowy, fulfillment e-commerce, logistykę zwrotną, usługi dodatkowe (value-added services) oraz rozwinięte rozwiązania cyfrowe i systemowe.

Polska jest jednym z kluczowych rynków operacyjnych Grupy FIEGE. Firma działa tu od ponad 25 lat, oferując kompleksowe usługi logistyczne dla kluczowych marek krajowych i międzynarodowych. Polska sieć FIEGE obejmuje strategicznie zlokalizowane centra logistyczne w kilkunastu lokalizacjach, co stwarza unikalne wyzwania związane z komunikacja wewnętrzną.

Jak w każdej dużej organizacji, i w FIEGE zadawano sobie trudne pytanie: Jak usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie, której pracownicy są rozproszeni po całym kraju?

Przed wdrożeniem intranetu komunikacja wewnętrzna w firmie FIEGE bazowała głównie na wiadomościach e-mail i grupach mailingowych. W miarę jak organizacja dynamicznie się rozwijała – zarówno pod względem liczby pracowników, jak i liczby lokalizacji – tradycyjne formy przekazu informacji stawały się coraz mniej efektywne.

• Równolegle funkcjonowały różne źródła wiedzy o firmie, co w praktyce utrudniało spójny, szybki przepływ informacji między centralą a zespołami lokalnymi.
• Regularne badania opinii pracowników pokazywały, że mimo starań komunikacyjnych, wielu z nich miało poczucie braku dostępu do bieżących i istotnych informacji o firmie. Analiza wykazała, że główną barierą była nie tyle treść komunikacji, a brak odpowiednich, zintegrowanych narzędzi.

W odpowiedzi na te wyzwania FIEGE zdecydowało się na wdrożenie nowoczesnej platformy intranetowej, która miała na celu uporządkowanie i scentralizowanie komunikacji wewnętrznej. Zrezygnowano z dotychczasowych, drukowanych broszur informacyjnych, które – w dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy – przestały spełniać swoją funkcję.

Nowy intranet został zbudowany wokół ekosystemu Microsoft 365, z którego firma już wcześniej korzystała. Celem było pełne wykorzystanie dostępnych narzędzi cyfrowych i zapewnienie pracownikom łatwego dostępu do aktualnych informacji, dokumentów oraz zasobów – niezależnie od miejsca czy formy pracy.

W ten sposób FIEGE nie tylko nadążyło za własnym tempem rozwoju, ale również zbudowało fundament pod nowoczesną, otwartą i bardziej angażującą komunikację wewnętrzną.

Jakie problemy powodował taki stan komunikacji w FIEGE?

1. Informacje w firmie logistycznej powinny płynąć równie sprawnie, jak procesy w magazynie – jednak dotychczasowe rozwiązania komunikacyjne nie zawsze to gwarantowały.  
2. Pracownicy czuli się niedoinformowani, co wpływało na ich efektywność, a także zadowolenie z pracy.  
3. Nowe osoby w firmie miały trudność w znalezieniu potrzebnych dokumentów oraz plików.  

Aby zaradzić tym problemom, postanowiono stworzyć centralną platformę intranetową na podstawie Microsoft SharePoint.

Głównymi założeniami takiego „magazynu” były:

• usprawnienie przepływu informacji,  
• poprawienie dostęp do aktualnych danych,
• wsparcie procesu onboardingu nowych pracowników.

FIEGE, jako lider w zarządzaniu łańcuchem dostaw, doskonale rozumie wartość sprawnie funkcjonujących systemów – nie tylko w logistyce magazynowej, ale również w obszarze informacji. Firma stanęła przed wyzwaniem uporządkowania i ujednolicenia wewnętrznego przepływu wiedzy w związku z dynamicznym rozwojem i rosnącą liczbą lokalizacji

Odpowiedzią na te potrzeby stało się wdrożenie intranetu bazującego na platformie SharePoint. Nowa przestrzeń cyfrowa została zaprojektowana jak nowoczesny magazyn – tyle że zamiast towarów, składowane i dystrybuowane są w niej informacje, dokumenty oraz firmowe zasoby.

Intranet SharePoint – porządkuje informacje jak dobrze zorganizowany magazyn

Dzięki precyzyjnie zdefiniowanym: strukturze, rolom i ścieżkom dostępu, użytkownicy mogą szybko „zlokalizować” potrzebne dane – tak, jak w dobrze zorganizowanym centrum logistycznym.

Intranet nie tylko scentralizował komunikację i ułatwił codzienną pracę, ale również pozwolił w pełni wykorzystać możliwości środowiska Microsoft 365, z którego firma już wcześniej korzystała.  

Tym samym FIEGE stworzyło cyfrowe zaplecze, które wspiera operacyjną sprawność organizacji – również w obszarze zarządzania wiedzą.

Jakie były główne cele wdrożenia intranetu?

• Usprawnienie komunikacji wewnętrznej poprzez stworzenie centralnej platformy dostępnej dla pracowników korzystających ze środowiska biurowego Microsoft 365.
• Wsparcie procesu onboardingu poprzez łatwy dostęp do informacji dla nowozatrudnionych.
• Zwiększenie satysfakcji pracowników poprzez lepsze poinformowanie i dostęp do aktualnych informacji.
• Zbudowanie miejsca, gdzie można szybko znaleźć potrzebne informacje, co wpływa na poprawę efektywności pracy i zadowolenia z pracy.
• Stworzenie przestrzeni do swobodnej rozmowy w ramach grup dyskusyjnych.

Zamówione: lepsza komunikacja. Dostarczone: Viva Engage!

W ramach rozwoju narzędzi komunikacyjnych FIEGE zdecydowało się pójść o krok dalej. Chodzi o wdrożenie nowego rozwiązania wspierającego budowanie zarówno formalnych, jak i nieformalnych relacji wewnątrz organizacji.

Mowa o Viva Engage – aplikacji działającej w ekosystemie Microsoft 365, zintegrowanej z innymi wykorzystywanymi już narzędziami.

• Viva Engage pełni dziś rolę cyfrowego centrum interakcji społecznościowej w firmie. To platforma, która umożliwia szybkie i efektywne dzielenie się informacjami, inicjowanie rozmów w grupach tematycznych oraz wymianę wiedzy pomiędzy pracownikami – niezależnie od działu czy lokalizacji.
• Stanowi ona naturalne uzupełnienie firmowego intranetu, wprowadzając elementy komunikacji nieformalnej, które wzmacniają poczucie przynależności, sprzyjają integracji i wspierają współpracę w rozproszonej strukturze organizacyjnej.

Dzięki Viva Engage FIEGE nie tylko usprawnia dystrybucję informacji, ale również tworzy przestrzeń do otwartego dialogu.

Na początek utworzono trzy grupy społecznościowe, które mają stanowić fundament pod dalszy rozwój komunikacji nieformalnej i społecznościowej w organizacji:

• ogólnofirmową – dostarczającą bieżące informacje dla wszystkich pracowników,
• dla nowych osób w firmie – pomagającą pracownikom w odnalezieniu się w organizacji i do zadawania pytań,
• sportową – gdzie pracownicy mogą wymieniać się informacjami o aktywnościach, zachęcać do wspólnego udziału w wydarzeniach sportowych czy kibicowania.  

Oczywiście narzędzie skonfigurował zespół Supremo – tak, aby spełniało specyficzne potrzeby organizacji. 

Jak wyglądał proces wdrożenia intranetu i wewnętrznych mediów społecznościowych?

Wdrożenia intranetu SharePoint oraz aplikacji Viva Engage trwało tylko 3 miesiące i obejmowało 5 etapów.

1. Analiza wdrożenia. Zawierała opisany zakres wdrożenia poszczególnych wymagań zebranych podczas warsztatów analitycznych.
2. Opracowanie architektury intranetu oraz warstwy wizualnej. Polegające na stworzeniu struktury podstron i treści oraz dopasowaniu motywu zgodnego z firmowymi zasadami identyfikacji wizualnej.
3. Wdrożenie Intranetu SharePoint. Obejmujące ponad 30 różnych podstron na bazie treści przygotowanych przez specjalistów FIEGE.
4. Szkolenia i wsparcie. Przeznaczone dla redaktorów i administratorów intranetu, a także wsparcie powdrożeniowe.
5. Konfiguracja Viva Engage i utworzenie grup dyskusyjnych.

Wdrożenie intranetu znacząco poprawiło komunikację wewnętrzną w firmie FIEGE.  

Na podstawie ankiety przeprowadzonej po wdrożeniu, pracownicy ocenili intranet na 4,3 w 5-stopniowej skali, co świadczy o bardzo pozytywnym odbiorze.

Jakie pozytywne skutki przyniosło wdrożenie intranetu Microsoft SharePoint?

‍W kolejnych etapach rozwoju FIEGE planuje dalszą rozbudowę intranetu, tak aby jeszcze lepiej odpowiadał na rzeczywiste potrzeby pracowników w całej organizacji.

To właśnie oni, jako główni użytkownicy, wyznaczają kierunek zmian – wskazując, jakie informacje i funkcjonalności są dla nich najbardziej istotne.

W szczególności firma kładzie nacisk na tworzenie przestrzeni, które – przy zachowaniu spójności na poziomie globalnym – będą uwzględniały specyfikę poszczególnych lokalizacji. Celem jest zapewnienie, by każdy zespół, niezależnie od miejsca, miał dostęp do treści i narzędzi relewantnych z jego punktu widzenia.  

Dzięki temu intranet ma szansę stać się nie tylko centralnym kanałem komunikacji wewnętrznej, ale również platformą wzmacniającą lokalną tożsamość oraz wspierającą codzienną pracę w zróżnicowanych środowiskach operacyjnych.

Dobra komunikacja wewnętrzna to podstawa

Projekt realizowany w FIEGE z naszym Supremowym udziałem pokazuje, że tak, jak sprawna logistyka jest kluczowa dla dostarczania towarów na czas, tak dobrze zaplanowana komunikacja jest niezbędna do sprawnego działania organizacji.

To fascynująca historia o tym, jak technologia może zrewolucjonizować komunikację wewnętrzną w dużej firmie logistycznej w zaledwie kilka miesięcy.