Change Management i adopcja rozwiązań IT

Zarządzanie zmianą to nieodłączna część życia każdej firmy. Nie pozwól, aby trwająca w Twojej organizacji transformacja cyfrowa wymknęła się spod Twojej kontroli. Ustal strategię, wyznacz cele i zadbaj o przemyślaną komunikację. Wesprzemy Cię w działaniach adopcyjnych Microsoft 365, aby Twoja firma była nowoczesnym środowiskiem pracy.

Trudności związane z wdrożeniem pakietu Microsoft 365

Część firm, z którymi współpracujemy w ramach zarządzania zmianą, doświadczyło wcześniej określonego rodzaju trudności. Dobrze obrazuje to przykład dużej organizacji, która postanowiła w 2019 roku zakupić za naszym pośrednictwem licencje Office 365 (teraz Microsoft 365) dla swoich pracowników. Właściciel firmy poprosił nas o techniczne wdrożenie nowych narzędzi do pracy, ale bez pakietu szkoleń dla pracowników. Użytkownicy z dnia na dzień musieli zmienić narzędzia, które do tej pory wykorzystywali w pracy nie rozwijając umiejętności, jak z nich efektywnie korzystać. Niestety już w pierwszych tygodniach pojawiły się głosy, że oprogramowanie, które wdrożyliśmy nie działa tak, jak powinno, a użytkownicy nie chcą z niego korzystać. Na szczęście trenerzy Supremo stanęli na wysokości zadania i przeprowadzili cykl warsztatów. Pracownicy szybko nadrobili zaległości w wiedzy o nowych rozwiązaniach i przekonali się, jakie możliwości i funkcje aplikacji były przed nimi wcześniej "ukryte".

Zarządzanie zmianą i adopcja usług w projektach wdrożeniowych Microsoft 365

Czy wdrożenie produktu, usług czy systemu jest równoznaczne z sukcesem projektu? Przedstawiona przez nas historia dotyczy wielu organizacji, które wprowadzają zmiany nie angażując w nie pracowników.

Zaimplementowanie nawet najbardziej innowacyjnych rozwiązań bez zaangażowania finalnych użytkowników jest jak wybudowanie statku, na którym nie ma załogi. Postawienie żagli pozwoli utrzymać się na powierzchni wody przez jakiś czas, ale nigdy nie pozwoli na opuszczenie portu.

Zasada „zaimplementuj, a będą korzystać” nie działa. Pracownicy sami się nie nauczą korzystania z bardziej zaawansowanych funkcji i dostosowywania narzędzia do swojego charakteru pracy lub realizowanego zadania. Wdrożenie pakietu Microsoft 365 w krwioobieg organizacji oznacza zmianę w dotychczasowym zachowaniu. To coś więcej niż tylko zestaw produktów, to zasadniczo inny sposób i kultura pracy.

Czym jest zarządzanie zmianą w digitalizacji?

Zmiana technologiczna dotyka nie tylko systemowych i narzędziowych aspektów pracy. Na jej całokształt wpływa m.in. lokalizacja siedziby firmy, struktura organizacyjna, nastawienie, przekonania, wartości czy zachowania pracowników. Wiemy na pewno, że ludzie nie zmieniają się automatycznie, a opór na zmiany, rzeczy nowe jest naturalną, ludzką reakcją. W celu jego przezwyciężenia potrzeba czasu i podjęcia konkretnych działań. Warto pamiętać, że ludzie są różni, dlatego zmiana nigdy nie będzie jednakowa dla wszystkich.

Zarządzanie zmianą jest zastosowaniem ustrukturyzowanego podejścia i narzędzi. Poprzez zapewnienie przyswojenia i stosowania nowych rozwiązań technologicznych przez pracowników możliwe jest osiągnięcie założonych celów i korzyści biznesowych. Na końcowy sukces składa się technologia oraz zmiana w podejściu pracowników.

Jako Supremo przeprowadziliśmy wiele firm przez proces zmiany. Jesteśmy firmą, która wesprze Cię w transformacji cyfrowej. Łączymy techniczne aspekty wdrożenia z pomocą w adaptacji do zmian i rozwijaniu umiejętności cyfrowych.

Co sprawia, że jesteśmy skuteczni?

W efektywnym wdrażaniu zmian na poziomie indywidualnym, jak i organizacji stosujemy metodykę zarządzania zmianą. Model Prosci ADKAR to najbardziej znany sposób i najszerzej stosowany na świecie model przeprowadzania transformacji w organizacjach. Prosci opiera się na spostrzeżeniu, że zmiana zachodzi na poziomie pracowników. Efektywne wdrożenie zapewnia ADKAR. Model ten oferuje ustrukturyzowane podejście, wskazuje, że każda osoba powinna przejść przez 5 faz:

• Awarness - świadomość potrzeby zmiany
• Desire - chęć wspierania zmiany
• Knowledge - wiedza jak zmieniać
• Ability - umiejętność demonstrowania odpowiednich kompetencji i zachowań
• Reinforcement - utrwalanie, aby utrzymać zmianę

Etapy zarządzania zmianą w organizacji:

• Analiza i diagnozaPrzeprowadzamy wstępne badania, co pozwala nam na określenie kluczowych celów i interesariuszy transformacji.
• Projektowanie strategiiDefiniujemy sponsorów, określamy miary sukcesu oraz projektujemy plan komunikacji, szkoleń i wiemy, jak utrwalać wiedzę. Sprawnie zarządzamy oporem pracowników, dzięki wypracowanym scenariuszom wykorzystania narzędzi Microsoft 365.
• Wsparcie wykonaniaProwadzimy działania komunikacyjne wraz z kampanią marketingową. Wdrażamy plan działania sponsorów oraz menedżerów wraz z dedykowanymi dla nich szkoleniami i warsztatami Design Thinking. Posiadamy dedykowane rozwiązanie do utrwalania wiedzy wśród użytkowników np. Uniwersytet 365, QuiS.
• Wsparcie powdrożenioweZbieramy i analizujemy informację zwrotną. Diagnozujemy problemy i zarządzamy oporem. Na tej podstawie wdrażamy działania korygujące.

Osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie zmianą w naszych szeregach są certyfikowani trenerzy. Nie tylko doskonale znają narzędzia Microsoft 365, ale przede wszystkim koncentrują się na ludzkiej stronie zmiany. To dzięki nim zmienisz swoje podejście. Przekonają Cię, że zaangażowanie użytkowników i przyswojenie przez nich nowych rozwiązań przyczyni się do sukcesu wdrożenia. Tym samym możesz być pewny szybkiego dostrzeżenia korzyści biznesowych.

Co proponujemy?

• Nowatorskie podejścieKażdy zespół, system pracy oraz wdrażana usługa jest inna. Podobnie jak nasze projekty są zawsze dostosowane do realiów i indywidualnych potrzeb Twojej organizacji.
• Wykwalifikowani trenerzy z doświadczeniemOd początku do końca projektu przejmą stery projektu. W połączeniu z Twoim zaangażowaniem możesz spodziewać się szybkich owoców współpracy!  
• Scenariusze i sprawdzone praktykiZaproponujemy Ci w jaki sposób wykorzystywać Microsoft Teams, Yammer i pozostałe aplikacje. Uporządkujesz swój intranet, ograniczysz ilość wysyłanych maili oraz skonsolidujesz swoje narzędzia pracy.
• Narzędzia wspierające użytkownikówNasza autorska aplikacja Uniwersytet 365 z chatbotem i bazą najczęściej zadawanych pytań posłuży Twoim pracownikom jako encyklopedia na temat Microsoft 365. Z kolei aplikacja QuiS sprawdzi ich wiedzę i wygeneruje specjalny certyfikat! Dodatkowo możesz skorzystać z naszego supportu. Nasz specjalista od Microsoft 365 będzie odpowiadał na wątpliwości i pytania użytkowników.
• Kampania marketingowa i działania wspierająceStworzymy logotyp i hasło kampanii. W zależności od budżetu jakim dysponujesz zadbamy o gadżety dla pracowników, materiały cyfrowe i wyróżnimy ambasadorów projektu. Zaangażujemy Twoich pracowników do współdziałania i nauki poprzez warsztaty szkoleniowe oraz grywalizację. Specjalnie dla Ciebie możemy zorganizować live event z gościem specjalnym, podczas którego będziesz świętować końcowy sukces transformacji cyfrowej.  
• Komunikacja inna niż wszystkieO wszystkich wydarzeniach i działaniach poinformujemy za pomocą specjalnie dedykowanej dla Twojej firmy komunikacji przy użyciu wszystkich możliwych kanałów!
• Działamy stacjonarnie i onlineTwoja organizacja ma kilka siedzib? Twoi pracownicy pracują zdalnie, w trybie hybrydowym? Wybierz najbardziej optymalną formę prowadzonych działań dla swojej organizacji. Zapewniamy, że niezależnie od przyjętej konwencji każdy z pracowników doświadczy zmiany.

Patrząc w przyszłość, działaj już dziś! Transformacja cyfrowa to bardzo nośne hasło, lecz jej końcowy rezultat uzależniony jest od przemyślanego Zarządzania Zmianą.

Działania zorientowane wokół pracowników są szansą na poznanie przez nich nowego oprogramowania oraz wzrost efektywności wykonywanych przez nich obowiązków. W zmianę należy się angażować, tylko wtedy możliwe jest odblokowanie potencjału Twojego zespołu!