Ile czasu Twój zespół traci na szukanie aktualnych wersji dokumentów? Microsoft Loop to rewelacyjne narzędzie dostępne w Microsoft 365 dla firm, które z powodzeniem zastępuje wiele dodatkowo płatnych, zewnętrznych aplikacji. Łączy komunikację, dokumenty i zadania, pozwalając zespołom efektywniej pracować nad projektami.

Wypróbuj Microsoft Loop i zobacz, jak może usprawnić realizację projektów w Twojej firmie.

Czym jest Microsoft Loop?

Loop jest bez wątpienia jedną z najciekawszych aplikacji w portfolio Microsoft. Tym, co wyróżnia ją na tle innych narzędzi do współpracy, jest jej trójwarstwowa struktura.

1. Przestrzenie robocze – centrum każdego projektu, gdzie wszystkie dokumenty, notatki i zadania są uporządkowane w przejrzysty sposób.
2. Strony w Loop – dynamiczne dokumenty, które są stale aktualizowane wraz z postępem prac nad projektem.
3. Komponenty – innowacyjny element Loop. To poszczególne fragmenty projektów, które można współdzielić między różnymi aplikacjami Microsoft 365. Przykład: pracujesz w Microsoft Teams? Wklej tabelę z zadaniami do czatu, a zespół będzie w stanie ją edytować bez opuszczania rozmowy.

Każda zmiana wprowadzona przez członka zespołu jest natychmiast widoczna dla pozostałych użytkowników. W jednym miejscu można połączyć tabelę z budżetem, harmonogram działań, a poniżej dodać sekcję z pomysłami zespołu. Elementy pozostają aktywne i gotowe do edycji.

‍

‍

Jak działa Microsoft Loop?

Wyobraź sobie, że w poniedziałkowy poranek zespół marketingu rozpoczyna pracę nad nową kampanią. Lider tworzy przestrzeń projektową w Loop, gdzie od razu pojawiają się wszystkie potrzebne elementy: brief, harmonogram i budżet. Grafik dodaje pierwsze projekty, copywriter wprowadza teksty, a project manager na bieżąco nanosi poprawki.

Co się dzieje ze wszystkimi zmianami w Microsoft Loop?

Loop automatycznie je synchronizuje. Gdy ktoś aktualizuje element z harmonogramem podczas spotkania w Microsoft Teams, zmiany są widoczne natychmiast dla całego zespołu – niezależnie od tego, czy pracują w Outlook, SharePoint czy bezpośrednio w Loop.

Microsoft Loop sprawdza się zarówno w biurze, jak i przy home office

Loop to zaawansowane narzędzie do współpracy zdalnej. Aplikacja automatycznie tworzy notatki ze spotkań jako komponenty, które można edytować wspólnie z uczestnikami projektu. Zadania przydzielone podczas spotkania trafiają bezpośrednio do harmonogramu projektu, a odpowiedzialne osoby otrzymują powiadomienia.
‍

Loop automatycznie generuje raporty postępu na podstawie aktywności zespołu

Dzięki przejrzystym pulpitom i automatycznym powiadomieniom o wiele prościej zarządzać zespołem online. Kierownicy projektów mogą tworzyć spersonalizowane widoki dla różnych interesariuszy, prezentując najważniejsze wskaźniki i kamienie milowe projektu.

Co z bezpieczeństwem danych w Loop?  

Loop jako element środowiska Microsoft 365 zapewnia pełną ochronę – od szyfrowania po kontrolę dostępu.  

Administrator systemów IT, ale również później osoba zakładająca nową przestrzeń w Loop, może precyzyjnie określić, kto i w jakim zakresie ma prawo korzystać z poszczególnych jej elementów.  

Loop spełnia też wszystkie wymogi RODO oraz innych regulacji dotyczących ochrony danych.

Kto może korzystać z Microsoft Loop?

Microsoft Loop znajduje zastosowanie w różnych działach firm.  

1. HR często wykorzystuje tę aplikację do zarządzania procesami rekrutacyjnymi i onboardingowymi.  
2. Zespoły marketingowe mogą tworzyć w niej kampanie czy też materiały promocyjne.  
3. Z kolei działy sprzedaży organizują dane o klientach, śledząc realizację swoich celów.

Loop szczególnie dobrze sprawdza się w zespołach:

• projektowych – w koordynacji zadań,
• kreatywnych – podczas burz mózgów,
• growth/development – przy planowaniu rozwoju produktów lub usług,
• finansowych – między innymi do tworzenia raportów.

‍

‍

Z czym może pomóc Microsoft Loop? 3 funkcje, które warto znać

Microsoft Loop usprawnia pracę na różne sposoby.

1. Pozwala płynnie pracować nawet 50 osobom przy jednym projekcie w czasie rzeczywistym. Aplikacja dobrze zarządza „konfliktami” edycji. Dzięki temu zespoły mogą wspólnie edytować dokumenty, komentować zmiany i prowadzić dyskusje bezpośrednio w kontekście konkretnych elementów projektu.
2. Oferuje inteligentne szablony, które przyspieszają start nowych projektów. Znajdziesz w nich predefiniowane struktury dokumentów, listy zadań i harmonogramy, które można łatwo dostosować do konkretnych wymagań.
3. Zapewnia komponenty, które można wykorzystywać w różnych aplikacjach Microsoft 365. Współdzielenie treści i zadań odbywa się w czasie rzeczywistym, bez opóźnień czy problemów z synchronizacją różnych wersji.

Komponenty działają tak samo niezależnie od miejsca, w których się ich użyje – czy to w wiadomości e-mail, czacie Microsoft Teams, czy dokumencie SharePoint. Pozwala to łatwo rozwiązać potencjalny problem rozproszenia informacji i zachować spójność w komunikacji projektowej.

Co zyskujesz z Microsoft Loop? Jakie narzędzia może zastąpić?

Loop eliminuje potrzebę korzystania z wielu osobnych aplikacji do prowadzenia projektów i współpracy.  

Może zastąpić m.in. narzędzia do tworzenia notatek, przydzielania zadań czy porządkowania plików. W praktyce może służyć jako alternatywa dla wielu aplikacji i rozwiązań do śledzenia postępów oraz przygotowywania materiałów projektowych, takich jak: Notion, Asana, Trello czy Quip.

Do zalet Loop należy też oczywiście pełna integracja z Microsoft 365. Dzięki temu Twój zespół może korzystać z funkcji edycji dokumentów Office bezpośrednio w Loop, współdzielić kalendarze i zarządzać uprawnieniami w ramach jednego ekosystemu.

Podsumowując, aplikacja Loop zapewnia: ‍

• stworzenie jednego, centralnego miejsca dla materiałów projektowych,
• synchronizację z aplikacjami Microsoft 365,
• dostęp z dowolnego urządzenia,
• zaawansowane opcje udostępniania projektów,
• automatyczne kopie zapasowe,
• zgodność z polityką bezpieczeństwa firmy,
• integrację z istniejącymi procesami biznesowymi,
• skalowalność wraz z rozwojem organizacji.

‍

Zacznij współpracę z Supremo – Rekomendowanym Partnerem Microsoft

Wdrożenie Microsoft Loop, jako elementu Microsoft 365, wymaga przemyślanego podejścia i znajomości specyfiki organizacji. Nasi specjaliści pomogą zaplanować proces implementacji, a następnie przeszkolą Twoich pracowników z nowych aplikacji oraz ich funkcjonalności.

Skontaktuj się z nami, by omówić możliwości usprawnienia pracy Twojej firmy!