Osoby wchodzące dziś na rynek pracy lub dołączające do nowej organizacji oczekują, że firmowe technologie będą równie proste i dostępne jak rozwiązania, z których korzystają poza pracą. Chcą szybko znaleźć konkretną informację, sprawnie kontaktować się z zespołem, pracować z różnych urządzeń i korzystać z AI w jasno określonych ramach. Dla pracodawcy oznacza to konieczność zaprojektowania cyfrowego miejsca pracy wokół potrzeb użytkownika, a nie odhaczenie listy wdrożonych aplikacji.
Czego m.in. dowiesz się z tego artykułu?
Czytaj dalej i sprawdź, jakie oczekiwania wobec cyfrowego miejsca pracy coraz częściej pojawiają się w zespołach oraz jak wpływają na sposób projektowania firmowego środowiska pracy.
Nowi pracownicy oceniają firmę nie tylko przez pryzmat stanowiska, wynagrodzenia czy benefitów. Już od pierwszych dni zwracają uwagę na to, czy cyfrowe środowisko ułatwia im wejście w obowiązki, współpracę z zespołem i samodzielne docieranie do potrzebnych informacji.
Nowe standardy pracy dotyczą dziś zespołów złożonych z osób o różnym doświadczeniu zawodowym i technologicznym. Różnice pokoleniowe są przy tym ważnym kontekstem, ale nie kluczowym elementem – nie powinny stanowić głównej osi analizy.
W praktyce liczy się przede wszystkim codzienne doświadczenie:
Jeśli już na początku trzeba pytać kilka osób o właściwy dokument, przeszukiwać rozproszone foldery albo logować się do niespójnych systemów, szybko ujawnia się różnica między obietnicą nowoczesnej organizacji a rzeczywistym sposobem pracy.
Nie oznacza to jednak, że „nowe pokolenia” tworzą jednorodną grupę. Oczekiwania pracowników zależą również od roli, etapu kariery, wcześniejszych doświadczeń i stylu pracy.
Mimo tych różnic powtarza się kilka potrzeb: intuicyjna obsługa, szybki dostęp do wiedzy, ciągłość pracy niezależnie od miejsca, bieżąca informacja zwrotna oraz możliwość odpowiedzialnego korzystania z AI. Warto więc spojrzeć na nie w szerszym kontekście zespołu wielopokoleniowego.
Oczekiwania nowych pracowników nie pojawiają się w próżni.
Współczesne zespoły tworzą osoby, które rozpoczynały pracę w zupełnie innych warunkach. Dotyczy to również Supremo: pracują u nas zarówno osoby urodzone w latach 70., jak i po 2000 roku. Jedni pamiętają biura bez komputerów, internetu, komunikatorów i chmury, dla innych aplikacje mobilne, współdzielenie plików, szybkie wyszukiwanie informacji czy wsparcie AI są naturalnym punktem odniesienia i podstawą działania.
Podział na baby boomers, pokolenie X, millenialsów i generację Z pomaga zrozumieć, z jak różnymi doświadczeniami spotykają się oczekiwania najmłodszych osób. Nie powinien jednak zastępować rozmowy z użytkownikami. Wiek nie przesądza o biegłości cyfrowej, otwartości na zmianę ani preferowanym sposobie komunikacji. Większe znaczenie mogą mieć rola zawodowa, wcześniejsze doświadczenia, dostępność szkoleń czy codzienny kontakt z technologią.
Oczekiwania najmłodszych pracowników nie oznaczają, że firma potrzebuje osobnego cyfrowego miejsca pracy dla każdej generacji. Potrzebuje jednego środowiska, które zapewnia kilka dróg do tego samego celu:
Microsoft 365 pozwala połączyć te elementy, ale rozwiązania trzeba projektować na podstawie rzeczywistych scenariuszy i badań użytkowników, a nie stereotypów związanych z datą urodzenia.
Oczekiwania wobec cyfrowego miejsca pracy najlepiej widać w codziennych sytuacjach: podczas szukania informacji, współpracy nad dokumentami, przechodzenia między urządzeniami czy kontaktu z firmą. Pracownicy nie oceniają przy tym pojedynczych aplikacji, lecz całe doświadczenie – od momentu pojawienia się potrzeby, do wykonania zadania.
Pracownicy przyzwyczajeni do prostych aplikacji konsumenckich oczekują podobnej logiki w pracy.
Chcą szybko znaleźć właściwe miejsce, zrozumieć sposób działania narzędzia i wykonać zadanie bez każdorazowego pytania działu IT. Nie oznacza to, że firmowe rozwiązania mają być pozbawione zasad. Powinny natomiast prowadzić użytkownika po logicznie zaprojektowanym środowisku.
Przykład: Gdy użytkownik zamawia produkt w sklepie internetowym, aplikacja prowadzi go od wyszukania produktu przez wybór wariantu aż do płatności. Nie wymaga znajomości struktury systemu ani instrukcji do każdej czynności. Podobnego doświadczenia oczekuje w pracy: wejście do Teams, intranetu SharePoint lub panelu pracownika powinno od razu podpowiadać, gdzie rozpocząć zadanie, znaleźć potrzebną usługę albo przejść do kolejnego kroku.
Nowa osoba nie zna jeszcze nieformalnej mapy organizacji: nie wie, kto przechowuje dany plik, w którym zespole opublikowano procedurę ani czy wersja na dysku współdzielonym jest aktualna.
Oczekuje jednego, wiarygodnego punktu dostępu do wiedzy, jasnego nazewnictwa oraz wyszukiwania obejmującego zasoby, do których ma uprawnienia.
Przykład: Prywatnie użytkownik wpisuje pytanie w wyszukiwarce lub nazwę produktu w aplikacji i otrzymuje wyniki uporządkowane według trafności. Nie musi wiedzieć, na którym dysku czy folderze znajduje się treść, ani kto ją opublikował. W pracy podobny mechanizm powinien pozwalać wpisać „wniosek urlopowy”, „polityka pracy zdalnej” lub nazwę projektu i dotrzeć do właściwego, aktualnego zasobu w SharePoint, Teams lub innym systemie, do którego użytkownik ma dostęp.
Praca z biura, domu, podczas podróży czy na urządzeniu mobilnym nie powinna wymagać odtwarzania kontekstu od początku ani zniechęcać już z zasady do podejmowania aktywności poza biurem. Liczy się dostęp do tych samych rozmów, plików, zadań i aktualności niezależnie od miejsca – oczywiście zgodnie z politykami bezpieczeństwa organizacji.
Przykład: Aplikacja streamingowa pozwala rozpocząć odtwarzanie na telefonie i kontynuować je na komputerze lub telewizorze bez ponownego wyszukiwania materiału. W pracy podobna ciągłość oznacza, że rozmowa rozpoczęta w Teams na laptopie, dokument otwarty w aplikacji mobilnej i zadanie sprawdzane poza biurem pozostają dostępne w tym samym kontekście, z zachowaniem firmowych zasad bezpieczeństwa.
Cyfrowe miejsce pracy ma nie tylko przechowywać dokumenty. Powinno pomagać rozumieć decyzje, śledzić zmiany, zadawać pytania i poznawać osoby spoza najbliższego zespołu. To szczególnie ważne podczas onboardingu, gdy poczucie orientacji i przynależności dopiero się buduje.
Przykład: W komunikatorze użytkownik widzi historię rozmowy, reakcje i informację, że wiadomość dotarła. W aplikacji społecznościowej może zadać pytanie społeczności lub śledzić aktualizacje interesującego go tematu. W firmie podobne oczekiwanie przekłada się na dostęp do kontekstu ustaleń w Teams, możliwość zadania pytania w Viva Engage oraz czytelne komunikaty liderów i aktualności publikowane w ustalonym miejscu.
Dobrze zaprojektowane cyfrowe miejsce pracy nie może już być zbiorem odseparowanych od siebie aplikacji. Każde narzędzie ma określoną rolę, a użytkownik powinien wiedzieć, gdzie:
Teams może łączyć rozmowy, spotkania, pliki i aplikacje potrzebne zespołowi.
Dla nowego pracownika oznacza to prostsze wejście w rytm pracy: historia ustaleń pozostaje dostępna, dokument może być omawiany w swoim kontekście, a spotkanie nie kończy się wraz z zamknięciem połączenia.
Warto jednak zadbać o zasady tworzenia zespołów i kanałów. Bez nich przestrzeń szybko staje się równie trudna do nawigacji jak sieć rozproszonych folderów.
SharePoint może pełnić funkcję intranetu, bazy wiedzy i warstwy zarządzania treścią.
To tutaj organizacja może publikować procedury, aktualności, materiały działowe, strony projektowe i uporządkowane biblioteki dokumentów. Dobrze zaplanowana architektura informacji pomaga pracownikowi odróżnić oficjalną politykę od roboczej notatki i ogranicza zależność od wiedzy przekazywanej wyłącznie ustnie.
OneDrive sprawdza się jako przestrzeń na pliki robocze konkretnej osoby, podczas gdy materiały zespołowe powinny trafiać do odpowiednich zasobów SharePoint i Teams.
Współtworzenie dokumentów w aplikacjach Microsoft 365 ogranicza przesyłanie kolejnych załączników i pomaga pracować na jednej wersji materiału. Dla użytkownika różnica jest praktyczna: mniej czasu poświęca na ustalanie, który plik jest aktualny.
Warstwa doświadczenia pracownika wykracza poza produktywność pojedynczego zespołu.
Microsoft Viva łączy komunikację, zasoby, społeczności, naukę i informacje wspierające codzienną pracę w środowisku Microsoft 365 i Teams.
Viva Connections może zapewnić spersonalizowany dostęp do aktualności, zasobów i najczęściej wykonywanych czynności.
Panel z kartami może prowadzić m.in. do materiałów onboardingowych, formularzy, benefitów, szkoleń czy systemów dziedzinowych. Z perspektywy nowej osoby ważne jest to, że nie musi od razu poznawać całej struktury intranetu, aby wykonać podstawowe zadania.
Teams wspiera przede wszystkim współpracę operacyjną, natomiast Viva Engage może rozwijać społeczności zainteresowań, komunikację liderów i wymianę wiedzy w skali organizacji.
Dzięki temu pracownik otrzymuje przestrzeń do zadawania pytań, poznawania inicjatyw oraz nawiązywania kontaktów poza własnym działem.
Dostęp do treści szkoleniowych w środowisku, w którym pracownik już wykonuje zadania, ułatwia łączenie nauki z praktyką. Ma to znaczenie zarówno podczas wdrożenia, jak i później, gdy zmieniają się procesy, narzędzia lub zakres obowiązków.
Kluczowe jest jednak ograniczenie liczby miejsc, w których firma publikuje te same komunikaty. Każdy kanał powinien mieć czytelną funkcję, a ważne informacje – właściciela, termin aktualizacji i jasno określoną grupę odbiorców.
Coraz ważniejszym elementem cyfrowego miejsca pracy jest możliwość korzystania z AI do wyszukiwania informacji, podsumowywania treści, przygotowywania pierwszych wersji materiałów czy porządkowania spotkań.
Microsoft 365 Copilot może wspierać te zadania w aplikacjach, które pracownicy już znają, oraz pracować na informacjach dostępnych danemu użytkownikowi w środowisku organizacji.
Przykład: Prywatnie użytkownik może poprosić asystenta AI o streszczenie długiego tekstu, propozycję planu lub uporządkowanie informacji zamiast wykonywać każdy krok ręcznie. W pracy oczekuje podobnego wsparcia w znanych aplikacjach: podsumowania spotkania, zebrania najważniejszych punktów z dokumentu lub przygotowania pierwszej wersji treści. Różnica polega na tym, że w środowisku firmowym potrzebuje również jasno określonych zasad dotyczących danych, weryfikacji odpowiedzi i odpowiedzialności za efekt.
To zmienia oczekiwania wobec firmy. Pracownik nie chce tylko otrzymać licencji. Potrzebuje jasnej odpowiedzi na 3 pytania.
Jeśli dokumenty są nieaktualne, uprawnienia zbyt szerokie, a wiedza rozproszona, AI nie rozwiąże automatycznie tych problemów.
Dlatego przygotowanie organizacji powinno obejmować porządkowanie treści, zarządzanie dostępem, polityki bezpieczeństwa w chmurze oraz edukację użytkowników. Nowoczesne doświadczenie pracy powstaje wtedy, gdy AI jest osadzone w dobrze zaprojektowanych procesach, a człowiek pozostaje odpowiedzialny za ocenę rezultatów i decyzje.
Pierwsze tygodnie pokazują, czy cyfrowe środowisko zostało zaprojektowane z perspektywy użytkownika. Dobrze przygotowana aplikacja onboardingowa w Microsoft 365 może połączyć w jednym logicznym procesie.
Przykład: Po pierwszym uruchomieniu aplikacji bankowej lub zakupowej użytkownik otrzymuje krótkie wskazówki, wykonuje kolejne kroki i od razu widzi, co zostało zakończone. Podczas onboardingu oczekuje podobnej przejrzystości: planu pierwszych dni, listy zadań, najważniejszych kontaktów oraz jednego miejsca, z którego przejdzie do dokumentów, szkoleń i firmowych systemów.
Warto, żeby nowozatrudniona osoba, widziała na swojej drodze w firmie:
Warto projektować tę ścieżkę dla konkretnych ról, a nie dla abstrakcyjnego „każdego pracownika”. Osoba zatrudniona w sprzedaży, specjalista pracujący w zakładzie produkcyjnym i członek zespołu finansowego potrzebują innych informacji, urządzeń czy punktów dostępu.
Personalizacja nie musi oznaczać tworzenia osobnego systemu dla każdej grupy. Często wystarczy odpowiednie kierowanie treści, uporządkowany panel oraz spójne nadawanie uprawnień.
Projekt cyfrowego miejsca pracy nie powinien zaczynać się od listy dostępnych funkcji. Lepiej rozpocząć od sytuacji, w których pracownik traci czas, kontekst lub pewność, że działa właściwie.
Nowe pokolenia oczekują cyfrowego miejsca pracy, które jest intuicyjne, spójne i dostępne. Chcą szybko odnajdywać informacje, rozumieć kontekst decyzji, współpracować bez mnożenia kopii dokumentów i korzystać z AI w sposób bezpieczny oraz praktyczny. To właśnie ich wejście do organizacji podnosi poprzeczkę dla całego środowiska pracy. Rozwiązania odpowiadające na te potrzeby mogą jednocześnie ułatwiać pracę pozostałym osobom w zespole.
Microsoft 365 daje podstawy do zbudowania takiego środowiska, łącząc współpracę w Teams, wiedzę i intranet w SharePoint, doświadczenia pracowników w Microsoft Viva oraz wsparcie AI w Microsoft 365 Copilot. Wartość nie wynika jednak z liczby uruchomionych aplikacji. Powstaje wtedy, gdy pracownik otrzymuje prostą i wiarygodną drogę od potrzeby do działania.
Daj nam znać, jeśli chcesz uporządkować cyfrowe miejsce pracy, zaplanować nowoczesny intranet lub przygotować organizację do korzystania z Microsoft 365 Copilot. Nasi eksperci z Supremo mogą pomóc przełożyć potrzeby pracowników na spójną architekturę, zasady i scenariusze wdrożeniowe. Zaufaj Rekomendowanemu Partnerowi Microsoft!
.avif)
