E-maile są niezastąpionym narzędziem komunikacji. Korespondencja mailowa to nieodłączny element pracy – niezależnie od tego, czy chodzi o nawiązywanie kontaktów, negocjowanie warunków, wysyłanie ofert, czy informowanie o postępach w projektach.
Jednak pisanie e-maili może być czasochłonne, nudne i stresujące. Zwłaszcza wtedy, gdy trzeba odpowiadać na wiele wiadomości w krótkim czasie. Co zrobić, aby ułatwić sobie tę część obowiązków? Czy istnieje sposób na zautomatyzowanie lub usprawnienie tworzenia e-maili biznesowych? Odpowiedź brzmi: TAK! Dzięki usłudze Microsoft Copilot.
Czego m.in. dowiesz się z tego artykułu?
W prawym górnym rogu Edge’a znajdziesz ikonę, która wysuwa okno chatu. Z kolei biznesowa opcja czatu Copilot (Bing Chat Enterprise) to jeszcze lepsza wersja tej popularnej usługi. W wariancie tym dane Twojej firmy są chronione i nie służą do trenowania modelu sztucznej inteligencji. Zatem do dzieła!
Właściwie i szczegółowo napisany prompt to podstawa dobrego e-maila. Odpowiednio przygotowane polecenie – czy w bezpośrednim tłumaczeniu – podpowiedź, które wpisujemy w okno chatu, zawsze jest podstawą wyniku, czyli w tym przypadku dobrze napisanego e-maila przez AI. Pamiętaj, że to nadal od Ciebie zależy, co chcesz przekazać. Im więcej informacji podasz, tym wiadomość będzie lepiej dopasowana do odbiorcy.
Poniższych kilka wskazówek, jak napisać dobry prompt oraz przykładów stworzonych e-maili. Przydadzą Ci się one również w trakcie korzystania z chatu Copilot, który bazuje na sztucznej inteligencji Microsoft.
🟠 Największą zmianą w porównaniu do korzystania z wyszukiwarek internetowych jest to, że musisz podać istotne szczegóły dotyczące efektu, jaki chcesz osiągnąć. W przypadku tradycyjnego wyszukiwania przyzwyczailiśmy się do wpisywania zwięzłych słów lub fraz. Następnie otrzymywaliśmy listę wyników z linkami. W przypadku korzystania z AI wpisywanie rozszerzonych zapytań (promptów) w formie opisowej daje lepsze odpowiedzi.
🟠 Napisz, jak ma wyglądać efekt – może to być lista punktowana, akapit, cały artykuł, post na social media, e-mail. W tym artykule skupimy się na przygotowaniu skutecznego prompta pod e-mail biznesowy.
🟠 Określ styl, w jakim ma być napisana wiadomość: profesjonalny, swobodny, oficjalny.
Treść prompta:
Napisz e-mail z odpowiedzią odmowną i podziękowaniem za udział w procesie rekrutacji na stanowisko project managera – w swobodnym, bezpośrednim stylu, zwracając się do odbiorcy na „Ty”. Jako przyczynę odmowy podaj wybranie innego, lepiej dopasowanego kandydata pod względem doświadczenia.
Odpowiedź Microsoft AI:
Witaj,
dziękujemy za udział w procesie rekrutacji na stanowisko project managera w naszej firmie. Przepraszamy za opóźnienie w przekazaniu Ci informacji zwrotnej.
Niestety, musimy Cię poinformować, że nie zostałeś wybrany do dalszego etapu. Decyzja ta nie była łatwa, ponieważ doceniamy Twoje kwalifikacje i umiejętności. Jednak po dokładnej analizie wszystkich aplikacji, zdecydowaliśmy się na innego kandydata, który lepiej pasował do naszych oczekiwań pod względem doświadczenia w zarządzaniu projektami.
Nie odbieraj tego jako porażki, lecz jako szansę na rozwój i poszukiwanie nowych wyzwań. Mamy nadzieję, że nie zniechęci Cię to do aplikowania do nas w przyszłości, jeśli pojawi się odpowiednia oferta.
Życzymy Ci powodzenia w dalszej karierze zawodowej i dziękujemy za zainteresowanie naszą firmą.
Z poważaniem
Zespół rekrutacyjny
🟠 W prompcie warto napisać, do jakiego odbiorcy ma być skierowany tekst. Wtedy styl i ton wypowiedzi będą odpowiednio dopasowane.
🟠 Możesz również dodać dalsze sugestie, np. co do formy treści.
Treść kolejnego prompta, zmieniającego styl:
Skróć wyżej przygotowany mail do 3 zdań, napisz jak do bardzo konkretnej i zapracowanej osoby.
Odpowiedź Microsoft AI:
Przepraszamy, ale nie dostałeś się na stanowisko project managera. Wybraliśmy innego kandydata, który miał więcej doświadczenia. Dziękujemy za aplikację i życzymy powodzenia.
🟠 Dodawaj następne sugestie zmian – aż do momentu, kiedy efekt będzie zgodny z tym, czego potrzebujesz.
Treść prompta:
Napisz powyższy mail w bardziej przyjaznym tonie.
Odpowiedź Microsoft AI:
Witaj,
mamy dla Ciebie wiadomość dotyczącą rekrutacji.
Nie zakwalifikowałeś się do następnego etapu rekrutacji na stanowisko project managera. Była to trudna decyzja, jednak znaleźliśmy osobę, która miała więcej doświadczenia w zarządzaniu projektami i lepiej pasowała do naszego zespołu.
Nie martw się, to nie koniec świata. Masz wiele talentów i umiejętności, które na pewno przydadzą Ci się w innej pracy. Może kiedyś spotkamy się ponownie, jeśli zechcesz spróbować swoich sił w naszej firmie.
Trzymamy za Ciebie kciuki i dziękujemy za zainteresowanie naszą ofertą.
Pozdrawiamy
Zespół rekrutacyjny
Jeśli ogólny efekt będzie dla Ciebie zadowalający, ale do zmiany pozostaną drobne elementy, możesz je zmieniać samodzielnie. Warto dodać też coś od siebie – osobiste podziękowanie czy kilka charakterystycznych dla Ciebie sformułowań. Unikniesz w ten sposób sztampowości, a sztucznej inteligencji oddasz jedynie techniczne ubranie treści w słowa.
Na pewno zawsze trzeba dokładnie przeczytać treść wiadomości przed wysłaniem, bo sztuczna inteligencja czasami potrafi zaskoczyć swoją… kreatywnością! 😉
Chat Copilot pomaga w pisaniu maili biznesowych. Jak już wiesz, jest inteligentnym asystentem, który potrafi generować różnorodne treści na podstawie Twoich wskazówek.
Poniżej znajdziesz kilka dodatkowych przykładów promptów, które pomogą Ci stworzyć profesjonalną, uprzejmą i skuteczną wiadomość!
🟠 Podziękowanie za owocne spotkanie
Możesz poprosić Chat Copilot o napisanie e-maila, w którym podziękujesz swojemu partnerowi biznesowemu za spotkanie, podsumujesz najważniejsze punkty rozmowy i zaproponujesz dalsze kroki.
Treść prompta:
Napisz e-mail do Pani Anny Kowalskiej, z którą miałem spotkanie w sprawie współpracy. Podziękuj jej za poświęcony czas, podkreśl korzyści z naszej współpracy i zaproponuj kolejne spotkanie w przyszłym tygodniu.
Czat wygeneruje e-mail, który może wyglądać następująco:
Dzień dobry Pani Anno,
bardzo dziękuję za spotkanie ze mną wczoraj. Było mi bardzo miło z Panią rozmawiać i dowiedzieć się więcej o Pani firmie.
Jestem pod wrażeniem Pani profesjonalizmu i doświadczenia w branży. Uważam, że nasza współpraca może być bardzo korzystna dla obu stron. Zgadzam się z Panią, że nasze produkty i usługi są komplementarne i mogą tworzyć wartość dodaną dla naszych klientów.
Chciałbym kontynuować naszą rozmowę i omówić szczegóły naszej potencjalnej współpracy. Czy byłaby Pani zainteresowana kolejnym spotkaniem w przyszłym tygodniu? Proszę o podanie Pani preferowanego terminu i godziny, a ja dostosuję się do Pani grafiku.
Jeszcze raz dziękuję za Pani czas i zainteresowanie naszą ofertą. Czekam na Pani odpowiedź i mam nadzieję, że wkrótce się zobaczymy.
Z poważaniem
Twój podpis
🟠 Odmowa wzięcia udziału w konferencji
Treść prompta:
Napisz e-mail do Pana Marka Nowaka, który zaprosił mnie na konferencję o marketingu internetowym. Podziękuj mu za zaproszenie, ale odmów udziału, tłumacząc, że mam już zaplanowane inne zobowiązania w tym terminie. Wyraź nadzieję na spotkanie przy innej okazji.
Taki e-mail może wygenerować Copilot:
Dzień dobry Panie Marku,
dziękuję za zaproszenie na konferencję o marketingu internetowym, która odbędzie się w dniach 15-17 listopada. Cieszę się, że docenia Pan moją pracę i chce się nią podzielić z innymi uczestnikami.
Niestety, muszę Pana poinformować, że nie będę mógł wziąć udziału w tej konferencji. Mam już zaplanowane inne zobowiązania w tym terminie, których nie mogę odwołać. Przepraszam za wszelkie niedogodności, które to może spowodować.
Mam nadzieję, że konferencja będzie udana i ciekawa. Chętnie dowiem się o jej przebiegu i wynikach. Może uda nam się spotkać na innej okazji i porozmawiać o naszych doświadczeniach i pomysłach.
Jeszcze raz dziękuję za zaproszenie i życzę Panu powodzenia.
Z poważaniem
Twój podpis
🟠 Zapytanie do kolegi z pracy o możliwość wspólnej pracy w projekcie
Treść prompta:
Napisz e-mail do Jana Nowaka, który jest specjalistą ds. analizy danych w mojej firmie. Zapytaj go, czy chciałby dołączyć do mojego projektu XYZ, który polega na opracowaniu nowej strategii sprzedaży dla naszego produktu Y. Wyjaśnij, że potrzebujesz jego pomocy w analizie danych rynkowych i klientów. Podkreśl, że ma on duże doświadczenie oraz umiejętności w tej dziedzinie. Zaproponuj mu spotkanie, aby omówić szczegóły. Zadbaj o nieformalną formę.
Czat wygeneruje e-mail, który może wyglądać tak:
Hej Jan,
mam dla Ciebie ciekawą propozycję. Prowadzę projekt X, który polega na wymyśleniu nowej strategii sprzedaży dla naszego produktu Y. Projekt ten jest bardzo ważny dla naszej firmy i ma dużo możliwości.
Chciałbym, żebyś dołączył do mojego zespołu. Potrzebuję Twojej pomocy w analizie danych rynkowych i klientów, bo to jest kluczowe dla stworzenia dobrej strategii. Wiem, że jesteś mistrzem w analizie danych i masz spore doświadczenie i umiejętności. Myślę, że Twoje zaangażowanie byłoby bardzo cenne i docenione.
Co Ty na to? Chciałbyś się przyłączyć do mojego projektu? Jeśli tak, to chciałbym się z Tobą spotkać, żeby omówić szczegóły i warunki. Daj mi znać, kiedy Ci pasuje, a ja się dostosuję.
Bardzo bym się ucieszył, gdybyś się zgodził.
Dzięki Copilot / wcześniej Bing Chat możesz znacznie ułatwić sobie pisanie e-maili biznesowych. Te dwa rozwiązania pozwolą Ci wykorzystać zaawansowaną sztuczną inteligencję opartą o Chat GPT.
Potrafi ona zrozumieć kontekst, cel i odbiorcę Twojej wiadomości, a następnie wygenerować odpowiedni tekst lub podpowiedzieć Ci, co napisać. Nie musisz już tracić czasu na formułowanie zdań, sprawdzanie poprawności czy dopasowywanie tonu wypowiedzi. Wystarczy, że skorzystasz z osobistego, inteligentnego chatu w ramach usługi Copilot od Microsoft i zasilisz je odpowiednim wskazówkami do przygotowania treści!
.avif)
