Łączenie tenantów. Jak unikać błędów w środowiskach IT przy fuzjach firm

Michał Peksa
6 min czytania
23.7.2024

Rozwój i zmiana to nieodłączne elementy współczesnego biznesu. Firmy na całym świecie stale adaptują się do nowych warunków rynkowych. Wprowadzają innowacje, dzielą się na mniejsze spółki, a także wręcz przeciwnie – łączą się w duże organizacje. Nigdy wcześniej nie widzieliśmy takiej dynamiki w tej kwestii. Jak to będzie wyglądać za 10, 20, a nawet 30 lat? Czy faktycznie „przetrwa” tylko garść korporacji?

Czego dowiesz się z tego artykułu?

  • Jakie są najczęstsze wyzwania i błędy związane z łączeniem tenantów Microsoft 365?
  • Jakie są najlepsze praktyki i strategie, które pomogą uniknąć problemów podczas procesu łączenia?
  • Jakie są przykłady rzeczywistych scenariuszy i rozwiązań, które mogą być zastosowane w różnych sytuacjach biznesowych?

Zanim jednak przystąpimy do omawiania tego, co przyniesie przyszłość, skupmy się na obecnych wyzwaniach firm. Jakie błędy najczęściej popełnia się podczas fuzji i migracji tenantów? Jak można ich uniknąć, integrując lub dzieląc środowiska IT z wykorzystaniem chmury Microsoft 365? O doświadczeniach oraz „smaczkach” z pierwszej ręki – bo jako Supremo jesteśmy częścią wielu procesów przede wszystkim łączenia i podziału tenantów Microsoft – opowiem w tym artykule.

Czym są tenanty i łączenie tenantów?

Dla tych, co nie do końca jeszcze mają jasność, tłumaczę.

  1. Tenanty to „izolowane” środowiska w chmurze Microsoft.
  2. Umożliwiają one firmom zarządzanie użytkownikami, danymi i aplikacjami w ramach jednej organizacji.
  3. Każdy tenant jest odrębny, zapewniając bezpieczeństwo oraz prywatność danych w Microsoft 365.

Łączenie tenantów polega na zintegrowaniu dwóch lub więcej tych środowisk w jedno spójne. To proces często stosowany podczas fuzji i przejęć, aby umożliwić płynny przepływ danych, aplikacji, a także użytkowników między połączonymi firmami.

Analogicznie działa to w przypadku dzielenia firm i podziału środowisk Microsoft. Środowisko chmurowe staje się dwoma (lub więcej) niezależnymi tenantami – w pełni funkcjonalnymi i bezpiecznymi.

Jaka jest rola firmy technologicznej w przejęciach, fuzjach i sprzedażach firm?

Ogromna! Choć wydaje się, że najwięcej dzieje się za zamkniętymi drzwiami prawników i negocjatorów. Tymczasem, co musi się wydarzyć, zanim dojdzie do łączenia się firm?

Z naszym wieloletnim doświadczeniem, jako Supremo, nie wchodzimy tylko w rolę biernych obserwatorów. Dzięki praktycznej wiedzy klienci angażują nas w różnych momentach procesów łączenia i rozdzielania organizacji. Jesteśmy więc aktywnym partnerem przy podejmowaniu najważniejszych decyzji biznesowych.

Według nas integracja środowisk w kierunku Microsoft 365 to najlepszy możliwy wybór. Nasze projekty w zakresie łączenia tenantów – zrealizowane między innymi dla: Stock, Inea/FiberHost, Ailleron, Qloc czy FTF Columbus, pozwalają podzielić się poniższą wiedzą. Będzie to punkt wyjścia i świetne wsparcie dla osób biorących udział w procesach związanych właśnie z tenantami Microsoft 365.

Kiedy warto włączać firmę IT w łączenie tenantów?

  • Świetnie, jeśli ma to miejsce w początkowej fazie – zawsze rekomendujemy takie podejście.
  • Dobrze, jeśli jest to połowa procesu.
  • Jak łatwo się domyślić – źle i najtrudniej, gdy pozostał do wykonania już wyłącznie sam projekt podziału bądź połączenia środowisk pracy. Często słyszymy, że przecież: „jutro wykorzystasz nowy login i po prostu wszystko pójdzie dobrze” – niestety… nie pójdzie.

Jakie są największe wyzwania przy podziale lub połączeniu środowisk Microsoft w pracy?

Fuzje firm i migracja tenantów do Microsoft 365 to procesy skomplikowane, a także pełne wyzwań. Złożoność tych działań polega na konieczności zintegrowania często wielu różnych systemów, procesów i kultur organizacyjnych. Niewłaściwe podejście do migracji tenantów może prowadzić do poważnych problemów operacyjnych, opóźnień, a tym samym dodatkowych kosztów.

Aby pomóc firmom w uniknięciu tych pułapek, przedstawię 7 najczęstszych błędów, które mogą wystąpić podczas migracji tenantów – wraz z praktycznymi wskazówkami, jak ich unikać.

1. Problemy z konfiguracją i integracją tożsamości użytkowników

Za każdym pracownikiem, który rano włącza komputer i loguje się do środowiska pracy, kryją się złożone usługi oraz standardy ich utrzymania. Bez ich dopasowania wraz z właściwą konfiguracją, po połączeniu firm można wręcz sparaliżować działanie wewnątrz firm.

Bardzo ważne jest ustalenie z klientem już na fazie projektowania jak ta tożsamość i sposób logowania ma wyglądać. W większości projektów nasi Klienci mieli z tym problem.

2. Brak kompleksowej migracji danych i ich dostępności

Muszą one podążać za ludźmi. Obecnie dane to już nie tylko pliki z pulpitu Windows. Pracownicy powinni przejść w nowe struktury do chmury Microsoft 365 ze swoimi:

  • kalendarzami w Outlook,
  • wiadomościami e-mail (migracja poczty – Exchange),
  • czatami z Teams,
  • dokumentami z OneDrive oraz z SharePoint,
  • z plikami współdzielonymi w ich zespołach,
  • z plikami wymienianymi ze swoimi innymi kontrahentami.

Odtworzenie zasobów i dostępów zajmuje więcej czasu, niż można to sobie wyobrazić. Warto mieć to na uwadze, planując na to czas na zapas.

Klient musi świadomie wskazać, które dane mają podlegać migracji. Ta odpowiedzialność jest istotna ze względów prawno-finansowych, kluczowych w przypadku dzielenia tenantówzauważa Diana Grzelska, Cloud Solutions Engineer z Działu Modern Workplace w Supremo.

3. Nieodpowiednia struktura Intranetu i SharePoint

Połączenie firm ma dać efekt synergii. Również poprzez optymalizację kosztów, a tym samym czasu pracy i jej wydajności.

Dlatego również firmowy intranet powinien być przeniesiony pomiędzy organizacjami. W końcu to podstawowy hub informacyjny – „źródło prawdy”. Niech równie dobrze służy w tworzącej się na nowo organizacji.

Należy pamiętać, że dane z intranetu mogą być przeniesione 1-1, ale jego wygląd czy struktura – często niekoniecznie, np. przez ograniczenia techniczne czy wykorzystanie innych technologii w firmachpodkreśla Diana Grzelska, Cloud Solutions Engineer z Działu Modern Workplace w Supremo.

4. Trudności w migracji i adaptacji aplikacji biznesowych

Word, Excel, Outlook i system ERP nie załatwią wszystkiego.

Przejmowana firma może mieć dziesiątki (!) małych, dużych, starych, niezaktualizowanych aplikacji. Bez wsparcia, aktywnych licencji, a nawet tych niedopasowanych do użytku komercyjnego. Pobieranych z ogólnodostępnych źródeł czy też napisanych przez nieistniejące firmy. Do tego dochodzą rozbudowane „Excele”, w których praca grupowa kwitła przez długi czas… Taki stan nie jest wyjątkiem – to, kolokwialnie, klasyk przy migracjach danych czy też łączeniu tenantów.

Tutaj często pojawiają się problemy z aplikacjami firm trzecich, które są połączone z tenantem. Klienci nie zdają albo nie zdawali sobie sprawy, że mają „spiętą” tożsamość z innymi aplikacjami chmurowymi. Wówczas przed migracją trzeba komunikować się z dostawcami tych aplikacji.

Dlatego podpowiadamy: łączenie tenantów to najlepszy moment na to, by pomyśleć i zmigrować zastany stan do rozwiązań low code bądź no code. Technologia Power Apps, którą zajmujemy się w Supremo, to strzał w dziesiątkę. Przy jej użyciu realizujemy projekty cyfryzacji procesów, a nawet przeniesienia całych aplikacji w bezpieczne środowisko Power Apps od Microsoft.

Projekty odtworzenia aplikacji w nowym środowisku pozwalają zaoszczędzić sporo czasu oraz pieniędzy – w porównaniu do ich przenoszenia 1:1. Jednak warto tutaj zaznaczyć, że podejście Lift and Shift nie wszędzie jest możliwe, a także nie zawsze ma uzasadnienie z punktu biznesowego i bezpieczeństwa.


5. Niedostateczne standardy bezpieczeństwa

Podstawowa zasada cybersecurity to: „Nie możemy iść w dół”. Przy łączeniu tenantów zawsze trzeba dopasować się i podnieść standardy bezpieczeństwa.

Pamiętaj, że Twoja firma jest tak bezpieczna, jak jej najsłabsze ogniwo. Nie ma mowy o odpuszczaniu czy akceptowaniu podejścia: "Bo wcześniej to tak było / „Jakoś to było”. Dobrze dobrane, a następnie profesjonalnie skonfigurowane usługi chmurowe Microsoft wypierają starsze systemy IT i rozwiązania on premise.

Co ważne, bardzo często zarówno kompleksowe rozwiązania Microsoft, jak i mniejsze elementy Security z licencji Microsoft 365 E3, E5 lub E5 Security, są tańsze, a także lepiej dopasowane do potrzeb firmy niż konkurencyjne odpowiedniki.

6. Nieefektywna komunikacja i brak integracji kultury firmowej

Zapewnij czas na wdrożenie w organizacji i właściwą komunikację dla wszystkich pracowników o toczącym się procesie unifikacji środowisk pracy.

Wyznacz sponsora oraz ambasadorów zmian, którzy swoją pozycją w firmie przyczynią się do pełnego zaangażowania całych zespołów do skrócenia okresu tranzycji między firmami.

7. Brak doświadczenia partnera IT w projektach międzynarodowych

Partner technologiczny z doświadczeniem międzynarodowym jest kluczowy przy łączeniu lub dzieleniu tenantów. Dlaczego? Proces ten często obejmuje różnorodne przepisy prawne, regulacje dotyczące ochrony danych oraz standardy bezpieczeństwa obowiązujące w różnych krajach. Taki partner potrafi skutecznie zarządzać różnicami kulturowymi, językowymi i operacyjnymi, minimalizując ryzyko błędów oraz opóźnień.

Jak uniknąć błędów w łączeniu tenantów? Kluczowe zalecenia

Jak już kilkakrotnie wspominałem, łączenie lub dzielenie tenantów to skomplikowane procesy, które wymagają precyzyjnego planowania i dalszej realizacji. Aby uniknąć błędów, należy przestrzegać konkretnych kroków oraz eksperckich zaleceń.

Poniżej przedstawiam najważniejsze wskazówki w przypadku ŁĄCZENIA TENANTÓW do Microsoft 365, które pomagają nam w Supremo zapewnić Klientom płynny przebieg tych operacji.

Dla firm przejmujących

  1. Wyznacz bardzo wysoki standard narzędzi pracy.
  2. Przeprowadź assessment w przejmowanej firmie.
  3. Dopasuj konfigurację środowiska Microsoft 365 do tej panującej w Twojej firmie. Bez wyjątków!
  4. Przemigruj wszystkie dane przejmowanej organizacji do siebie.
  5. Pamiętaj o właściwej adopcji i zarządzaniu zmianą. Być może zmiany zaczniesz od kultury pracy, ale bez skutecznego procesu Change Management połączenie oraz osiągnięcie efektu synergii (optymalizacji i zwiększenia zysków) potrwa nawet kilka, kilkanaście miesięcy dłużej niż zakładał biznesplan.
  6. Przeszkól pracowników z nowych narzędzi oraz standardów pracy.
  7. Zaplanuj czas na stabilizację, a także bieżące wsparcie ludzi.

Jeśli zarządzasz firmami i masz na swojej roadmapie uproszczenie życia pracownikom poprzez połączenie środowisk pracy, zrób to.

Inwestycja w komfort pracy zwróci się z nawiązką między innymi poprzez:

  • jedną listę kontaktów na Teams,
  • prosty dostęp do kalendarzy w Outlook,
  • efektywną kontrolę danych – w wewnętrznych grupach z odpowiednimi uprawnieniami,
  • zautomatyzowanie części pracy dla działów IT,
  • jedno szczelne i bezpieczne środowisko pracy.

To wszystko brzmi jak usprawniona i łatwiejsza komunikacja, scentralizowane zarządzanie środowiskiem, a także uproszczenie procesów biznesowych, prawda? 😊

Łączenie i dzielenie tenantów Microsoft 365 – wybierz doświadczonego partnera

Fuzje, przejęcia i migracje tenantów to skomplikowane procesy, które wymagają dokładnego planowania, a następnie skrupulatnej realizacji. W Supremo cieszymy się, że dzieją się one na naszych oczach i możemy być częścią tych ambitnych działań.

Jeśli jesteś zainteresowany/-a poznaniem naszego całego procesu i podejścia do realizowanych projektów, zapraszamy do kontaktu!

Michał Peksa
Chief Executive Officer
Supremo
Od niemal dwóch dekad skutecznie kieruje firmą, rozwijając strategiczne partnerstwa i pielęgnując relacje z kluczowymi klientami. Jego zaangażowanie w bliską współpracę z Microsoft zaowocowało pozycją Supremo jako wiodącego, rekomendowanego partnera Microsoft. Jest entuzjastą nowoczesnych technologii chmurowych i niezmiennie podkreśla znaczenie budowania relacji jako fundamentu dla tworzenia zdrowego, satysfakcjonującego biznesu, korzystnego dla partnerów, klientów i pracowników. Jego duch przedsiębiorczości oraz zaangażowanie w rozwój osobisty, a także zawodowy czynią go inspirującym liderem i innowatorem w branży. W życiu prywatnym Michał jest pasjonatem odkrywania nowych miejsc, miłośnikiem muzyki elektronicznej oraz tenisa.

Łączenie tenantów. Jak unikać błędów w środowiskach IT przy fuzjach firm

Michał Peksa
Chief Executive Officer
Supremo
6 min czytania
23.7.2024

Rozwój i zmiana to nieodłączne elementy współczesnego biznesu. Firmy na całym świecie stale adaptują się do nowych warunków rynkowych. Wprowadzają innowacje, dzielą się na mniejsze spółki, a także wręcz przeciwnie – łączą się w duże organizacje. Nigdy wcześniej nie widzieliśmy takiej dynamiki w tej kwestii. Jak to będzie wyglądać za 10, 20, a nawet 30 lat? Czy faktycznie „przetrwa” tylko garść korporacji?

Zanim jednak przystąpimy do omawiania tego, co przyniesie przyszłość, skupmy się na obecnych wyzwaniach firm. Jakie błędy najczęściej popełnia się podczas fuzji i migracji tenantów? Jak można ich uniknąć, integrując lub dzieląc środowiska IT z wykorzystaniem chmury Microsoft 365? O doświadczeniach oraz „smaczkach” z pierwszej ręki – bo jako Supremo jesteśmy częścią wielu procesów przede wszystkim łączenia i podziału tenantów Microsoft – opowiem w tym artykule.


Czym są tenanty i łączenie tenantów?

Dla tych, co nie do końca jeszcze mają jasność, tłumaczę.

  1. Tenanty to „izolowane” środowiska w chmurze Microsoft.
  2. Umożliwiają one firmom zarządzanie użytkownikami, danymi i aplikacjami w ramach jednej organizacji.
  3. Każdy tenant jest odrębny, zapewniając bezpieczeństwo oraz prywatność danych w Microsoft 365.

Łączenie tenantów polega na zintegrowaniu dwóch lub więcej tych środowisk w jedno spójne. To proces często stosowany podczas fuzji i przejęć, aby umożliwić płynny przepływ danych, aplikacji, a także użytkowników między połączonymi firmami.

Analogicznie działa to w przypadku dzielenia firm i podziału środowisk Microsoft. Środowisko chmurowe staje się dwoma (lub więcej) niezależnymi tenantami – w pełni funkcjonalnymi i bezpiecznymi.

Jaka jest rola firmy technologicznej w przejęciach, fuzjach i sprzedażach firm?

Ogromna! Choć wydaje się, że najwięcej dzieje się za zamkniętymi drzwiami prawników i negocjatorów. Tymczasem, co musi się wydarzyć, zanim dojdzie do łączenia się firm?

Z naszym wieloletnim doświadczeniem, jako Supremo, nie wchodzimy tylko w rolę biernych obserwatorów. Dzięki praktycznej wiedzy klienci angażują nas w różnych momentach procesów łączenia i rozdzielania organizacji. Jesteśmy więc aktywnym partnerem przy podejmowaniu najważniejszych decyzji biznesowych.

Według nas integracja środowisk w kierunku Microsoft 365 to najlepszy możliwy wybór. Nasze projekty w zakresie łączenia tenantów – zrealizowane między innymi dla: Stock, Inea/FiberHost, Ailleron, Qloc czy FTF Columbus, pozwalają podzielić się poniższą wiedzą. Będzie to punkt wyjścia i świetne wsparcie dla osób biorących udział w procesach związanych właśnie z tenantami Microsoft 365.

Kiedy warto włączać firmę IT w łączenie tenantów?

  • Świetnie, jeśli ma to miejsce w początkowej fazie – zawsze rekomendujemy takie podejście.
  • Dobrze, jeśli jest to połowa procesu.
  • Jak łatwo się domyślić – źle i najtrudniej, gdy pozostał do wykonania już wyłącznie sam projekt podziału bądź połączenia środowisk pracy. Często słyszymy, że przecież: „jutro wykorzystasz nowy login i po prostu wszystko pójdzie dobrze” – niestety… nie pójdzie.

Jakie są największe wyzwania przy podziale lub połączeniu środowisk Microsoft w pracy?

Fuzje firm i migracja tenantów do Microsoft 365 to procesy skomplikowane, a także pełne wyzwań. Złożoność tych działań polega na konieczności zintegrowania często wielu różnych systemów, procesów i kultur organizacyjnych. Niewłaściwe podejście do migracji tenantów może prowadzić do poważnych problemów operacyjnych, opóźnień, a tym samym dodatkowych kosztów.

Aby pomóc firmom w uniknięciu tych pułapek, przedstawię 7 najczęstszych błędów, które mogą wystąpić podczas migracji tenantów – wraz z praktycznymi wskazówkami, jak ich unikać.

1. Problemy z konfiguracją i integracją tożsamości użytkowników

Za każdym pracownikiem, który rano włącza komputer i loguje się do środowiska pracy, kryją się złożone usługi oraz standardy ich utrzymania. Bez ich dopasowania wraz z właściwą konfiguracją, po połączeniu firm można wręcz sparaliżować działanie wewnątrz firm.

Bardzo ważne jest ustalenie z klientem już na fazie projektowania jak ta tożsamość i sposób logowania ma wyglądać. W większości projektów nasi Klienci mieli z tym problem.

2. Brak kompleksowej migracji danych i ich dostępności

Muszą one podążać za ludźmi. Obecnie dane to już nie tylko pliki z pulpitu Windows. Pracownicy powinni przejść w nowe struktury do chmury Microsoft 365 ze swoimi:

  • kalendarzami w Outlook,
  • wiadomościami e-mail (migracja poczty – Exchange),
  • czatami z Teams,
  • dokumentami z OneDrive oraz z SharePoint,
  • z plikami współdzielonymi w ich zespołach,
  • z plikami wymienianymi ze swoimi innymi kontrahentami.

Odtworzenie zasobów i dostępów zajmuje więcej czasu niż można to sobie wyobrazić. Warto mieć to na uwadze, planując na to czas na zapas.

Klient musi świadomie wskazać, które dane mają podlegać migracji. Ta odpowiedzialność jest istotna ze względów prawno-finansowych, kluczowych w przypadku dzielenia tenantówzauważa Diana Grzelska, Cloud Solutions Engineer z Działu Modern Workplace w Supremo.

3. Nieodpowiednia struktura Intranetu i SharePoint

Połączenie firm ma dać efekt synergii. Również poprzez optymalizację kosztów, a tym samym czasu pracy i jej wydajności.

Dlatego również firmowy intranet powinien być przeniesiony pomiędzy organizacjami. W końcu to podstawowy hub informacyjny – „źródło prawdy”. Niech równie dobrze służy w tworzącej się na nowo organizacji.

Należy pamiętać, że dane z intranetu mogą być przeniesione 1-1, ale jego wygląd czy struktura – często niekoniecznie, np. przez ograniczenia techniczne czy wykorzystanie innych technologii w firmachpodkreśla Diana Grzelska, Cloud Solutions Engineer z Działu Modern Workplace w Supremo.

4. Trudności w migracji i adaptacji aplikacji biznesowych

Word, Excel, Outlook i system ERP nie załatwią wszystkiego.

Przejmowana firma może mieć dziesiątki (!) małych, dużych, starych, niezaktualizowanych aplikacji. Bez wsparcia, aktywnych licencji, a nawet tych niedopasowanych do użytku komercyjnego. Pobieranych z ogólnodostępnych źródeł czy też napisanych przez nieistniejące firmy. Do tego dochodzą rozbudowane „Excele”, w których praca grupowa kwitła przez długi czas… Taki stan nie jest wyjątkiem – to, kolokwialnie, klasyk przy migracjach danych czy też łączeniu tenantów.

Tutaj często pojawiają się problemy z aplikacjami firm trzecich, które są połączone z tenantem. Klienci nie zdają albo nie zdawali sobie sprawy, że mają „spiętą” tożsamość z innymi aplikacjami chmurowymi. Wówczas przed migracją trzeba komunikować się z dostawcami tych aplikacji.

Dlatego podpowiadamy: łączenie tenantów to najlepszy moment na to, by pomyśleć i zmigrować zastany stan do rozwiązań low code bądź no code. Technologia Power Apps, którą zajmujemy się w Supremo, to strzał w dziesiątkę. Przy jej użyciu realizujemy projekty cyfryzacji procesów, a nawet przeniesienia całych aplikacji w bezpieczne środowisko Power Apps od Microsoft.

Projekty odtworzenia aplikacji w nowym środowisku pozwalają zaoszczędzić sporo czasu oraz pieniędzy – w porównaniu do ich przenoszenia 1:1. Jednak warto tutaj zaznaczyć, że podejście Lift and Shift nie wszędzie jest możliwe, a także nie zawsze ma uzasadnienie z punktu biznesowego i bezpieczeństwa.

5. Niedostateczne standardy bezpieczeństwa

Podstawowa zasada cybersecurity to: „Nie możemy iść w dół”. Przy łączeniu tenantów zawsze trzeba dopasować się i podnieść standardy bezpieczeństwa.

Pamiętaj, że Twoja firma jest tak bezpieczna, jak jej najsłabsze ogniwo. Nie ma mowy o odpuszczaniu czy akceptowaniu podejścia: "Bo wcześniej to tak było / „Jakoś to było”. Dobrze dobrane, a następnie profesjonalnie skonfigurowane usługi chmurowe Microsoft wypierają starsze systemy IT i rozwiązania on premise.

Co ważne, bardzo często zarówno kompleksowe rozwiązania Microsoft, jak i mniejsze elementy Security z licencji Microsoft 365 E3, E5 lub E5 Security, są tańsze, a także lepiej dopasowane do potrzeb firmy niż konkurencyjne odpowiedniki.

6. Nieefektywna komunikacja i brak integracji kultury firmowej

Zapewnij czas na wdrożenie w organizacji i właściwą komunikację dla wszystkich pracowników o toczącym się procesie unifikacji środowisk pracy.

Wyznacz sponsora oraz ambasadorów zmian, którzy swoją pozycją w firmie przyczynią się do pełnego zaangażowania całych zespołów do skrócenia okresu tranzycji między firmami.

7. Brak doświadczenia partnera IT w projektach międzynarodowych

Partner technologiczny z doświadczeniem międzynarodowym jest kluczowy przy łączeniu lub dzieleniu tenantów. Dlaczego? Proces ten często obejmuje różnorodne przepisy prawne, regulacje dotyczące ochrony danych oraz standardy bezpieczeństwa obowiązujące w różnych krajach. Taki partner potrafi skutecznie zarządzać różnicami kulturowymi, językowymi i operacyjnymi, minimalizując ryzyko błędów oraz opóźnień.

Jak uniknąć błędów w łączeniu tenantów? Kluczowe zalecenia

Jak już kilkakrotnie wspominałem, łączenie lub dzielenie tenantów to skomplikowane procesy, które wymagają precyzyjnego planowania i dalszej realizacji. Aby uniknąć błędów należy przestrzegać konkretnych kroków oraz eksperckich zaleceń.

Poniżej przedstawiam najważniejsze wskazówki w przypadku ŁĄCZENIA TENANTÓW do Microsoft 365, które pomagają nam w Supremo zapewnić Klientom płynny przebieg tych operacji.

Dla firm przejmujących

  1. Wyznacz bardzo wysoki standard narzędzi pracy.
  2. Przeprowadź assessment w przejmowanej firmie.
  3. Dopasuj konfigurację środowiska Microsoft 365 do tej panującej w Twojej firmie. Bez wyjątków!
  4. Przemigruj wszystkie dane przejmowanej organizacji do siebie.
  5. Pamiętaj o właściwej adopcji i zarządzaniu zmianą. Być może zmiany zaczniesz od kultury pracy, ale bez skutecznego procesu Change Management połączenie oraz osiągnięcie efektu synergii (optymalizacji i zwiększenia zysków) potrwa nawet kilka, kilkanaście miesięcy dłużej niż zakładał biznes plan.
  6. Przeszkól pracowników z nowych narzędzi oraz standardów pracy.
  7. Zaplanuj czas na stabilizację, a także bieżące wsparcie ludzi.

Jeśli zarządzasz firmami i masz na swojej roadmapie uproszczenie życia pracownikom poprzez połączenie środowisk pracy, zrób to.

Inwestycja w komfort pracy zwróci się z nawiązką między innymi poprzez:

  • jedną listę kontaktów na Teams,
  • prosty dostęp do kalendarzy w Outlook,
  • efektywną kontrolę danych – w wewnętrznych grupach z odpowiednimi uprawnieniami,
  • zautomatyzowanie części pracy dla działów IT,
  • jedno szczelne i bezpieczne środowisko pracy.

To wszystko brzmi jak usprawniona i łatwiejsza komunikacja, scentralizowane zarzadzanie środowiskiem, a także uproszczenie procesów biznesowych, prawda? 😊

Łączenie i dzielenie tenantów Microsoft 365 – wybierz doświadczonego partnera

Fuzje, przejęcia i migracje tenantów to skomplikowane procesy, które wymagają dokładnego planowania, a następnie skrupulatnej realizacji. W Supremo cieszymy się, że dzieją się one na naszych oczach i możemy być częścią tych ambitnych działań.

Jeśli jesteś zainteresowany/-a poznaniem naszego całego procesu i podejścia do realizowanych projektów, zapraszamy do kontaktu!

Michał Peksa
Chief Executive Officer
Supremo

Od niemal dwóch dekad skutecznie kieruje firmą, rozwijając strategiczne partnerstwa i pielęgnując relacje z kluczowymi klientami. Jego zaangażowanie w bliską współpracę z Microsoft zaowocowało pozycją Supremo jako wiodącego, rekomendowanego partnera Microsoft. Jest entuzjastą nowoczesnych technologii chmurowych i niezmiennie podkreśla znaczenie budowania relacji jako fundamentu dla tworzenia zdrowego, satysfakcjonującego biznesu, korzystnego dla partnerów, klientów i pracowników. Jego duch przedsiębiorczości oraz zaangażowanie w rozwój osobisty, a także zawodowy czynią go inspirującym liderem i innowatorem w branży. W życiu prywatnym Michał jest pasjonatem odkrywania nowych miejsc, miłośnikiem muzyki elektronicznej oraz tenisa.

Łączenie tenantów. Jak unikać błędów w środowiskach IT przy fuzjach firm

Michał Peksa
Chief Executive Officer
Supremo
6 min czytania
23.7.2024

Rozwój i zmiana to nieodłączne elementy współczesnego biznesu. Firmy na całym świecie stale adaptują się do nowych warunków rynkowych. Wprowadzają innowacje, dzielą się na mniejsze spółki, a także wręcz przeciwnie – łączą się w duże organizacje. Nigdy wcześniej nie widzieliśmy takiej dynamiki w tej kwestii. Jak to będzie wyglądać za 10, 20, a nawet 30 lat? Czy faktycznie „przetrwa” tylko garść korporacji?

Zanim jednak przystąpimy do omawiania tego, co przyniesie przyszłość, skupmy się na obecnych wyzwaniach firm. Jakie błędy najczęściej popełnia się podczas fuzji i migracji tenantów? Jak można ich uniknąć, integrując lub dzieląc środowiska IT z wykorzystaniem chmury Microsoft 365? O doświadczeniach oraz „smaczkach” z pierwszej ręki – bo jako Supremo jesteśmy częścią wielu procesów przede wszystkim łączenia i podziału tenantów Microsoft – opowiem w tym artykule.


Czym są tenanty i łączenie tenantów?

Dla tych, co nie do końca jeszcze mają jasność, tłumaczę.

  1. Tenanty to „izolowane” środowiska w chmurze Microsoft.
  2. Umożliwiają one firmom zarządzanie użytkownikami, danymi i aplikacjami w ramach jednej organizacji.
  3. Każdy tenant jest odrębny, zapewniając bezpieczeństwo oraz prywatność danych w Microsoft 365.

Łączenie tenantów polega na zintegrowaniu dwóch lub więcej tych środowisk w jedno spójne. To proces często stosowany podczas fuzji i przejęć, aby umożliwić płynny przepływ danych, aplikacji, a także użytkowników między połączonymi firmami.

Analogicznie działa to w przypadku dzielenia firm i podziału środowisk Microsoft. Środowisko chmurowe staje się dwoma (lub więcej) niezależnymi tenantami – w pełni funkcjonalnymi i bezpiecznymi.

Jaka jest rola firmy technologicznej w przejęciach, fuzjach i sprzedażach firm?

Ogromna! Choć wydaje się, że najwięcej dzieje się za zamkniętymi drzwiami prawników i negocjatorów. Tymczasem, co musi się wydarzyć, zanim dojdzie do łączenia się firm?

Z naszym wieloletnim doświadczeniem, jako Supremo, nie wchodzimy tylko w rolę biernych obserwatorów. Dzięki praktycznej wiedzy klienci angażują nas w różnych momentach procesów łączenia i rozdzielania organizacji. Jesteśmy więc aktywnym partnerem przy podejmowaniu najważniejszych decyzji biznesowych.

Według nas integracja środowisk w kierunku Microsoft 365 to najlepszy możliwy wybór. Nasze projekty w zakresie łączenia tenantów – zrealizowane między innymi dla: Stock, Inea/FiberHost, Ailleron, Qloc czy FTF Columbus, pozwalają podzielić się poniższą wiedzą. Będzie to punkt wyjścia i świetne wsparcie dla osób biorących udział w procesach związanych właśnie z tenantami Microsoft 365.

Kiedy warto włączać firmę IT w łączenie tenantów?

  • Świetnie, jeśli ma to miejsce w początkowej fazie – zawsze rekomendujemy takie podejście.
  • Dobrze, jeśli jest to połowa procesu.
  • Jak łatwo się domyślić – źle i najtrudniej, gdy pozostał do wykonania już wyłącznie sam projekt podziału bądź połączenia środowisk pracy. Często słyszymy, że przecież: „jutro wykorzystasz nowy login i po prostu wszystko pójdzie dobrze” – niestety… nie pójdzie.

Jakie są największe wyzwania przy podziale lub połączeniu środowisk Microsoft w pracy?

Fuzje firm i migracja tenantów do Microsoft 365 to procesy skomplikowane, a także pełne wyzwań. Złożoność tych działań polega na konieczności zintegrowania często wielu różnych systemów, procesów i kultur organizacyjnych. Niewłaściwe podejście do migracji tenantów może prowadzić do poważnych problemów operacyjnych, opóźnień, a tym samym dodatkowych kosztów.

Aby pomóc firmom w uniknięciu tych pułapek, przedstawię 7 najczęstszych błędów, które mogą wystąpić podczas migracji tenantów – wraz z praktycznymi wskazówkami, jak ich unikać.

1. Problemy z konfiguracją i integracją tożsamości użytkowników

Za każdym pracownikiem, który rano włącza komputer i loguje się do środowiska pracy, kryją się złożone usługi oraz standardy ich utrzymania. Bez ich dopasowania wraz z właściwą konfiguracją, po połączeniu firm można wręcz sparaliżować działanie wewnątrz firm.

Bardzo ważne jest ustalenie z klientem już na fazie projektowania jak ta tożsamość i sposób logowania ma wyglądać. W większości projektów nasi Klienci mieli z tym problem.

2. Brak kompleksowej migracji danych i ich dostępności

Muszą one podążać za ludźmi. Obecnie dane to już nie tylko pliki z pulpitu Windows. Pracownicy powinni przejść w nowe struktury do chmury Microsoft 365 ze swoimi:

  • kalendarzami w Outlook,
  • wiadomościami e-mail (migracja poczty – Exchange),
  • czatami z Teams,
  • dokumentami z OneDrive oraz z SharePoint,
  • z plikami współdzielonymi w ich zespołach,
  • z plikami wymienianymi ze swoimi innymi kontrahentami.

Odtworzenie zasobów i dostępów zajmuje więcej czasu niż można to sobie wyobrazić. Warto mieć to na uwadze, planując na to czas na zapas.

Klient musi świadomie wskazać, które dane mają podlegać migracji. Ta odpowiedzialność jest istotna ze względów prawno-finansowych, kluczowych w przypadku dzielenia tenantówzauważa Diana Grzelska, Cloud Solutions Engineer z Działu Modern Workplace w Supremo.

3. Nieodpowiednia struktura Intranetu i SharePoint

Połączenie firm ma dać efekt synergii. Również poprzez optymalizację kosztów, a tym samym czasu pracy i jej wydajności.

Dlatego również firmowy intranet powinien być przeniesiony pomiędzy organizacjami. W końcu to podstawowy hub informacyjny – „źródło prawdy”. Niech równie dobrze służy w tworzącej się na nowo organizacji.

Należy pamiętać, że dane z intranetu mogą być przeniesione 1-1, ale jego wygląd czy struktura – często niekoniecznie, np. przez ograniczenia techniczne czy wykorzystanie innych technologii w firmachpodkreśla Diana Grzelska, Cloud Solutions Engineer z Działu Modern Workplace w Supremo.

4. Trudności w migracji i adaptacji aplikacji biznesowych

Word, Excel, Outlook i system ERP nie załatwią wszystkiego.

Przejmowana firma może mieć dziesiątki (!) małych, dużych, starych, niezaktualizowanych aplikacji. Bez wsparcia, aktywnych licencji, a nawet tych niedopasowanych do użytku komercyjnego. Pobieranych z ogólnodostępnych źródeł czy też napisanych przez nieistniejące firmy. Do tego dochodzą rozbudowane „Excele”, w których praca grupowa kwitła przez długi czas… Taki stan nie jest wyjątkiem – to, kolokwialnie, klasyk przy migracjach danych czy też łączeniu tenantów.

Tutaj często pojawiają się problemy z aplikacjami firm trzecich, które są połączone z tenantem. Klienci nie zdają albo nie zdawali sobie sprawy, że mają „spiętą” tożsamość z innymi aplikacjami chmurowymi. Wówczas przed migracją trzeba komunikować się z dostawcami tych aplikacji.

Dlatego podpowiadamy: łączenie tenantów to najlepszy moment na to, by pomyśleć i zmigrować zastany stan do rozwiązań low code bądź no code. Technologia Power Apps, którą zajmujemy się w Supremo, to strzał w dziesiątkę. Przy jej użyciu realizujemy projekty cyfryzacji procesów, a nawet przeniesienia całych aplikacji w bezpieczne środowisko Power Apps od Microsoft.

Projekty odtworzenia aplikacji w nowym środowisku pozwalają zaoszczędzić sporo czasu oraz pieniędzy – w porównaniu do ich przenoszenia 1:1. Jednak warto tutaj zaznaczyć, że podejście Lift and Shift nie wszędzie jest możliwe, a także nie zawsze ma uzasadnienie z punktu biznesowego i bezpieczeństwa.

5. Niedostateczne standardy bezpieczeństwa

Podstawowa zasada cybersecurity to: „Nie możemy iść w dół”. Przy łączeniu tenantów zawsze trzeba dopasować się i podnieść standardy bezpieczeństwa.

Pamiętaj, że Twoja firma jest tak bezpieczna, jak jej najsłabsze ogniwo. Nie ma mowy o odpuszczaniu czy akceptowaniu podejścia: "Bo wcześniej to tak było / „Jakoś to było”. Dobrze dobrane, a następnie profesjonalnie skonfigurowane usługi chmurowe Microsoft wypierają starsze systemy IT i rozwiązania on premise.

Co ważne, bardzo często zarówno kompleksowe rozwiązania Microsoft, jak i mniejsze elementy Security z licencji Microsoft 365 E3, E5 lub E5 Security, są tańsze, a także lepiej dopasowane do potrzeb firmy niż konkurencyjne odpowiedniki.

6. Nieefektywna komunikacja i brak integracji kultury firmowej

Zapewnij czas na wdrożenie w organizacji i właściwą komunikację dla wszystkich pracowników o toczącym się procesie unifikacji środowisk pracy.

Wyznacz sponsora oraz ambasadorów zmian, którzy swoją pozycją w firmie przyczynią się do pełnego zaangażowania całych zespołów do skrócenia okresu tranzycji między firmami.

7. Brak doświadczenia partnera IT w projektach międzynarodowych

Partner technologiczny z doświadczeniem międzynarodowym jest kluczowy przy łączeniu lub dzieleniu tenantów. Dlaczego? Proces ten często obejmuje różnorodne przepisy prawne, regulacje dotyczące ochrony danych oraz standardy bezpieczeństwa obowiązujące w różnych krajach. Taki partner potrafi skutecznie zarządzać różnicami kulturowymi, językowymi i operacyjnymi, minimalizując ryzyko błędów oraz opóźnień.

Jak uniknąć błędów w łączeniu tenantów? Kluczowe zalecenia

Jak już kilkakrotnie wspominałem, łączenie lub dzielenie tenantów to skomplikowane procesy, które wymagają precyzyjnego planowania i dalszej realizacji. Aby uniknąć błędów należy przestrzegać konkretnych kroków oraz eksperckich zaleceń.

Poniżej przedstawiam najważniejsze wskazówki w przypadku ŁĄCZENIA TENANTÓW do Microsoft 365, które pomagają nam w Supremo zapewnić Klientom płynny przebieg tych operacji.

Dla firm przejmujących

  1. Wyznacz bardzo wysoki standard narzędzi pracy.
  2. Przeprowadź assessment w przejmowanej firmie.
  3. Dopasuj konfigurację środowiska Microsoft 365 do tej panującej w Twojej firmie. Bez wyjątków!
  4. Przemigruj wszystkie dane przejmowanej organizacji do siebie.
  5. Pamiętaj o właściwej adopcji i zarządzaniu zmianą. Być może zmiany zaczniesz od kultury pracy, ale bez skutecznego procesu Change Management połączenie oraz osiągnięcie efektu synergii (optymalizacji i zwiększenia zysków) potrwa nawet kilka, kilkanaście miesięcy dłużej niż zakładał biznes plan.
  6. Przeszkól pracowników z nowych narzędzi oraz standardów pracy.
  7. Zaplanuj czas na stabilizację, a także bieżące wsparcie ludzi.

Jeśli zarządzasz firmami i masz na swojej roadmapie uproszczenie życia pracownikom poprzez połączenie środowisk pracy, zrób to.

Inwestycja w komfort pracy zwróci się z nawiązką między innymi poprzez:

  • jedną listę kontaktów na Teams,
  • prosty dostęp do kalendarzy w Outlook,
  • efektywną kontrolę danych – w wewnętrznych grupach z odpowiednimi uprawnieniami,
  • zautomatyzowanie części pracy dla działów IT,
  • jedno szczelne i bezpieczne środowisko pracy.

To wszystko brzmi jak usprawniona i łatwiejsza komunikacja, scentralizowane zarzadzanie środowiskiem, a także uproszczenie procesów biznesowych, prawda? 😊

Łączenie i dzielenie tenantów Microsoft 365 – wybierz doświadczonego partnera

Fuzje, przejęcia i migracje tenantów to skomplikowane procesy, które wymagają dokładnego planowania, a następnie skrupulatnej realizacji. W Supremo cieszymy się, że dzieją się one na naszych oczach i możemy być częścią tych ambitnych działań.

Jeśli jesteś zainteresowany/-a poznaniem naszego całego procesu i podejścia do realizowanych projektów, zapraszamy do kontaktu!

Michał Peksa
Chief Executive Officer
Supremo

Od niemal dwóch dekad skutecznie kieruje firmą, rozwijając strategiczne partnerstwa i pielęgnując relacje z kluczowymi klientami. Jego zaangażowanie w bliską współpracę z Microsoft zaowocowało pozycją Supremo jako wiodącego, rekomendowanego partnera Microsoft. Jest entuzjastą nowoczesnych technologii chmurowych i niezmiennie podkreśla znaczenie budowania relacji jako fundamentu dla tworzenia zdrowego, satysfakcjonującego biznesu, korzystnego dla partnerów, klientów i pracowników. Jego duch przedsiębiorczości oraz zaangażowanie w rozwój osobisty, a także zawodowy czynią go inspirującym liderem i innowatorem w branży. W życiu prywatnym Michał jest pasjonatem odkrywania nowych miejsc, miłośnikiem muzyki elektronicznej oraz tenisa.

Łączenie tenantów. Jak unikać błędów w środowiskach IT przy fuzjach firm

Michał Peksa
Chief Executive Officer
Supremo
6 min czytania
23.7.2024

Rozwój i zmiana to nieodłączne elementy współczesnego biznesu. Firmy na całym świecie stale adaptują się do nowych warunków rynkowych. Wprowadzają innowacje, dzielą się na mniejsze spółki, a także wręcz przeciwnie – łączą się w duże organizacje. Nigdy wcześniej nie widzieliśmy takiej dynamiki w tej kwestii. Jak to będzie wyglądać za 10, 20, a nawet 30 lat? Czy faktycznie „przetrwa” tylko garść korporacji?

Zanim jednak przystąpimy do omawiania tego, co przyniesie przyszłość, skupmy się na obecnych wyzwaniach firm. Jakie błędy najczęściej popełnia się podczas fuzji i migracji tenantów? Jak można ich uniknąć, integrując lub dzieląc środowiska IT z wykorzystaniem chmury Microsoft 365? O doświadczeniach oraz „smaczkach” z pierwszej ręki – bo jako Supremo jesteśmy częścią wielu procesów przede wszystkim łączenia i podziału tenantów Microsoft – opowiem w tym artykule.


Czym są tenanty i łączenie tenantów?

Dla tych, co nie do końca jeszcze mają jasność, tłumaczę.

  1. Tenanty to „izolowane” środowiska w chmurze Microsoft.
  2. Umożliwiają one firmom zarządzanie użytkownikami, danymi i aplikacjami w ramach jednej organizacji.
  3. Każdy tenant jest odrębny, zapewniając bezpieczeństwo oraz prywatność danych w Microsoft 365.

Łączenie tenantów polega na zintegrowaniu dwóch lub więcej tych środowisk w jedno spójne. To proces często stosowany podczas fuzji i przejęć, aby umożliwić płynny przepływ danych, aplikacji, a także użytkowników między połączonymi firmami.

Analogicznie działa to w przypadku dzielenia firm i podziału środowisk Microsoft. Środowisko chmurowe staje się dwoma (lub więcej) niezależnymi tenantami – w pełni funkcjonalnymi i bezpiecznymi.

Jaka jest rola firmy technologicznej w przejęciach, fuzjach i sprzedażach firm?

Ogromna! Choć wydaje się, że najwięcej dzieje się za zamkniętymi drzwiami prawników i negocjatorów. Tymczasem, co musi się wydarzyć, zanim dojdzie do łączenia się firm?

Z naszym wieloletnim doświadczeniem, jako Supremo, nie wchodzimy tylko w rolę biernych obserwatorów. Dzięki praktycznej wiedzy klienci angażują nas w różnych momentach procesów łączenia i rozdzielania organizacji. Jesteśmy więc aktywnym partnerem przy podejmowaniu najważniejszych decyzji biznesowych.

Według nas integracja środowisk w kierunku Microsoft 365 to najlepszy możliwy wybór. Nasze projekty w zakresie łączenia tenantów – zrealizowane między innymi dla: Stock, Inea/FiberHost, Ailleron, Qloc czy FTF Columbus, pozwalają podzielić się poniższą wiedzą. Będzie to punkt wyjścia i świetne wsparcie dla osób biorących udział w procesach związanych właśnie z tenantami Microsoft 365.

Kiedy warto włączać firmę IT w łączenie tenantów?

  • Świetnie, jeśli ma to miejsce w początkowej fazie – zawsze rekomendujemy takie podejście.
  • Dobrze, jeśli jest to połowa procesu.
  • Jak łatwo się domyślić – źle i najtrudniej, gdy pozostał do wykonania już wyłącznie sam projekt podziału bądź połączenia środowisk pracy. Często słyszymy, że przecież: „jutro wykorzystasz nowy login i po prostu wszystko pójdzie dobrze” – niestety… nie pójdzie.

Jakie są największe wyzwania przy podziale lub połączeniu środowisk Microsoft w pracy?

Fuzje firm i migracja tenantów do Microsoft 365 to procesy skomplikowane, a także pełne wyzwań. Złożoność tych działań polega na konieczności zintegrowania często wielu różnych systemów, procesów i kultur organizacyjnych. Niewłaściwe podejście do migracji tenantów może prowadzić do poważnych problemów operacyjnych, opóźnień, a tym samym dodatkowych kosztów.

Aby pomóc firmom w uniknięciu tych pułapek, przedstawię 7 najczęstszych błędów, które mogą wystąpić podczas migracji tenantów – wraz z praktycznymi wskazówkami, jak ich unikać.

1. Problemy z konfiguracją i integracją tożsamości użytkowników

Za każdym pracownikiem, który rano włącza komputer i loguje się do środowiska pracy, kryją się złożone usługi oraz standardy ich utrzymania. Bez ich dopasowania wraz z właściwą konfiguracją, po połączeniu firm można wręcz sparaliżować działanie wewnątrz firm.

Bardzo ważne jest ustalenie z klientem już na fazie projektowania jak ta tożsamość i sposób logowania ma wyglądać. W większości projektów nasi Klienci mieli z tym problem.

2. Brak kompleksowej migracji danych i ich dostępności

Muszą one podążać za ludźmi. Obecnie dane to już nie tylko pliki z pulpitu Windows. Pracownicy powinni przejść w nowe struktury do chmury Microsoft 365 ze swoimi:

  • kalendarzami w Outlook,
  • wiadomościami e-mail (migracja poczty – Exchange),
  • czatami z Teams,
  • dokumentami z OneDrive oraz z SharePoint,
  • z plikami współdzielonymi w ich zespołach,
  • z plikami wymienianymi ze swoimi innymi kontrahentami.

Odtworzenie zasobów i dostępów zajmuje więcej czasu niż można to sobie wyobrazić. Warto mieć to na uwadze, planując na to czas na zapas.

Klient musi świadomie wskazać, które dane mają podlegać migracji. Ta odpowiedzialność jest istotna ze względów prawno-finansowych, kluczowych w przypadku dzielenia tenantówzauważa Diana Grzelska, Cloud Solutions Engineer z Działu Modern Workplace w Supremo.

3. Nieodpowiednia struktura Intranetu i SharePoint

Połączenie firm ma dać efekt synergii. Również poprzez optymalizację kosztów, a tym samym czasu pracy i jej wydajności.

Dlatego również firmowy intranet powinien być przeniesiony pomiędzy organizacjami. W końcu to podstawowy hub informacyjny – „źródło prawdy”. Niech równie dobrze służy w tworzącej się na nowo organizacji.

Należy pamiętać, że dane z intranetu mogą być przeniesione 1-1, ale jego wygląd czy struktura – często niekoniecznie, np. przez ograniczenia techniczne czy wykorzystanie innych technologii w firmachpodkreśla Diana Grzelska, Cloud Solutions Engineer z Działu Modern Workplace w Supremo.

4. Trudności w migracji i adaptacji aplikacji biznesowych

Word, Excel, Outlook i system ERP nie załatwią wszystkiego.

Przejmowana firma może mieć dziesiątki (!) małych, dużych, starych, niezaktualizowanych aplikacji. Bez wsparcia, aktywnych licencji, a nawet tych niedopasowanych do użytku komercyjnego. Pobieranych z ogólnodostępnych źródeł czy też napisanych przez nieistniejące firmy. Do tego dochodzą rozbudowane „Excele”, w których praca grupowa kwitła przez długi czas… Taki stan nie jest wyjątkiem – to, kolokwialnie, klasyk przy migracjach danych czy też łączeniu tenantów.

Tutaj często pojawiają się problemy z aplikacjami firm trzecich, które są połączone z tenantem. Klienci nie zdają albo nie zdawali sobie sprawy, że mają „spiętą” tożsamość z innymi aplikacjami chmurowymi. Wówczas przed migracją trzeba komunikować się z dostawcami tych aplikacji.

Dlatego podpowiadamy: łączenie tenantów to najlepszy moment na to, by pomyśleć i zmigrować zastany stan do rozwiązań low code bądź no code. Technologia Power Apps, którą zajmujemy się w Supremo, to strzał w dziesiątkę. Przy jej użyciu realizujemy projekty cyfryzacji procesów, a nawet przeniesienia całych aplikacji w bezpieczne środowisko Power Apps od Microsoft.

Projekty odtworzenia aplikacji w nowym środowisku pozwalają zaoszczędzić sporo czasu oraz pieniędzy – w porównaniu do ich przenoszenia 1:1. Jednak warto tutaj zaznaczyć, że podejście Lift and Shift nie wszędzie jest możliwe, a także nie zawsze ma uzasadnienie z punktu biznesowego i bezpieczeństwa.

5. Niedostateczne standardy bezpieczeństwa

Podstawowa zasada cybersecurity to: „Nie możemy iść w dół”. Przy łączeniu tenantów zawsze trzeba dopasować się i podnieść standardy bezpieczeństwa.

Pamiętaj, że Twoja firma jest tak bezpieczna, jak jej najsłabsze ogniwo. Nie ma mowy o odpuszczaniu czy akceptowaniu podejścia: "Bo wcześniej to tak było / „Jakoś to było”. Dobrze dobrane, a następnie profesjonalnie skonfigurowane usługi chmurowe Microsoft wypierają starsze systemy IT i rozwiązania on premise.

Co ważne, bardzo często zarówno kompleksowe rozwiązania Microsoft, jak i mniejsze elementy Security z licencji Microsoft 365 E3, E5 lub E5 Security, są tańsze, a także lepiej dopasowane do potrzeb firmy niż konkurencyjne odpowiedniki.

6. Nieefektywna komunikacja i brak integracji kultury firmowej

Zapewnij czas na wdrożenie w organizacji i właściwą komunikację dla wszystkich pracowników o toczącym się procesie unifikacji środowisk pracy.

Wyznacz sponsora oraz ambasadorów zmian, którzy swoją pozycją w firmie przyczynią się do pełnego zaangażowania całych zespołów do skrócenia okresu tranzycji między firmami.

7. Brak doświadczenia partnera IT w projektach międzynarodowych

Partner technologiczny z doświadczeniem międzynarodowym jest kluczowy przy łączeniu lub dzieleniu tenantów. Dlaczego? Proces ten często obejmuje różnorodne przepisy prawne, regulacje dotyczące ochrony danych oraz standardy bezpieczeństwa obowiązujące w różnych krajach. Taki partner potrafi skutecznie zarządzać różnicami kulturowymi, językowymi i operacyjnymi, minimalizując ryzyko błędów oraz opóźnień.

Jak uniknąć błędów w łączeniu tenantów? Kluczowe zalecenia

Jak już kilkakrotnie wspominałem, łączenie lub dzielenie tenantów to skomplikowane procesy, które wymagają precyzyjnego planowania i dalszej realizacji. Aby uniknąć błędów należy przestrzegać konkretnych kroków oraz eksperckich zaleceń.

Poniżej przedstawiam najważniejsze wskazówki w przypadku ŁĄCZENIA TENANTÓW do Microsoft 365, które pomagają nam w Supremo zapewnić Klientom płynny przebieg tych operacji.

Dla firm przejmujących

  1. Wyznacz bardzo wysoki standard narzędzi pracy.
  2. Przeprowadź assessment w przejmowanej firmie.
  3. Dopasuj konfigurację środowiska Microsoft 365 do tej panującej w Twojej firmie. Bez wyjątków!
  4. Przemigruj wszystkie dane przejmowanej organizacji do siebie.
  5. Pamiętaj o właściwej adopcji i zarządzaniu zmianą. Być może zmiany zaczniesz od kultury pracy, ale bez skutecznego procesu Change Management połączenie oraz osiągnięcie efektu synergii (optymalizacji i zwiększenia zysków) potrwa nawet kilka, kilkanaście miesięcy dłużej niż zakładał biznes plan.
  6. Przeszkól pracowników z nowych narzędzi oraz standardów pracy.
  7. Zaplanuj czas na stabilizację, a także bieżące wsparcie ludzi.

Jeśli zarządzasz firmami i masz na swojej roadmapie uproszczenie życia pracownikom poprzez połączenie środowisk pracy, zrób to.

Inwestycja w komfort pracy zwróci się z nawiązką między innymi poprzez:

  • jedną listę kontaktów na Teams,
  • prosty dostęp do kalendarzy w Outlook,
  • efektywną kontrolę danych – w wewnętrznych grupach z odpowiednimi uprawnieniami,
  • zautomatyzowanie części pracy dla działów IT,
  • jedno szczelne i bezpieczne środowisko pracy.

To wszystko brzmi jak usprawniona i łatwiejsza komunikacja, scentralizowane zarzadzanie środowiskiem, a także uproszczenie procesów biznesowych, prawda? 😊

Łączenie i dzielenie tenantów Microsoft 365 – wybierz doświadczonego partnera

Fuzje, przejęcia i migracje tenantów to skomplikowane procesy, które wymagają dokładnego planowania, a następnie skrupulatnej realizacji. W Supremo cieszymy się, że dzieją się one na naszych oczach i możemy być częścią tych ambitnych działań.

Jeśli jesteś zainteresowany/-a poznaniem naszego całego procesu i podejścia do realizowanych projektów, zapraszamy do kontaktu!

Michał Peksa
Chief Executive Officer
Supremo

Od niemal dwóch dekad skutecznie kieruje firmą, rozwijając strategiczne partnerstwa i pielęgnując relacje z kluczowymi klientami. Jego zaangażowanie w bliską współpracę z Microsoft zaowocowało pozycją Supremo jako wiodącego, rekomendowanego partnera Microsoft. Jest entuzjastą nowoczesnych technologii chmurowych i niezmiennie podkreśla znaczenie budowania relacji jako fundamentu dla tworzenia zdrowego, satysfakcjonującego biznesu, korzystnego dla partnerów, klientów i pracowników. Jego duch przedsiębiorczości oraz zaangażowanie w rozwój osobisty, a także zawodowy czynią go inspirującym liderem i innowatorem w branży. W życiu prywatnym Michał jest pasjonatem odkrywania nowych miejsc, miłośnikiem muzyki elektronicznej oraz tenisa.

Łączenie tenantów. Jak unikać błędów w środowiskach IT przy fuzjach firm

Michał Peksa
Chief Executive Officer
Supremo
6 min czytania
23.7.2024

Rozwój i zmiana to nieodłączne elementy współczesnego biznesu. Firmy na całym świecie stale adaptują się do nowych warunków rynkowych. Wprowadzają innowacje, dzielą się na mniejsze spółki, a także wręcz przeciwnie – łączą się w duże organizacje. Nigdy wcześniej nie widzieliśmy takiej dynamiki w tej kwestii. Jak to będzie wyglądać za 10, 20, a nawet 30 lat? Czy faktycznie „przetrwa” tylko garść korporacji?

Zanim jednak przystąpimy do omawiania tego, co przyniesie przyszłość, skupmy się na obecnych wyzwaniach firm. Jakie błędy najczęściej popełnia się podczas fuzji i migracji tenantów? Jak można ich uniknąć, integrując lub dzieląc środowiska IT z wykorzystaniem chmury Microsoft 365? O doświadczeniach oraz „smaczkach” z pierwszej ręki – bo jako Supremo jesteśmy częścią wielu procesów przede wszystkim łączenia i podziału tenantów Microsoft – opowiem w tym artykule.


Czym są tenanty i łączenie tenantów?

Dla tych, co nie do końca jeszcze mają jasność, tłumaczę.

  1. Tenanty to „izolowane” środowiska w chmurze Microsoft.
  2. Umożliwiają one firmom zarządzanie użytkownikami, danymi i aplikacjami w ramach jednej organizacji.
  3. Każdy tenant jest odrębny, zapewniając bezpieczeństwo oraz prywatność danych w Microsoft 365.

Łączenie tenantów polega na zintegrowaniu dwóch lub więcej tych środowisk w jedno spójne. To proces często stosowany podczas fuzji i przejęć, aby umożliwić płynny przepływ danych, aplikacji, a także użytkowników między połączonymi firmami.

Analogicznie działa to w przypadku dzielenia firm i podziału środowisk Microsoft. Środowisko chmurowe staje się dwoma (lub więcej) niezależnymi tenantami – w pełni funkcjonalnymi i bezpiecznymi.

Jaka jest rola firmy technologicznej w przejęciach, fuzjach i sprzedażach firm?

Ogromna! Choć wydaje się, że najwięcej dzieje się za zamkniętymi drzwiami prawników i negocjatorów. Tymczasem, co musi się wydarzyć, zanim dojdzie do łączenia się firm?

Z naszym wieloletnim doświadczeniem, jako Supremo, nie wchodzimy tylko w rolę biernych obserwatorów. Dzięki praktycznej wiedzy klienci angażują nas w różnych momentach procesów łączenia i rozdzielania organizacji. Jesteśmy więc aktywnym partnerem przy podejmowaniu najważniejszych decyzji biznesowych.

Według nas integracja środowisk w kierunku Microsoft 365 to najlepszy możliwy wybór. Nasze projekty w zakresie łączenia tenantów – zrealizowane między innymi dla: Stock, Inea/FiberHost, Ailleron, Qloc czy FTF Columbus, pozwalają podzielić się poniższą wiedzą. Będzie to punkt wyjścia i świetne wsparcie dla osób biorących udział w procesach związanych właśnie z tenantami Microsoft 365.

Kiedy warto włączać firmę IT w łączenie tenantów?

  • Świetnie, jeśli ma to miejsce w początkowej fazie – zawsze rekomendujemy takie podejście.
  • Dobrze, jeśli jest to połowa procesu.
  • Jak łatwo się domyślić – źle i najtrudniej, gdy pozostał do wykonania już wyłącznie sam projekt podziału bądź połączenia środowisk pracy. Często słyszymy, że przecież: „jutro wykorzystasz nowy login i po prostu wszystko pójdzie dobrze” – niestety… nie pójdzie.

Jakie są największe wyzwania przy podziale lub połączeniu środowisk Microsoft w pracy?

Fuzje firm i migracja tenantów do Microsoft 365 to procesy skomplikowane, a także pełne wyzwań. Złożoność tych działań polega na konieczności zintegrowania często wielu różnych systemów, procesów i kultur organizacyjnych. Niewłaściwe podejście do migracji tenantów może prowadzić do poważnych problemów operacyjnych, opóźnień, a tym samym dodatkowych kosztów.

Aby pomóc firmom w uniknięciu tych pułapek, przedstawię 7 najczęstszych błędów, które mogą wystąpić podczas migracji tenantów – wraz z praktycznymi wskazówkami, jak ich unikać.

1. Problemy z konfiguracją i integracją tożsamości użytkowników

Za każdym pracownikiem, który rano włącza komputer i loguje się do środowiska pracy, kryją się złożone usługi oraz standardy ich utrzymania. Bez ich dopasowania wraz z właściwą konfiguracją, po połączeniu firm można wręcz sparaliżować działanie wewnątrz firm.

Bardzo ważne jest ustalenie z klientem już na fazie projektowania jak ta tożsamość i sposób logowania ma wyglądać. W większości projektów nasi Klienci mieli z tym problem.

2. Brak kompleksowej migracji danych i ich dostępności

Muszą one podążać za ludźmi. Obecnie dane to już nie tylko pliki z pulpitu Windows. Pracownicy powinni przejść w nowe struktury do chmury Microsoft 365 ze swoimi:

  • kalendarzami w Outlook,
  • wiadomościami e-mail (migracja poczty – Exchange),
  • czatami z Teams,
  • dokumentami z OneDrive oraz z SharePoint,
  • z plikami współdzielonymi w ich zespołach,
  • z plikami wymienianymi ze swoimi innymi kontrahentami.

Odtworzenie zasobów i dostępów zajmuje więcej czasu niż można to sobie wyobrazić. Warto mieć to na uwadze, planując na to czas na zapas.

Klient musi świadomie wskazać, które dane mają podlegać migracji. Ta odpowiedzialność jest istotna ze względów prawno-finansowych, kluczowych w przypadku dzielenia tenantówzauważa Diana Grzelska, Cloud Solutions Engineer z Działu Modern Workplace w Supremo.

3. Nieodpowiednia struktura Intranetu i SharePoint

Połączenie firm ma dać efekt synergii. Również poprzez optymalizację kosztów, a tym samym czasu pracy i jej wydajności.

Dlatego również firmowy intranet powinien być przeniesiony pomiędzy organizacjami. W końcu to podstawowy hub informacyjny – „źródło prawdy”. Niech równie dobrze służy w tworzącej się na nowo organizacji.

Należy pamiętać, że dane z intranetu mogą być przeniesione 1-1, ale jego wygląd czy struktura – często niekoniecznie, np. przez ograniczenia techniczne czy wykorzystanie innych technologii w firmachpodkreśla Diana Grzelska, Cloud Solutions Engineer z Działu Modern Workplace w Supremo.

4. Trudności w migracji i adaptacji aplikacji biznesowych

Word, Excel, Outlook i system ERP nie załatwią wszystkiego.

Przejmowana firma może mieć dziesiątki (!) małych, dużych, starych, niezaktualizowanych aplikacji. Bez wsparcia, aktywnych licencji, a nawet tych niedopasowanych do użytku komercyjnego. Pobieranych z ogólnodostępnych źródeł czy też napisanych przez nieistniejące firmy. Do tego dochodzą rozbudowane „Excele”, w których praca grupowa kwitła przez długi czas… Taki stan nie jest wyjątkiem – to, kolokwialnie, klasyk przy migracjach danych czy też łączeniu tenantów.

Tutaj często pojawiają się problemy z aplikacjami firm trzecich, które są połączone z tenantem. Klienci nie zdają albo nie zdawali sobie sprawy, że mają „spiętą” tożsamość z innymi aplikacjami chmurowymi. Wówczas przed migracją trzeba komunikować się z dostawcami tych aplikacji.

Dlatego podpowiadamy: łączenie tenantów to najlepszy moment na to, by pomyśleć i zmigrować zastany stan do rozwiązań low code bądź no code. Technologia Power Apps, którą zajmujemy się w Supremo, to strzał w dziesiątkę. Przy jej użyciu realizujemy projekty cyfryzacji procesów, a nawet przeniesienia całych aplikacji w bezpieczne środowisko Power Apps od Microsoft.

Projekty odtworzenia aplikacji w nowym środowisku pozwalają zaoszczędzić sporo czasu oraz pieniędzy – w porównaniu do ich przenoszenia 1:1. Jednak warto tutaj zaznaczyć, że podejście Lift and Shift nie wszędzie jest możliwe, a także nie zawsze ma uzasadnienie z punktu biznesowego i bezpieczeństwa.

5. Niedostateczne standardy bezpieczeństwa

Podstawowa zasada cybersecurity to: „Nie możemy iść w dół”. Przy łączeniu tenantów zawsze trzeba dopasować się i podnieść standardy bezpieczeństwa.

Pamiętaj, że Twoja firma jest tak bezpieczna, jak jej najsłabsze ogniwo. Nie ma mowy o odpuszczaniu czy akceptowaniu podejścia: "Bo wcześniej to tak było / „Jakoś to było”. Dobrze dobrane, a następnie profesjonalnie skonfigurowane usługi chmurowe Microsoft wypierają starsze systemy IT i rozwiązania on premise.

Co ważne, bardzo często zarówno kompleksowe rozwiązania Microsoft, jak i mniejsze elementy Security z licencji Microsoft 365 E3, E5 lub E5 Security, są tańsze, a także lepiej dopasowane do potrzeb firmy niż konkurencyjne odpowiedniki.

6. Nieefektywna komunikacja i brak integracji kultury firmowej

Zapewnij czas na wdrożenie w organizacji i właściwą komunikację dla wszystkich pracowników o toczącym się procesie unifikacji środowisk pracy.

Wyznacz sponsora oraz ambasadorów zmian, którzy swoją pozycją w firmie przyczynią się do pełnego zaangażowania całych zespołów do skrócenia okresu tranzycji między firmami.

7. Brak doświadczenia partnera IT w projektach międzynarodowych

Partner technologiczny z doświadczeniem międzynarodowym jest kluczowy przy łączeniu lub dzieleniu tenantów. Dlaczego? Proces ten często obejmuje różnorodne przepisy prawne, regulacje dotyczące ochrony danych oraz standardy bezpieczeństwa obowiązujące w różnych krajach. Taki partner potrafi skutecznie zarządzać różnicami kulturowymi, językowymi i operacyjnymi, minimalizując ryzyko błędów oraz opóźnień.

Jak uniknąć błędów w łączeniu tenantów? Kluczowe zalecenia

Jak już kilkakrotnie wspominałem, łączenie lub dzielenie tenantów to skomplikowane procesy, które wymagają precyzyjnego planowania i dalszej realizacji. Aby uniknąć błędów należy przestrzegać konkretnych kroków oraz eksperckich zaleceń.

Poniżej przedstawiam najważniejsze wskazówki w przypadku ŁĄCZENIA TENANTÓW do Microsoft 365, które pomagają nam w Supremo zapewnić Klientom płynny przebieg tych operacji.

Dla firm przejmujących

  1. Wyznacz bardzo wysoki standard narzędzi pracy.
  2. Przeprowadź assessment w przejmowanej firmie.
  3. Dopasuj konfigurację środowiska Microsoft 365 do tej panującej w Twojej firmie. Bez wyjątków!
  4. Przemigruj wszystkie dane przejmowanej organizacji do siebie.
  5. Pamiętaj o właściwej adopcji i zarządzaniu zmianą. Być może zmiany zaczniesz od kultury pracy, ale bez skutecznego procesu Change Management połączenie oraz osiągnięcie efektu synergii (optymalizacji i zwiększenia zysków) potrwa nawet kilka, kilkanaście miesięcy dłużej niż zakładał biznes plan.
  6. Przeszkól pracowników z nowych narzędzi oraz standardów pracy.
  7. Zaplanuj czas na stabilizację, a także bieżące wsparcie ludzi.

Jeśli zarządzasz firmami i masz na swojej roadmapie uproszczenie życia pracownikom poprzez połączenie środowisk pracy, zrób to.

Inwestycja w komfort pracy zwróci się z nawiązką między innymi poprzez:

  • jedną listę kontaktów na Teams,
  • prosty dostęp do kalendarzy w Outlook,
  • efektywną kontrolę danych – w wewnętrznych grupach z odpowiednimi uprawnieniami,
  • zautomatyzowanie części pracy dla działów IT,
  • jedno szczelne i bezpieczne środowisko pracy.

To wszystko brzmi jak usprawniona i łatwiejsza komunikacja, scentralizowane zarzadzanie środowiskiem, a także uproszczenie procesów biznesowych, prawda? 😊

Łączenie i dzielenie tenantów Microsoft 365 – wybierz doświadczonego partnera

Fuzje, przejęcia i migracje tenantów to skomplikowane procesy, które wymagają dokładnego planowania, a następnie skrupulatnej realizacji. W Supremo cieszymy się, że dzieją się one na naszych oczach i możemy być częścią tych ambitnych działań.

Jeśli jesteś zainteresowany/-a poznaniem naszego całego procesu i podejścia do realizowanych projektów, zapraszamy do kontaktu!

Michał Peksa
Chief Executive Officer
Supremo

Od niemal dwóch dekad skutecznie kieruje firmą, rozwijając strategiczne partnerstwa i pielęgnując relacje z kluczowymi klientami. Jego zaangażowanie w bliską współpracę z Microsoft zaowocowało pozycją Supremo jako wiodącego, rekomendowanego partnera Microsoft. Jest entuzjastą nowoczesnych technologii chmurowych i niezmiennie podkreśla znaczenie budowania relacji jako fundamentu dla tworzenia zdrowego, satysfakcjonującego biznesu, korzystnego dla partnerów, klientów i pracowników. Jego duch przedsiębiorczości oraz zaangażowanie w rozwój osobisty, a także zawodowy czynią go inspirującym liderem i innowatorem w branży. W życiu prywatnym Michał jest pasjonatem odkrywania nowych miejsc, miłośnikiem muzyki elektronicznej oraz tenisa.

Jakie artykuły jeszcze Ci polecamy?