Rozwój i zmiana to nieodłączne elementy współczesnego biznesu. Firmy na całym świecie stale adaptują się do nowych warunków rynkowych. Wprowadzają innowacje, dzielą się na mniejsze spółki, a także wręcz przeciwnie – łączą się w duże organizacje. Nigdy wcześniej nie widzieliśmy takiej dynamiki w tej kwestii. Jak to będzie wyglądać za 10, 20, a nawet 30 lat? Czy faktycznie „przetrwa” tylko garść korporacji?
Czego dowiesz się z tego artykułu?
Zanim jednak przystąpimy do omawiania tego, co przyniesie przyszłość, skupmy się na obecnych wyzwaniach firm. Jakie błędy najczęściej popełnia się podczas fuzji i migracji tenantów? Jak można ich uniknąć, integrując lub dzieląc środowiska IT z wykorzystaniem chmury Microsoft 365? O doświadczeniach oraz „smaczkach” z pierwszej ręki – bo jako Supremo jesteśmy częścią wielu procesów przede wszystkim łączenia i podziału tenantów Microsoft – opowiem w tym artykule.
Dla tych, co nie do końca jeszcze mają jasność, tłumaczę.
Łączenie tenantów polega na zintegrowaniu dwóch lub więcej tych środowisk w jedno spójne. To proces często stosowany podczas fuzji i przejęć, aby umożliwić płynny przepływ danych, aplikacji, a także użytkowników między połączonymi firmami.
Analogicznie działa to w przypadku dzielenia firm i podziału środowisk Microsoft. Środowisko chmurowe staje się dwoma (lub więcej) niezależnymi tenantami – w pełni funkcjonalnymi i bezpiecznymi.
Ogromna! Choć wydaje się, że najwięcej dzieje się za zamkniętymi drzwiami prawników i negocjatorów. Tymczasem, co musi się wydarzyć, zanim dojdzie do łączenia się firm?
Z naszym wieloletnim doświadczeniem, jako Supremo, nie wchodzimy tylko w rolę biernych obserwatorów. Dzięki praktycznej wiedzy klienci angażują nas w różnych momentach procesów łączenia i rozdzielania organizacji. Jesteśmy więc aktywnym partnerem przy podejmowaniu najważniejszych decyzji biznesowych.
Według nas integracja środowisk w kierunku Microsoft 365 to najlepszy możliwy wybór. Nasze projekty w zakresie łączenia tenantów – zrealizowane między innymi dla: Stock, Inea/FiberHost, Ailleron, Qloc czy FTF Columbus, pozwalają podzielić się poniższą wiedzą. Będzie to punkt wyjścia i świetne wsparcie dla osób biorących udział w procesach związanych właśnie z tenantami Microsoft 365.
Fuzje firm i migracja tenantów do Microsoft 365 to procesy skomplikowane, a także pełne wyzwań. Złożoność tych działań polega na konieczności zintegrowania często wielu różnych systemów, procesów i kultur organizacyjnych. Niewłaściwe podejście do migracji tenantów może prowadzić do poważnych problemów operacyjnych, opóźnień, a tym samym dodatkowych kosztów.
Aby pomóc firmom w uniknięciu tych pułapek, przedstawię 7 najczęstszych błędów, które mogą wystąpić podczas migracji tenantów – wraz z praktycznymi wskazówkami, jak ich unikać.
Za każdym pracownikiem, który rano włącza komputer i loguje się do środowiska pracy, kryją się złożone usługi oraz standardy ich utrzymania. Bez ich dopasowania wraz z właściwą konfiguracją, po połączeniu firm można wręcz sparaliżować działanie wewnątrz firm.
Bardzo ważne jest ustalenie z klientem już na fazie projektowania jak ta tożsamość i sposób logowania ma wyglądać. W większości projektów nasi Klienci mieli z tym problem.
Muszą one podążać za ludźmi. Obecnie dane to już nie tylko pliki z pulpitu Windows. Pracownicy powinni przejść w nowe struktury do chmury Microsoft 365 ze swoimi:
Odtworzenie zasobów i dostępów zajmuje więcej czasu, niż można to sobie wyobrazić. Warto mieć to na uwadze, planując na to czas na zapas.
– Klient musi świadomie wskazać, które dane mają podlegać migracji. Ta odpowiedzialność jest istotna ze względów prawno-finansowych, kluczowych w przypadku dzielenia tenantów – zauważa Diana Grzelska, Cloud Solutions Engineer z Działu Modern Workplace w Supremo.
Połączenie firm ma dać efekt synergii. Również poprzez optymalizację kosztów, a tym samym czasu pracy i jej wydajności.
Dlatego również firmowy intranet powinien być przeniesiony pomiędzy organizacjami. W końcu to podstawowy hub informacyjny – „źródło prawdy”. Niech równie dobrze służy w tworzącej się na nowo organizacji.
– Należy pamiętać, że dane z intranetu mogą być przeniesione 1-1, ale jego wygląd czy struktura – często niekoniecznie, np. przez ograniczenia techniczne czy wykorzystanie innych technologii w firmach – podkreśla Diana Grzelska, Cloud Solutions Engineer z Działu Modern Workplace w Supremo.
Word, Excel, Outlook i system ERP nie załatwią wszystkiego.
Przejmowana firma może mieć dziesiątki (!) małych, dużych, starych, niezaktualizowanych aplikacji. Bez wsparcia, aktywnych licencji, a nawet tych niedopasowanych do użytku komercyjnego. Pobieranych z ogólnodostępnych źródeł czy też napisanych przez nieistniejące firmy. Do tego dochodzą rozbudowane „Excele”, w których praca grupowa kwitła przez długi czas… Taki stan nie jest wyjątkiem – to, kolokwialnie, klasyk przy migracjach danych czy też łączeniu tenantów.
Tutaj często pojawiają się problemy z aplikacjami firm trzecich, które są połączone z tenantem. Klienci nie zdają albo nie zdawali sobie sprawy, że mają „spiętą” tożsamość z innymi aplikacjami chmurowymi. Wówczas przed migracją trzeba komunikować się z dostawcami tych aplikacji.
Dlatego podpowiadamy: łączenie tenantów to najlepszy moment na to, by pomyśleć i zmigrować zastany stan do rozwiązań low code bądź no code. Technologia Power Apps, którą zajmujemy się w Supremo, to strzał w dziesiątkę. Przy jej użyciu realizujemy projekty cyfryzacji procesów, a nawet przeniesienia całych aplikacji w bezpieczne środowisko Power Apps od Microsoft.
Projekty odtworzenia aplikacji w nowym środowisku pozwalają zaoszczędzić sporo czasu oraz pieniędzy – w porównaniu do ich przenoszenia 1:1. Jednak warto tutaj zaznaczyć, że podejście Lift and Shift nie wszędzie jest możliwe, a także nie zawsze ma uzasadnienie z punktu biznesowego i bezpieczeństwa.
Podstawowa zasada cybersecurity to: „Nie możemy iść w dół”. Przy łączeniu tenantów zawsze trzeba dopasować się i podnieść standardy bezpieczeństwa.
Pamiętaj, że Twoja firma jest tak bezpieczna, jak jej najsłabsze ogniwo. Nie ma mowy o odpuszczaniu czy akceptowaniu podejścia: "Bo wcześniej to tak było / „Jakoś to było”. Dobrze dobrane, a następnie profesjonalnie skonfigurowane usługi chmurowe Microsoft wypierają starsze systemy IT i rozwiązania on premise.
Co ważne, bardzo często zarówno kompleksowe rozwiązania Microsoft, jak i mniejsze elementy Security z licencji Microsoft 365 E3, E5 lub E5 Security, są tańsze, a także lepiej dopasowane do potrzeb firmy niż konkurencyjne odpowiedniki.
Zapewnij czas na wdrożenie w organizacji i właściwą komunikację dla wszystkich pracowników o toczącym się procesie unifikacji środowisk pracy.
Wyznacz sponsora oraz ambasadorów zmian, którzy swoją pozycją w firmie przyczynią się do pełnego zaangażowania całych zespołów do skrócenia okresu tranzycji między firmami.
Partner technologiczny z doświadczeniem międzynarodowym jest kluczowy przy łączeniu lub dzieleniu tenantów. Dlaczego? Proces ten często obejmuje różnorodne przepisy prawne, regulacje dotyczące ochrony danych oraz standardy bezpieczeństwa obowiązujące w różnych krajach. Taki partner potrafi skutecznie zarządzać różnicami kulturowymi, językowymi i operacyjnymi, minimalizując ryzyko błędów oraz opóźnień.
Jak już kilkakrotnie wspominałem, łączenie lub dzielenie tenantów to skomplikowane procesy, które wymagają precyzyjnego planowania i dalszej realizacji. Aby uniknąć błędów, należy przestrzegać konkretnych kroków oraz eksperckich zaleceń.
Poniżej przedstawiam najważniejsze wskazówki w przypadku ŁĄCZENIA TENANTÓW do Microsoft 365, które pomagają nam w Supremo zapewnić Klientom płynny przebieg tych operacji.
Jeśli zarządzasz firmami i masz na swojej roadmapie uproszczenie życia pracownikom poprzez połączenie środowisk pracy, zrób to.
Inwestycja w komfort pracy zwróci się z nawiązką między innymi poprzez:
To wszystko brzmi jak usprawniona i łatwiejsza komunikacja, scentralizowane zarządzanie środowiskiem, a także uproszczenie procesów biznesowych, prawda? 😊
Fuzje, przejęcia i migracje tenantów to skomplikowane procesy, które wymagają dokładnego planowania, a następnie skrupulatnej realizacji. W Supremo cieszymy się, że dzieją się one na naszych oczach i możemy być częścią tych ambitnych działań.
Jeśli jesteś zainteresowany/-a poznaniem naszego całego procesu i podejścia do realizowanych projektów, zapraszamy do kontaktu!
.avif)
