Microsoft dąży do tego, aby uprościć proces zakupowy dla swoich klientów, a jednocześnie wzmocnić pozycję partnerów na rynku. Z tego powodu firmy, które posiadają umowy EA, powinny być gotowe na nadchodzące zmiany. Chodzi o skorzystanie z nowych możliwości współpracy z partnerami Microsoft (CSP), w tym z Supremo.

Dlatego w tym artykule omówimy nowe zasady w umowach EA. Dowiesz się, co musisz wiedzieć, by uniknąć problemów, jeśli chodzi o dostęp do legalnych licencji Microsoft.

Oficjalnie: Microsoft podniósł minimalny próg dla umów EA

Oznacza to, że firmy, które obecnie posiadają umowy licencyjne EA, mogą napotkać trudności przy odnawianiu swojej umowy po jej wygaśnięciu.

Wówczas zostaną skierowane do alternatywnych, sprawdzonych modeli licencyjnych, takich jak: MCA (Microsoft Customer Agreement) lub CSP (Cloud Solution Provider).

Jakie są różnice między umowami Microsoft EA oraz CSP?

Microsoft EA (Enterprise Agreement)

1. To umowa licencjonowania oprogramowania zawierana na okres trzech lat – pomiędzy dużymi przedsiębiorstwami a Microsoftem.
2. EA oznacza długoterminowe rozwiązanie.
3. Zapewnia potencjalne rabaty dla organizacji, które zobowiązują się do określonego poziomu zakupów legalnych licencji – zarówno na oprogramowanie lokalne, jak i chmurowe.
4. EA pozwala na coroczną korektę licencji, co umożliwia optymalizację kosztów licencji w trakcie trwania umowy.

Microsoft CSP (Cloud Solution Provider)

1. To legalny model licencjonowania, który gwarantuje elastyczność oraz skalowalność dla organizacji różnej wielkości – małych, średnich i dużych firm.
2. Cloud Solution Provider pozwala na opłatę tylko za rzeczywiście używane usługi, bez minimalnych wymagań dotyczących liczby użytkowników.
3. Dzięki CSP można elastycznie dostosowywać licencje do zmieniających się potrzeb organizacji. Wpływa to na korzystanie z różnych opcji rozliczeniowych oraz wsparcia i szkoleń, które oferuje partner Microsoft.

Porównanie Microsoft EA (Enterprise Agreement) z Microsoft CSP (Cloud Solution Provider)

Co możesz zyskać dzięki modelowi CSP (Cloud Solution Provider)?

Jak wspominaliśmy, część średnich oraz dużych firm zakończy współpracę w ramach Microsoft EA (Enterprise Agreement) i przejdzie do nowego dla nich modelu CSP (Cloud Solution Provider).

Ta zmiana może docelowo przynieść sporo korzyści finansowych, jeśli zostanie odpowiednio zrealizowana przy wsparciu ekspertów w zakresie licencjonowania usług Microsoft.

Łatwiejsza optymalizacja licencji Microsoft

Wiemy, że w przypadku umów EA, klienci cenili sobie możliwości negocjacji oferty i stabilizacji cen na okres 3 lub 5 lat. Na początku korzystania z usług Microsoft może to być solidnym argumentem i „uspokajać” biznes, ponieważ gwarantuje długofalowy dostęp do usług Microsoft 365 lub Azure, które są niezbędne w miarę rozwoju organizacji.

Należy jednak pamiętać o potencjalnym problemie zbyt dużej liczby licencji – szczególnie wtedy, gdy wielkość organizacji zmniejszyła się lub nie wzrosła zgodnie z oczekiwaniami.

W ostatecznym rozrachunku licencjonowanie w ramach Microsoft EA jest trudniejsze względem skalowania biznesu.

Realne oszczędności w działach IT

EA wymaga corocznej weryfikacji pozwalającej na dostosowanie liczby licencji Microsoft.

Może to oznaczać konieczność ponoszenia stałych opłat za licencje, których firma realnie nie wykorzystuje przez daną część roku. Efekt? Znaczne zawyżenie budżetu IT, a w praktyce, kolokwialnie określając, „przepalanie” go.

Przejście na model CSP daje szansę na uniknięcie tych problemów – dzięki regularnej aktualizacji strategii licencjonowania i dostosowywania jej do potrzeb organizacji.

Nie jest to proste zadanie, ze względu na złożoność opcji dotyczących legalnego licencjonowania. Dlatego regularny audyt oraz optymalizacja licencji powinny wpisać się w zakres zarządzania środowiskiem IT w Twojej firmie w ramach współpracy z Rekomendowanym Partnerem Microsoft.

Czy umowa CSP może być korzystniejsza finansowo niż EA i w jakich warunkach?

Umowa CSP (Cloud Solution Provider) może okazać się bardziej opłacalna w porównaniu do umowy EA (Enterprise Agreement) w sytuacji, gdy firma chce swobodnie dodawać i usuwać licencje w dowolnym momencie, a także korzystać z programów wsparcia oraz szkoleń. Każda sytuacja wymaga jednak indywidualnej kalkulacji scenariuszy finansowych. Z naszego doświadczenia wynika, że umowa CSP niejednokrotnie okazuje się korzystniejsza finansowo i dlatego jest wybierana nawet przez duże organizacje.

Umowa Enterprise Agreement (EA) może ograniczać możliwość redukcji liczby licencji w zależności od warunków podpisanej umowy. Oznacza to znaczny brak elastyczności w zarządzaniu licencjami, co może wpływać na zdolność firmy do dostosowywania się do zmieniających się potrzeb biznesowych. W sytuacjach, gdy firma chce zmniejszyć liczbę licencji z powodu restrukturyzacji, zmniejszenia zatrudnienia lub zmiany strategii biznesowej, umowa EA może uniemożliwiać takie dostosowanie, co prowadzi do niepotrzebnych kosztów.

Co warto zrobić już teraz, jeśli Twoja firma ma umowę EA (od ok. 500 licencji)?

Oto lista 5 kroków, które warto podjąć, aby przygotować się do potencjalnych zmian w umowach Enterprise Agreement (EA).

1. Sprawdź obecną umowę EA – przeanalizuj datę wygaśnięcia, zakres licencji i usług oraz warunki jej odnowienia.‍
2. Przeprowadź wewnętrzną analizę wykorzystania licencji i usług – oceń, jak Twoja firma korzysta z licencji i usług Microsoft
3. ‍Skontaktuj się z rekomendowanym partnerem Microsoft, który przedstawi możliwe scenariusze związane z kosztami licencji, a także dostępne programy wsparcia oferowane jako partner Microsoft
4. ‍Wybierz najkorzystniejszy model finansowania – porównaj warunki umowy EA oraz CSP, aby wybrać lepszą opcję. Dla części organizacji posiadających mniej niż 2500 licencji umowa CSP może być jedynym możliwym wyborem.‍
5. Przygotuj zespół IT i swoją organizację – zapewnij szkolenia dla pracowników oraz poinformuj o zmianach zarówno w sposobie licencjonowania, jak i płatności za nie.

3 powody, dla których warto współpracować z Supremo w modelu CSP

1. Przechodząc do modelu CSP, zyskujesz możliwość pełnego wsparcia od ekspertów Supremo, certyfikowanych przez Microsoft.
2. Pomożemy Ci w maksymalnym wykorzystaniu inwestycji w licencje Microsoft i odpowiednio dobierzemy poszczególne usługi.
3. Zapewnimy rozwój Twojej organizacji poprzez szkolenia realizowane przez inżynierów z certyfikatami Microsoft oraz doświadczonych trenerów aplikacji Microsoft 365 Copilot.

Licencjonowanie Microsoft? Zaufaj Supremo!

Wybór doświadczonego partnera, który zadba o wszystkie aspekty związane z minimalizacją kosztów licencji przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z zasadami licencjonowania, jest kluczowy dla każdej firmy.

Dzięki temu Twoja organizacja będzie mogła skupić się na rozwijaniu biznesu, jednocześnie mając pewność, że inwestycje w technologie są zarządzane w sposób efektywny i zgodny z obowiązującymi regulacjami.