Microsoft Copilot jest sprofilowany na wsparcie pracowników w pracy biurowej, stąd jego coraz mocniejsza obecność w gronie aplikacji Microsoft 365. Pomaga m.in. w tworzeniu treści czy analizie danych. Może to przyczynić się bezpośrednio do efektywniejszej pracy w obszarze komunikacji i employer brandingu – co jest dla mnie szczególnie ważne pod kątem zawodowym.

Co ciekawe, najszybszy wyścig rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji zbiegł się z… narodzinami mojego syna. Moja nieobecność w Supremo wyniosła łącznie niemal 2 miesiące. Strzępki wolnego czasu w domu postanowiłem wykorzystać na baczne śledzenie rozwoju popularnego „Copilota”, a następnie wykorzystanie go po powrocie do pracy na stanowisku Communication & Employer Branding Specialist.

• Czy Copilot pozwolił mi miękko wylądować po urlopie tacierzyńskim?
• Jak zastosowałem narzędzie Copilot w codziennej pracy specjalisty od Employer Brandingu i komunikacji?
• Jakie konkretne przykłady użycia AI od Microsoft przyjęły się w mojej firmowej codzienności?

Zachęcam do zapoznania się z moją historią, w której opowiadam, jak wykorzystałem kilka funkcji Copilot! Śledź nasz cykl, który pomoże Ci pracować szybciej i skuteczniej #worksmart

Zainteresowanie możliwościami, jakie daje AI, nieustannie rośnie

W ostatnich miesiącach sztuczna inteligencja to najgorętszy temat w branży technologicznej. Różne modele czatbotów od różnych dostawców sprawiły, że generatywna AI trafia nie tylko do biur, ale też domów. Nie ma co się dziwić, że rok 2024 również zdaniem specjalistów Supremo został okrzyknięty mianem wyścigu technologicznego rozwiązań bazujących na AI. Jednym z dowodów na to jest błyskawiczny rozwój Copilot, nowego „dziecka” Microsoft.
‍

Miałem sporo obaw, co do mojego powrotu do pracy po takiej przerwie. Nie, nie martwiłem się czy moje biurko nadal na mnie czeka, lecz czy uporam się z natłokiem nowych informacji i zaległościami. Z drugiej strony, wierzyłem, że podpięcie licencji Copilot do mojego konta służbowego Microsoft 365 złagodzi zderzenie z brutalną rzeczywistością zawodową.

Mały spojler – dzięki Copilot zaoszczędziłem sporo cennego czasu. Jego funkcje błyskawicznie pozwoliły mi być na bieżąco z wieloma tematami w Supremo.

Copilot i organizacja skrzynki mailowej w Outlook

Już po włączeniu komputera przeraziła mnie liczba nieodczytanych wiadomości w skrzynce e-mail oraz powiadomień w Microsoft Teams. Swoje zmagania postanowiłem rozpocząć jednak od Outlook i podsumowania najważniejszych tematów dzięki funkcji Copilot "Śledź moje zadania". Zobacz, jak to zrobić:

‍

Na szczęście o mojej planowanej nieobecności udało się powiadomić większość osób, z którymi współpracowałem. W efekcie spośród setek wiadomości niewiele z nich okazało się naprawdę ważnymi. Dużą część stanowiły powiadomienia z innych aplikacji Microsoft 365. Otrzymałem też wiele ofert sprzedażowych i zaproszeń do udziału w konferencjach od firm zewnętrznych.

Choć zdawałem sobie sprawę z ogromu obowiązków czekających na mnie po powrocie, to nie chciałem nadawców pozostawiać bez odpowiedzi – autoresponder nie powinien być jedynym rozwiązaniem. Najzwyczajniej to niekulturalne, a przede wszystkim mało biznesowe.

W tym celu sięgnąłem po jedną z funkcjonalności Copilot jaką jest draftowanie e-maili.

1. Sztuczna inteligencja pozwoliła mi szybko stworzyć szkice wiadomości.
2. Za pośrednictwem kilku kliknięć wygenerowałem składne odpowiedzi o braku zainteresowania ofertami czy też prośby o pozostanie w kontakcie.
3. Co prawda kilka z wiadomości wymagało mojego uzupełnienia lub drobnych korekt, lecz tworzenie każdej treści od podstaw pochłonęłoby znacznie więcej czasu.

„Odkopanie się z poczty” zajęło mi maksymalnie godzinę. Co ważne, „nie uśmierciłem” przy tym żadnego potencjalnego kontaktu, który w niedalekiej przyszłości mógłby okazać się dla mnie przydatnym.

Moje westchnienie z ulgi, gdy ujrzałem brak nieodczytanych wiadomości, z pewnością było słyszalne w biurze nawet z perspektywy home office… 😉

Porządki w Teams dzięki Microsoft Copilot

W kolejnym kroku postanowiłem „oczyścić” aplikację Teams z powiadomień.

Najpierw odświeżyłem wiadomości z liderką mojego działu – Agatą.

1. Copilot pozwolił mi na szybki przegląd ostatnich rozmów na czatach.
2. Już po chwili otrzymałem listę punktów z najistotniejszymi tematami, które nie zostały ukończone przed moim urlopem lub pojawiły się podczas mojej nieobecności.
3. Kolejna z proponowanych opcji pozwoliła mi na wyszukanie ostatnich plików, nad którymi wspólnie pracowałem z Agatą.

W ten sam sposób nadrobiłem zaległości z innymi pracownikami.

Wracając do Agaty, za sprawą Copilot dowiedziałem się o nowym zadaniu – złożeniu zamówienia na firmowe koszulki polo.

W tym celu przygotowałem ankietę w Forms, której celem było zebranie rozmiarów. Pracownicy z dużym entuzjazmem podeszli do tego pomysłu i szybko uzyskałem komplet wyników. Pobrałem zestawienie w postaci pliku xlsx. Plik zawierał imiona i nazwiska, rodzaj kroju oraz wybraną wielkość koszulki.

I tutaj znowu zadziały się cuda, a właściwie… po prostu pomógł mi Copilot.

Tabele, kolumny, formuły. Czyli jak Copilot dla Microsoft 365 pomaga z plikami w Excel

Do realizacji zamówienia popularnych „polówek” musiałem przygotować listę z wykazem liczby sztuk dla poszczególnych rozmiarów. Oczywiście, mogłem użyć odpowiedniej formuły lub zakładać filtry dla każdego przypadku w arkuszu Excel, ale postanowiłem wykorzystać do tego Copilot.

1. Zaznaczyłem interesującą mnie tabelę i wskazałem w Copilot kolumnę z rozmiarami.
2. W mgnieniu oka otrzymałem potrzebne mi zestawienie!
3. Szybko skopiowałem je do maila w Outlook – zawierającego niezbędne informacje o zamówieniu.

Przystępne podsumowania spotkań – Copilot w pigułce

Po nadrobieniu zaległości przyszła pora na bieżące sprawy. W kalendarzu czekały na mnie zaproszenia na spotkania.

‍Już wtedy zapaliła mi się lampka, aby na każdym z nich włączać transkrypcję. Dzięki tej funkcji możliwy jest zapis przebiegu spotkania. Na jego podstawie Copilot jest w stanie stworzyć szczegółowe podsumowanie oraz wypunktować nowe ustalenia i zadania do wykonania.

• Rzeczywiście, sztuczna inteligencja podchodzi do tego wnikliwie. To niezwykle przydatna opcja, która pozwoliła mi najmocniej odczuć oszczędność czasu.
• Jako organizator wielu spotkań nie muszę poświęcać ani jednej minuty na przygotowanie notatek w ich trakcie.
• Copilot bazuje na transkrypcji wypowiedzi, więc mam pewność, że nic nie zostało pominięte.

Copilot i OneNote – notatki w jednym miejscu

A jak już jesteśmy przy notatkach... Zaoszczędzony czas postanowiłem wykorzystać na uporządkowanie zapisków w OneNote.

1. Copilot na podstawie zamieszczonych notatek stworzył przejrzyste listy z wypunktowanymi zadaniami i najważniejszymi informacjami.
2. Pozwoliło mi to skrócić czas, który przeznaczyłbym na ich przeglądanie, czytanie oraz wypisywanie z nich najistotniejszych informacji.
3. Dodatkowo mój notes przestał wyglądać jak zlepek przypadkowych zdań. Bez obaw mogę się nimi podzielić z innymi, nie tracąc czasu na wyjaśnienie własnego klucza, jakim kieruje się przy tworzeniu zapisków.

W czym jeszcze pomaga mi Copilot?

Sam powrót do biura po takiej przerwie to nie wszystko. Prawdziwe wejście w rytm pracy wymaga czegoś więcej. Z pomocą przychodzi znów Copilot, który nie tylko ułatwia sprostać wyzwaniom, przed którymi stoi specjalista od employer brandingu, ale także inspiruje do odkrywania nowych pomysłów i rozwijania swoich zawodowych horyzontów.

Organizacja i zarządzanie projektami EB z pomocą AI Copilot

Dzięki wsparciu Microsoft Copilot budowanie silnej marki pracodawcy oraz dbałość o przepływ komunikacji wewnątrz organizacji stają się o wiele prostsze. Copilot pomógł mi m.in. w zarządzaniu projektami wewnętrznych kampanii EB w Supremo.

1. Na podstawie kilku prostych zapytań przedstawił mi przykładowy wykaz etapów jako listę to-do.
2. W ten sposób łatwiej było mi przebrnąć w zbudowaniu fundamentów pod kampanię dotyczącą wdrożenia metody 5S w naszych biurach.
3. Biznesowa sztuczna inteligencja od Microsoft wygenerowała strukturę podziału zadań, poddała ocenie wszelkie ryzyka i stworzyła kompleksowy raport statusu projektu. Ten przedstawiłem swojej przełożonej.

Copilot specjalnie pod tę kampanię stworzył dla mnie plan komunikacyjny. Po mojej stronie wystarczyło rozpisać etapy i oczekiwane rezultaty. Nie pozostało mi nic innego, jak delikatnie poprawić styl przykładowych komunikatów, a następnie rozpocząć wysyłkę do pracowników, również w firmowym intranecie SharePoint.

Ciekawy content dzięki Microsoft Copilot

Możliwość generowania różnorodnych treści, takich jak:

• artykuły,
• posty na bloga,
• czy nawet wewnętrzne komunikaty do intranetu,

może znacznie ułatwić pracę specjalisty ds. komunikacji wewnętrznej czy employer brandingu.

Podam przykład z życia wzięty. Copilot w szybki sposób stworzył dla mnie przykładowy regulamin na potrzeby firmowej grywalizacji, którą planujemy na Euro 2024.

Niezobowiązujące typowanie wyników? Jeszcze jak! Opisałem w czacie podstawowe założenia naszej zabawy, a sztuczna inteligencja w Copilot zadbała o odpowiednią formę takiego dokumentu. Paragrafy, punkty, rozdziały – w mgnieniu oka zobaczyłem, jak to naprawdę powinno wyglądać. Pozostały mi wyłącznie drobne szczegóły.

To są te detale, jak mawia klasyk!

Automatyzacja przepływu pracy Employer Brandingowca

Copilot umożliwił mi zautomatyzowanie kilku procesów pracy z bliskim mi w Supremo Działem Marketingu.

Efekty?

• Wyraźnemu zmniejszeniu uległa potrzeba samodzielnego uzupełniania notatek w OneNote czy tworzenia podsumowań oraz ważnych ustaleń ze spotkań w Microsoft Teams. Członkowie obu naszych zespołów zaoszczędzili czas, a całą wiedzę i plany zebraliśmy w jednym miejscu. Profit!
• Od tej pory podczas naszych spotkań statusowych wystarczy przełączać się między zakładkami w OneNote.
• Z kolei pliki zostały uporządkowane w poszczególnych folderach.

Copilot i tworzenie prezentacji w PowerPoint

Copilot dla Microsoft 365 pomógł mi „podrasować” wcześniej stworzoną prezentację – dotyczącą sposobu prowadzenia profilu na LinkedIn przez naszych pracowników.

• Copilot sprawił, że stała się bardziej angażująca, między innymi dzięki wygenerowanym grafikom.
• Tekst na kilku slajdach został uszczuplony bądź przedstawiony w przyjemniejszej dla oka formie.

Mogę tylko potwierdzić: dodanie kilku slajdów na podstawie stworzonych notatek w Wordzie nie było nigdy tak proste, jak z narzędziem AI Copilot!

Analiza i raportowanie – jak radzi sobie Copilot?

Jednym z kluczy do doskonalenia procesów komunikacyjnych w przypadku firmowego intranetu jest śledzenie wyników czytelnictwa artykułów i wejść na poszczególne witryny w SharePoint. Microsoft Copilot wspomógł mnie w analizie feedbacku od pracowników właśnie o naszym intranecie.

Po wklejeniu odpowiedzi z ankiet do czatu z Copilotem przedstawił mi krótką analizę wraz z przykładowymi rozwiązaniami, które pomogą mi zwiększyć zaangażowanie pracowników w korzystaniu z intranetu.

Niektóre zakładki wymagały przeredagowania, a inne zmiany tekstu na zwracające uwagę grafiki. Nie muszę chyba wspominać, że w tych przypadkach również poprosiłem o pomoc Copilot!

Wsparcie Copilot w zarządzaniu kryzysowym

W sytuacjach wymagających ode mnie – specjalisty od employer brandingu – szybkiej i skutecznej komunikacji, Copilot również podał mi swoją „elektroniczną” pomocną dłoń.

Po uruchomieniu nowego systemu do raportowania pracy wśród pracowników pojawiło się bardzo dużo pytań i wątpliwości. Sztuczna inteligencja Microsoft pomogła mi w przygotowaniu krótkich, prostych komunikatów dla Supremowiczów. Na podstawie spływających komentarzy Copilot wygenerował dokument z najczęściej zadawanymi pytaniami – FAQ.

Edukacja i szkolenie pracowników razem z Microsoft Copilot

Przy pomocy Copilot udało mi się stworzyć kilka interesujących materiałów szkoleniowych i edukacyjnych dla nowych pracowników.

Moje wypunktowana lista dotycząca podstawowych procesów komunikacyjnych zamieniła się w angażujący tekst z dopasowanymi grafikami. AI od Microsoft dała mi podstawy pod krótką instrukcję poruszania się po Viva Engage i jej społecznościach.

Przemyślenia specjalisty od komunikacji w kontekście Microsoft Copilot

Jako użytkownik Copilot, jestem zaskoczony, jak wiele prostych czynności automatyzuje AI od Microsoft.

Wszystkie polecenia wykonywałem w prostym języku angielskim, ale Copilot w pakiecie Microsoft 365 działa w języku polskim od końca kwietnia 2024 roku.

Copilot to narzędzie rozwijane praktycznie każdego dnia, które z czasem będzie jeszcze pozytywniej wpływać na codzienną pracę i aplikacje Microsoft 365.

Tymczasem…

1. Na tę chwilę traktuję go jako asystenta, który jest w stanie wyręczyć nas z wykonywania żmudnych czynności.
2. Określenie „asystent” wydaje mi się adekwatne, ponieważ wciąż sztucznej inteligencji trzeba pomagać, nakierowywać ją.
3. Prompty, czyli polecenia, muszą być dokładne, aby działanie nie zakończyło się odmową wykonania danej operacji.

Jednak Copilot to wsparcie, które bardzo szybko się uczy. Wyciąga wnioski i drugi raz tych samych błędów nie popełnia.

Już na tym etapie można mówić o Copilot jako tajnej broni oszczędzania czasu, a co będzie dalej? Czy ta technologia zastąpi nas w pracy? A może praca w biurze będzie polegała jedynie na wydawaniu poleceń botom AI? Obecnie nie jestem w stanie na te pytania odpowiedzieć. Wiem na pewno, że „dużo wody w rzece upłynie”, aby AI zastąpiło nas w codziennych obowiązkach.

No nic, czas kogoś przewinąć i nakarmić.

Dodatkowo oczywiście zapraszam do współpracy w zakresie wdrożenia Copilot dla Microsoft 365, czyli praktycznej sztucznej inteligencji również w Twojej firmie. Daj znać naszym Ekspertom o swoim zainteresowaniu, a my zajmiemy się resztą!

‍