Jak wdrażać automatyzacje w HR i administracji z Microsoft 365?

Wiemy z własnego „podwórka”, że w codziennej pracy działy HR i administracji często napotykają specyficzne problemy, znane często wyłącznie w tej dziedzinie. Codzienne wyzwania związane z zarządzaniem rozproszonymi informacjami czy dokumentami, integracją narzędzi oraz koordynacją różnych procesów wymagają nowoczesnych, cyfrowych rozwiązań.

Sprawdź więc, jakie aplikacje i automatyzacje wdrożyliśmy dzięki Microsoft 365, a także Power Automate w Supremo, które znacząco uprościły i przyspieszyły pracę w HR oraz administracji!

Automatyzacje odpowiedzią na wyzwania w pracy HR-u i administracji

W dynamicznym świecie biznesu automatyzacja staje się kluczowym elementem również w działach HR i administracji.

– Mnogość dostępnych na rynku narzędzi dla działów HR, obecność różnych form zatrudnienia czy też brak uniwersalnych zasad dotyczących procesów współpracy z kontrahentami, tworzą złożony i wymagający „krajobraz” do zagospodarowania. Bywa, że przypomina to tzw. „zarządzanie chaosem” – zauważa Agata Michalak, People & Culture Manager w Supremo.

Nie inaczej było w Supremo. Przed stworzeniem każdej z automatyzacji i aplikacji dla HR oraz administracji w naszej firmie pojawiały się… frustracje. Przekuliśmy je w konkretne potrzeby – po Supremowemu!

– Dzięki połączeniu trzech obszarów – aplikacji Microsoft 365, Power Platform wraz z AI Copilot – tworzymy niestandardowe aplikacje biznesowe, automatyzując procesy bez konieczności pisania skomplikowanego kodu. Podejście no-code i low-code to teraźniejszość – podkreśla Ewa Kurek, Business Apps Team Leader w Supremo.

Narzędzia Microsoft 365 wspierające automatyzację. Praktyczne przykłady wdrożenia

Automatyzacje i aplikacje, które prezentowaliśmy na webinarze: „Jak wdrażać automatyzacje w HR i administracji z Microsoft 365?” i opisujemy w tym artykule, są „podpięte” do naszego intranetu. Można z nich więc skorzystać szybko, bo praktycznie jednym kliknięciem.

Intranet firmowy sam w sobie stanowi główne „źródło prawdy” i komunikacji wewnętrznej wśród naszych pracowników. Dzięki temu eliminujemy potrzeby poszukiwania aktualnych linków, plików czy opisów procedur.

– Oczywiście użycie tych narzędzi i automatyzacji ma na celu uproszczenie codziennych zadań. Jednak chodzi też o możliwość dostarczania intuicyjnych, łatwych do wdrożenia rozwiązań na szeroką skalę, które można dostosować do zmieniających się potrzeb organizacji. Co więcej, są one gotowe do wprowadzenia również poza Supremo – dodaje Ewa Kurek.

Aplikacja do zamówień i rezerwacji – korzyści z automatyzacji w HR oraz administracji

Czaty, maile, telefony, karteczki przyczepione do ekranów – kanały, którymi spływały potrzeby do działu administracji, powodowały duży nieporządek. Wymagało to ręcznego śledzenia statusów poszczególnych zamówień.

Problemem był także brak jasności co do szczegółowych wymagań. Na przykład lakoniczne stwierdzenie: „Potrzebna jest podkładka pod myszkę” dawało duże pole do interpretacji przy danym zamówieniu. W praktyce mogło nie spełnić realnych oczekiwań ani zamawiającego (IT), ani docelowego użytkownika.

Te frustracje, w połączeniu z trudnościami w przypisaniu odpowiedzialności za budżet (dział/zespół pracownika vs IT vs HR/administracja), były bodźcami do poszukiwania efektywniejszych rozwiązań – czyli Aplikacji Zamówienia i rezerwacje.

1. Umożliwia ona łatwe zarządzanie zamówieniami i rezerwacjami (takimi jak podróże służbowe), integrując procesy z aplikacjami Microsoft 365, w tym Teams oraz Outlook.
2. System zapewnia bieżące powiadomienia o statusach. Wpływa to na efektywniejsze zarządzanie procesami zakupów, znacząco zwiększając przejrzystość i efektywność pracy administracyjnej.
3. Ponadto upraszcza komunikację między zespołami.

Od strony technicznej Aplikacja do zamówień i rezerwacji oferuje trzy poziomy ról – użytkownika, menedżera, administratora. Jej interfejs jest prosty i intuicyjny.

Nasza Aplikacja Zamówienia i rezerwacja ma duży wpływ na procesy onboardingu, a także offboardingu. Rozwiązanie znacząco upraszcza również przekazywanie oraz zarządzanie sprzętem. Eliminuje potrzebę podpisanych, papierowych protokołów, które często wydają się niezbędne w takich procesach. Tym samym dzięki automatyzacji, dział IT może teraz zarządzać sprzętem w sposób efektywny i mniej czasochłonny.

‍

Automatyzacja FV Kontrahenci – obsługa faktur przy umowach o współpracę B2B

Część osób związanych zawodowo z Supremo współpracuje z nami w ramach tzw. umów B2B. Dlatego i tutaj również wyszliśmy naprzeciw pojawiającym się oczekiwaniom. Zarówno administracji, jak i kontrahentów – dbając o przejrzystość, szybkość oraz łatwość przetwarzania faktur za świadczone usługi.

Automatyzacja w Microsoft Forms – którą nazwaliśmy FV Kontrahenci, umożliwia automatyczne przesyłanie i przetwarzanie faktur. Eliminuje potencjalne błędy ludzkie, a tym samym przyspiesza weryfikację dokumentów.

Jak to wygląda w praktyce?

1. Kontrahent przesyła fakturę za pomocą konkretnego, zweryfikowanego formularza Microsoft Forms. Wypełnia wszystkie wymagane pola (kwota bazowa, pakiet benefitów, dodatkowe elementy itp.).
2. Po wysłaniu formularza faktura trafia do działu administracji, a także na pocztę e-mail kontrahenta z podsumowaniem. Wtedy zarówno administrator, jak i kontrahent mogą przeprowadzić weryfikację uzupełnionych danych. Pojawia się tutaj bardzo ważny element, czyli double-check.
3. Warto dodać, że każdy plik z fakturą jest automatycznie podpisywany imieniem i nazwiskiem kontrahenta. Docelowo znajduje się w jednym miejscu z pozostałymi fakturami – w bezpiecznym folderze z dostępem wyłącznie dla osób odpowiedzialnych w Supremo za kwestie finansowe oraz księgowych.

Aplikacja B2B Nieobecności – proste zarządzanie nieobecnościami współpracowników na umowie B2B

Aplikacja B2B Nieobecności w jednym miejscu zarządza wnioskami o dniach wolnych od świadczenia usług. Tym samym umożliwia łatwe i szybkie monitorowanie dostępności współpracowników z umową B2B. Dodatkowo automatycznie powiadamia o statusie wniosków w stosownym miejscu w aplikacji Microsoft Teams.

– Kontrahent składa wniosek o dzień wolny od świadczenia usług, wybierając daty oraz typ nieobecności. Zarówno administrator, jak i użytkownik mają możliwość podejrzenia wszystkich zatwierdzonych czy też oczekujących wniosków – wyjaśnia Agata Michalak.

Co więcej, administrator – czyli osoba z HR odpowiedzialna za kwestie nieobecności – może:

• monitorować wszelkie nieobecności,
• dodawać do kalendarza święta, dni wolne,
• zarządzać konkretnymi użytkownikami – pod kątem edycji ich danych czy usuwania profilów.

To wszystko znajduje się w naszej autorskiej Aplikacji na bazie Power Automate. Narzędzie umożliwia tworzenie złożonych przepływów pracy automatyzujących różnorodne zadania związane z zarządzaniem dniami wolnymi na B2B. Począwszy od wysyłania e-maili z powiadomieniami, kończąc na grupowaniu danych w jednym miejscu.

Dzięki Power Automate możliwe jest szybkie i efektywne realizowanie procesów, które wcześniej wymagały ręcznej interwencji.

Jakie korzyści przynosi Aplikacja Nieobecności B2B?

1. Uproszczenie procesu zarządzania nieobecnościami kontrahentów.
2. Automatyczne powiadomienia o akceptacji i odrzuceniu wniosków.
3. Możliwość monitorowania dostępności pozostałych dni bez świadczenia usług.

AI Copilot – inteligentny asystent dla HR i administracji

Microsoft Copilot, dzięki zaawansowanym algorytmom sztucznej inteligencji, jest w stanie automatycznie generować treści, analizować dokumenty i wspierać procesy rekrutacji.

Takie wsparcie znacznie oszczędza czas i zwiększa efektywność pracy w HR oraz administracji. Dlatego ostatnim, ale równie istotnym elementem naszego webinaru była prezentacja tego narzędzia w kontekście pracy w HR, o co zadbała Klaudia Wilusz – Channel Sales Manager Modern Work & Security w Microsoft Polska.

– Copilot to asystent AI, który ma za zadanie przyspieszyć codzienne operacyjne zadania w pracy na różnych stanowiskach. Może wspierać różne aspekty pracy w HR, takie jak tworzenie opisów stanowisk, porównywanie CV kandydatów czy analizowanie wideorozmów rekrutacyjnych w Microsoft Teams – informuje Klaudia.

Korzyści z automatyzacji w HR i administracji, które projektujemy oraz wdrażamy w Supremo

1. Szybkość – automatyzacja procesów bezpośrednio wpływa na realizację obowiązków w działach HR, administracji oraz IT.
2. Centralizacja informacji – dane w konkretnym procesie spływają do jednego miejsca, ułatwiając monitorowanie postępów, a także zarządzanie nimi.
3. Elastyczność – automatyzacje i aplikacje dają możliwość dopasowania i wprowadzania zmian w funkcjonalności, designie itd. pod kątem zmieniających się potrzeb.
4. Oszczędność – automatyzacje wpływają na czas i zasoby. Zmniejszają przy tym liczbę potencjalnych błędów ludzkich wynikających z ręcznego wprowadzania czy weryfikowania danych.

Automatyzacja – klucz do sukcesu w HR i administracji

Zapewnij wysoką jakość pracy w swoim biznesie! Odkryj, że automatyzacja procesów to oszczędność zasobów, ale także podstawa do zwiększenia efektywności operacyjnej.

Dlatego polecamy Ci obejrzeć nasz webinar: „Jak wdrażać automatyzacje w HR i administracji z Microsoft 365?”.  Zobacz, jak nasze rozwiązania – aplikacje i automatyzacje Microsoft 365 oraz Power Automate, sprawdzają się i wyglądają w praktyce. Wszystko osadzone w kontekście rozwiązywania realnych problemów w administracji oraz HR.

Poznaj praktyczne przykłady, a także pozyskaj konkretną wiedzę z pierwszej ręki!

Dowiedz się, jakie zagadnienia dokładnie omówiliśmy podczas webinaru z ekspertkami Supremo i Microsoft Polska, a następnie zamów bezpłatny dostęp do nagrania.
‍