Microsoft Teams czy Viva Engage (Yammer). Jakie narzędzie wybrać do komunikacji wewnętrznej i pracy zespołowej?

Mateusz Pluskota
8 min czytania
23.9.2024
Mateusz Pluskota
Senior Employer Branding & Internal Communication Specialist
Supremo
Mateusz to Supremowy guru i praktyk komunikacji wewnętrznej. Jest ekspertem od aplikacji Viva Engage (dawny Yammer) oraz SharePoint. Łączy talent do tworzenia angażującej komunikacji z kompetencjami związanymi z technologiami Microsoft. Co istotne, stawia człowieka w centrum każdego procesu biznesowego i rozwiązania technologicznego. Tym samym pokazuje, jakie przynosi to korzyści dla użytkowników, a także całej organizacji.

Microsoft Teams czy Viva Engage (Yammer). Jakie narzędzie wybrać do komunikacji wewnętrznej i pracy zespołowej?

Mateusz Pluskota
Senior Employer Branding & Internal Communication Specialist
Supremo
8 min czytania
23.9.2024

Czy budując strategię komunikacji wewnętrznej firmy, powinniśmy wybierać pomiędzy aplikacjami? Dokonując szybkiego przeglądu aplikacji Microsoft 365, każdą z nich można przyporządkować do konkretnych czynności w pracach HR i EB.

Schody pojawiają się, gdy spośród tego wachlarza narzędzi chcemy wskazać to jedno istotne w kontekście współpracy i komunikacji. Pierwsza myśl? Oczywiście, Microsoft Teams! A może jednak Viva Engage (którą wiele osób kojarzy jeszcze jako Yammer)?


Microsoft Teams to nie to samo, co Viva Engage (Yammer)

Microsoft 365, jak mało które rozwiązanie, przyciąga swoich użytkowników nie tylko pojedynczymi składnikami, ale całym swoim potencjałem. Wchodzące w jego skład usługi wzajemnie uzupełniają się, tworząc pole do współpracy w ramach dobrze przemyślanego ekosystemu.  

Każda aplikacja ma swoje przeznaczenie, choć przenikanie się niektórych funkcji sprawia, że rodzi się w naszych głowach wątpliwość: „Czy działam w odpowiednim narzędziu?”. Odpowiedź na to pytanie jest kluczowe dla każdego, kto na co dzień zajmuje się komunikacją wewnętrzną.

Zasadniczo zarówno Microsoft Teams, jak i Viva Engage dotyczą szeroko rozumianych konwersacji i są miejscem wirtualnej współpracy. Na pierwszy rzut oka można stwierdzić, że funkcjonalności obu z nich mogą posłużyć do tych samych celów. Niestety, ten błędny sposób myślenia przyjmuje wiele osób.

Microsoft Teams i Viva Engage, niegdyś nazywana Yammer, to programy o zdecydowanie różnym przeznaczeniu, których nie powinniśmy stosować zamiennie!

5 bezpłatnych, praktycznych prelekcji z ekspertami od komunikacji wewnętrznej. Sprawdź już dziś!

Microsoft Teams – narzędzie do współpracy i komunikacji w ramach projektów

Jeszcze kilka lat temu Microsoft Teams był narzędziem do czatowania oraz integracji bibliotek dokumentów SharePoint. Jednak bardzo szybko możliwości aplikacji rozszerzono o funkcje prowadzenia rozmów służbowych oraz wideokonferencji.  

W drodze naturalnego rozwoju Microsoft Teams zaczął zastępować inną usługę giganta z Redmond – Skype dla Firm. Ten z kolei okazał się być tylko narzędziem przejściowym. Zastąpił na chwilę pamiętany już przez niewielu – Lync.  

Jednak prędko okazało się, że Microsoft Teams to nie taki zwykły zamiennik. Program przerósł swoich poprzedników, gdy rozbudowano go o Zespoły. To był jednak dopiero początek… Wybuch pandemii koronawirusa wydatnie wpłynął na rozwój aplikacji.

Microsoft Teams rósł w siłę z tygodnia na tydzień, stając się rozbudowaną hybrydą rozwiązań

W obliczu pandemii aplikacja stała się dla wielu firm jedynym miejscem do kontaktu poprzez czat i wideokonferencje. Wskutek czego Microsoft Teams to najpopularniejszy program do pracy zdalnej na całym świecie, także dzięki swojej bezpłatnej dostępności. Platforma jest prywatną przestrzenią projektową, do której dostęp mają tylko wyznaczeni członkowie.  

Microsoft Teams okazuje się nieodłączną częścią codziennej pracy u większości osób pracujących w biurach.  

  • Program oferuje możliwość łatwej i efektywnej komunikacji, bez względu na to czy pracujemy 1:1 czy w grupie.
  • Dzięki niemu możemy wygodnie prowadzić rozmowy, pozbyć się nadmiaru niepotrzebnych maili i przyspieszyć czas reakcji innych.
  • Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że Microsoft Teams może być też rozszerzony o inne aplikacje, systemy i boty, usprawniając efektywną pracę w zamkniętych grupach.  

Jednak codzienność w trybie home office i tęsknota za otwartymi konwersacjami sprawiła, że w świadomościach pojawiła się przestrzeń dla innej aplikacji, a mianowicie Vivy Engage.

Viva Engage – komunikacja z pracownikami to podstawa

Viva Engage to przestrzeń komunikacyjna do wymiany wiedzy i doświadczeń. Stała się świetnie skrojonym narzędziem pod prowadzenie masowej komunikacji. Również tej korporacyjnej, czyli skierowanej do wszystkich pracowników lub do dużych grup odbiorców komunikacji ogólnofirmowej.

Główną siłą usługi jest wspieranie osób, które mogą się nie znać, ale posiadają wspólne pasje i umiejętności.  Wspiera też zaangażowanie liderów w dwustronnym dialogu ze wszystkimi pracownikami.  

W 2022 roku aplikacja została przemianowana z Yammer i włączona do palety rozwiązań Microsoft Viva jako Viva Engage.  

  • Narzędzie przeszło rebranding, a także zyskało nowe funkcje.
  • Szczególny nacisk położono na komunikację na linii liderzy-pracownicy.
  • Od tej pory, zarządzający zespołami zyskali własny kącik (spersonalizowana strona profilowa) czy możliwość wysyłania ogłoszeń do określonej bazy kontaktów.
  • W Vivie Engage wprowadzono także wydarzenia „Ask Me Anything”, funkcje umożliwiające prowadzenie kampanii firmowych oraz rozbudowano panel analizy – nie tylko od strony administratora, ale każdego użytkownika.
  • Na bazie wzrostu popularności rozwiązań AI programiści Microsoft zaczęli implementować funkcjonalności Copilot, jak np. zbieranie bazy postów jako odpowiedzi na najczęściej powtarzające się pytania.

Warto zaznaczyć, że Viva Engage (dawny Yammer) obecny jest w każdym pakiecie licencyjnym Microsoft. Niezależnie od dokonanego wyboru istnieje możliwość tworzenia społeczności na tym samym poziomie, co inne firmy korzystające z rozwiązań giganta z Redmond.

Kiedy użyć Microsoft Teams, a kiedy Viva Engage (Yammera)?

Podjęcie decyzji odnośnie użycia Microsoft Teams a Viva Engage (kiedyś Yammer) może budzić wątpliwości w kontekście komunikacji wewnętrznej.

Funkcjonalności obu aplikacji w niektórych przypadkach pokrywają się. Ich używanie ma sens z różnych powodów, o których często nie wiemy lub nie zdajemy sobie sprawy. Decydujący jest sposób, w jaki chcemy się komunikować.  

Wielkość grup

Microsoft Teams jest odpowiedni dla niewielkich grup osób, które ze sobą współpracują. Z kolei Viva Engage to sieć do szerszej interakcji, często ad hoc z innymi współpracownikami i do komunikacji firmy ze wszystkimi pracownikami. To rozróżnienie zaprezentuje najlepiej poniższa grafika.

Pętle aplikacji

Podejmując decyzję o komunikowaniu się przez Microsoft Teams lub Viva Engage, należy wspomnieć o tzw. pętlach.  

Microsoft Teams to miejsce odpowiednie dla wewnętrznych rozmów formalnych, krótkich i na temat. Dobrze zastępuje maile. Aplikacja przeznaczona jest dla wewnętrznych rozmów, prac, które prowadzimy w ramach zespołów projektowych. Idealnie posłuży w przesyłaniu plików i pracy nad nimi z osobami, z którymi regularnie współpracujemy oraz z klientami zewnętrznymi.  

Viva Engage to przestrzeń do komunikacji wielokierunkowej, w której skróceniu ulega dystans na linii zarząd-pracownik. Rozmowy nie muszą być całkowicie związane z pracą.  

Dodatkowo to w tej aplikacji możliwe są spotkania osób, które łączą wspólne zainteresowania lub chcą poszerzyć swoją wiedzę na określony temat. Nowy Yammer, czyli Viva Engage sprawdza się w szczególności w społecznościach praktyków, którzy właśnie w tym miejscu mogą dzielić się doświadczeniami. Wszystko przy jednoczesnej otwartości i transparentności. Każdy może komentować treści i swobodnie wypowiadać się.  Viva Engage jest sposobem na zrzeszanie osób o podobnych pasjach, jak np. miłośników gotowania, biegania czy sportów ekstremalnych.

Wybór aplikacji zależy od przypadku jej użycia

Microsoft Teams i Viva Engage nie powinniśmy też zestawiać ze sobą w jednej linii. Każde z tych narzędzi służy innemu rodzajowi komunikacji. Nie warto też rezygnować z jednej aplikacji na rzecz drugiej.  

W większości pakietów licencyjnych Microsoft mamy do dyspozycji obie aplikacje, dlaczego więc nie korzystać z obu?

Bezpośrednia integracja Viva Engage z Microsoft Teams

Użytkownicy nie muszą przeklikiwać się czy logować pomiędzy tymi aplikacjami.  

Vivę Engage (Yammera) można dodać do panelu nawigacyjnego lub w postaci zakładki zespołu do Microsoft Teams. Tym samym pozwala to na jednoczesne wzięcie udziału w pracach projektowych, oglądanie wydarzeń na żywo czy przeglądanie swoich społeczności. Integracja ta pomaga uniknąć pomyłek w rozróżnieniu przeznaczenia Microsoft Teams oraz Viva Engage.

Warto tym miejscu zastanowić się, czy w firmie zespół (projektowy w Microsoft Teams), czy społeczność (na Viva Engage) będzie odpowiedniejszą formą do kontaktu pomiędzy pracownikami. To wszystko zależy od charakteru komunikacji, wielkości zatrudnienia, średniego wieku pracowników, branży, umiejscowienia geograficznego – szerzej od kultury organizacyjnej.  

Tak naprawdę pandemia COVID-19 i konieczność pracy zdalnej utwierdziły w przekonaniu, że praca każdego wymaga dwóch rodzajów rozmów. Tych zamkniętych w ramach projektów (na Teamsach) oraz tych otwartych, odzwierciedlających rozmowy na kawie lub papierosie (na Viva Engage), których brakowało nam podczas pracy w izolacji.

Dawny Yammer, a obecnie Viva Engage – perspektywa (czasu) ma znaczenie

Historię rozwoju tej aplikacji można śmiało określić mianem... burzliwej.  

W 2012 roku Microsoft przejął ówczesnego „Yammera” w celu stworzenia niezależnej platformy społecznościowej dla przedsiębiorstw. Trudno w to uwierzyć, ale jeszcze ponad 10 lat temu użycie technik znanych z sieci społecznościowych było czymś całkiem nowym.  

Obiecywano, że Yammer ma zapewnić ludziom w prosty sposób łączenie się i czatowanie na tematy nie tylko związane z pracą. Aplikacja została bardzo dobrze przyjęta przez rynek amerykański. Z kolei w Europie zdecydowanie przegrywała z WhatsApp. Także w Polsce na wdrożenie Yammera decydowało się niewiele firm. Sytuacji aplikacji nie poprawiło nieco niespodziewane pojawienie się nowego ulubieńca użytkowników – Microsoft Teams. Wówczas pojawiły się nawet plotki, że Yammer ma być wygaszany przez Microsoft.

Przyszłość aplikacji była nieznana, ale wspomniany Microsoft w porę rozwiał wątpliwości. W 2019 roku aplikacja została zaktualizowana praktycznie od podstaw.

  • Yammer został zaprojektowany do obsługi szerokich, otwartych, wielofunkcyjnych społeczności.
  • Zyskał nowe możliwości, wygląd interfejsu bazujący na oficjalnym wzornictwie Microsoft oraz intuicyjną integrację z innymi usługami Microsoft 365 (kiedyś pod nazwą Office 365).
  • W rękach członków firmowych społeczności znalazło się nowe narzędzie do wyrażania opinii i oglądania wydarzeń na żywo.  

Viva Engage, a inne konkurencyjne rozwiązania – Meta Workplace  

Warto wspomnieć, że spośród „gigantów” technologicznych, nie tylko Microsoft stworzył aplikację służącą wspieraniu procesów komunikacyjnych, budowania bazy wiedzy i zaangażowania pracowników poprzez tworzenie społeczności.

Na rynku występuje kilka konkurencyjnych platform, z których korzystają firmy na całym świecie: z różnych branż, o różnych strukturach i wielkości. Wśród nich można wymienić m.in. Workplace by Meta czy Slack.

Z propozycji koncernu Meta – „firmowego Facebooka”, czyli Workplace, korzystają przede wszystkim duże przedsiębiorstwa międzynarodowe, które na początku XXI wieku zaufały ekosystemowi znanemu z serwisu społecznościowego.  

  • Workplace by Meta (wcześniej Facebook at Work) oferuje grupy do współpracy projektowej, udostępnianie dokumentów i czaty wideo.
  • Pozwala zarządzać treścią ogłoszeń firmowych i udostępniania ich pracownikom.
  • Osoba korzystająca z rozwiązania Mety loguje się do panelu oddzielnymi danymi dostępowymi. Wszystkie dane przechowywane są przez Facebooka.

Jak można zauważyć, funkcjonalności do złudzenia przypominają te zawarte obecnie w Viva Engage.

Microsoft szybko nadgonił konkurencję, dbając również o rozbudowane systemy bezpieczeństwa. Zdecydowanie częstsze problemy na tym polu miała Meta. Potencjalne wycieki danych, ograniczone możliwości integracji z innymi aplikacjami i narzędziami firm oraz koszt miesięczny za użytkownika w Workplace by Meta (4 USD za Wokrplace Core) sprawiły, że przedsiębiorcy zaczęli poszukiwać innych rozwiązań.

Meta Workplace – koniec platformy dla firm. Planowane wyłączenie w 2026 roku

Ważna informacja: koncern Meta (zarządzający m.in. Instagramem, Facebookiem i WhatsAppem) zadecydował o ostatecznym zamknięciu platformy Workplace do 2026 roku. Od 1 września 2025 roku do 31 maja 2026 roku Workplace by Meta będzie dostępna wyłącznie w celu odczytywania i pobierania istniejących danych. W czerwcu dostęp zostanie wyłączony, a portale pracownicze trwale usunięte.

Tym samym już niebawem będziemy świadkami fali migracji danych z Workplace by Meta do Viva Engage i intranetu SharePoint Online, w czym mogą pomóc nasi Eksperci z Supremo.

Aplikacja pracownicza Microsoft SharePoint dostępna na wszystkich urządzeniach (komputer, tablet, smartfon) na najpopularniejszych systemach operacyjnych

Zrozum istotę i przeznaczenie konkretnych narzędzi Microsoft

Tylko takie podejście pozwala na uzyskanie pożądanej skuteczności przekazu. To jedno z głównych, niepisanych prawideł dla każdego zajmującego się komunikacją wewnętrzną.  

Dlatego zanim wdrożysz któreś z tych narzędzi, należy dobrze przeanalizować, jaki cel chcesz osiągnąć w Twojej firmowej komunikacji wewnętrznej. A gdy już narzędzie będzie gotowe do wdrożenia, pamiętaj, aby przedstawić ten cel pracownikom. Wyjaśnij im, do czego dane narzędzie służy i jak je stosować. Pozwoli to uniknąć nieporozumień oraz właściwie korzystać z funkcjonalności, jakie oferują oba rozwiązania.

Jak sprawnie przeprowadzić ten proces? Jak zadbać o bezpieczeństwo danych i nauczyć się „w komunikację”? Odezwij się do nas – zbadamy oczekiwania, a także potrzeby Twojej organizacji, aby dobrać najlepsze rozwiązania do komunikacji wewnętrznej!

Mateusz Pluskota
Senior Employer Branding & Internal Communication Specialist
Supremo

Mateusz to Supremowy guru i praktyk komunikacji wewnętrznej. Jest ekspertem od aplikacji Viva Engage (dawny Yammer) oraz SharePoint. Łączy talent do tworzenia angażującej komunikacji z kompetencjami związanymi z technologiami Microsoft. Co istotne, stawia człowieka w centrum każdego procesu biznesowego i rozwiązania technologicznego. Tym samym pokazuje, jakie przynosi to korzyści dla użytkowników, a także całej organizacji.

Microsoft Teams czy Viva Engage (Yammer). Jakie narzędzie wybrać do komunikacji wewnętrznej i pracy zespołowej?

Mateusz Pluskota
Senior Employer Branding & Internal Communication Specialist
Supremo
8 min czytania
23.9.2024

Czy budując strategię komunikacji wewnętrznej firmy, powinniśmy wybierać pomiędzy aplikacjami? Dokonując szybkiego przeglądu aplikacji Microsoft 365, każdą z nich można przyporządkować do konkretnych czynności w pracach HR i EB.

Schody pojawiają się, gdy spośród tego wachlarza narzędzi chcemy wskazać to jedno istotne w kontekście współpracy i komunikacji. Pierwsza myśl? Oczywiście, Microsoft Teams! A może jednak Viva Engage (którą wiele osób kojarzy jeszcze jako Yammer)?


Microsoft Teams to nie to samo, co Viva Engage (Yammer)

Microsoft 365, jak mało które rozwiązanie, przyciąga swoich użytkowników nie tylko pojedynczymi składnikami, ale całym swoim potencjałem. Wchodzące w jego skład usługi wzajemnie uzupełniają się, tworząc pole do współpracy w ramach dobrze przemyślanego ekosystemu.  

Każda aplikacja ma swoje przeznaczenie, choć przenikanie się niektórych funkcji sprawia, że rodzi się w naszych głowach wątpliwość: „Czy działam w odpowiednim narzędziu?”. Odpowiedź na to pytanie jest kluczowe dla każdego, kto na co dzień zajmuje się komunikacją wewnętrzną.

Zasadniczo zarówno Microsoft Teams, jak i Viva Engage dotyczą szeroko rozumianych konwersacji i są miejscem wirtualnej współpracy. Na pierwszy rzut oka można stwierdzić, że funkcjonalności obu z nich mogą posłużyć do tych samych celów. Niestety, ten błędny sposób myślenia przyjmuje wiele osób.

Microsoft Teams i Viva Engage, niegdyś nazywana Yammer, to programy o zdecydowanie różnym przeznaczeniu, których nie powinniśmy stosować zamiennie!

5 bezpłatnych, praktycznych prelekcji z ekspertami od komunikacji wewnętrznej. Sprawdź już dziś!

Microsoft Teams – narzędzie do współpracy i komunikacji w ramach projektów

Jeszcze kilka lat temu Microsoft Teams był narzędziem do czatowania oraz integracji bibliotek dokumentów SharePoint. Jednak bardzo szybko możliwości aplikacji rozszerzono o funkcje prowadzenia rozmów służbowych oraz wideokonferencji.  

W drodze naturalnego rozwoju Microsoft Teams zaczął zastępować inną usługę giganta z Redmond – Skype dla Firm. Ten z kolei okazał się być tylko narzędziem przejściowym. Zastąpił na chwilę pamiętany już przez niewielu – Lync.  

Jednak prędko okazało się, że Microsoft Teams to nie taki zwykły zamiennik. Program przerósł swoich poprzedników, gdy rozbudowano go o Zespoły. To był jednak dopiero początek… Wybuch pandemii koronawirusa wydatnie wpłynął na rozwój aplikacji.

Microsoft Teams rósł w siłę z tygodnia na tydzień, stając się rozbudowaną hybrydą rozwiązań

W obliczu pandemii aplikacja stała się dla wielu firm jedynym miejscem do kontaktu poprzez czat i wideokonferencje. Wskutek czego Microsoft Teams to najpopularniejszy program do pracy zdalnej na całym świecie, także dzięki swojej bezpłatnej dostępności. Platforma jest prywatną przestrzenią projektową, do której dostęp mają tylko wyznaczeni członkowie.  

Microsoft Teams okazuje się nieodłączną częścią codziennej pracy u większości osób pracujących w biurach.  

  • Program oferuje możliwość łatwej i efektywnej komunikacji, bez względu na to czy pracujemy 1:1 czy w grupie.
  • Dzięki niemu możemy wygodnie prowadzić rozmowy, pozbyć się nadmiaru niepotrzebnych maili i przyspieszyć czas reakcji innych.
  • Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że Microsoft Teams może być też rozszerzony o inne aplikacje, systemy i boty, usprawniając efektywną pracę w zamkniętych grupach.  

Jednak codzienność w trybie home office i tęsknota za otwartymi konwersacjami sprawiła, że w świadomościach pojawiła się przestrzeń dla innej aplikacji, a mianowicie Vivy Engage.

Viva Engage – komunikacja z pracownikami to podstawa

Viva Engage to przestrzeń komunikacyjna do wymiany wiedzy i doświadczeń. Stała się świetnie skrojonym narzędziem pod prowadzenie masowej komunikacji. Również tej korporacyjnej, czyli skierowanej do wszystkich pracowników lub do dużych grup odbiorców komunikacji ogólnofirmowej.

Główną siłą usługi jest wspieranie osób, które mogą się nie znać, ale posiadają wspólne pasje i umiejętności.  Wspiera też zaangażowanie liderów w dwustronnym dialogu ze wszystkimi pracownikami.  

W 2022 roku aplikacja została przemianowana z Yammer i włączona do palety rozwiązań Microsoft Viva jako Viva Engage.  

  • Narzędzie przeszło rebranding, a także zyskało nowe funkcje.
  • Szczególny nacisk położono na komunikację na linii liderzy-pracownicy.
  • Od tej pory, zarządzający zespołami zyskali własny kącik (spersonalizowana strona profilowa) czy możliwość wysyłania ogłoszeń do określonej bazy kontaktów.
  • W Vivie Engage wprowadzono także wydarzenia „Ask Me Anything”, funkcje umożliwiające prowadzenie kampanii firmowych oraz rozbudowano panel analizy – nie tylko od strony administratora, ale każdego użytkownika.
  • Na bazie wzrostu popularności rozwiązań AI programiści Microsoft zaczęli implementować funkcjonalności Copilot, jak np. zbieranie bazy postów jako odpowiedzi na najczęściej powtarzające się pytania.

Warto zaznaczyć, że Viva Engage (dawny Yammer) obecny jest w każdym pakiecie licencyjnym Microsoft. Niezależnie od dokonanego wyboru istnieje możliwość tworzenia społeczności na tym samym poziomie, co inne firmy korzystające z rozwiązań giganta z Redmond.

Kiedy użyć Microsoft Teams, a kiedy Viva Engage (Yammera)?

Podjęcie decyzji odnośnie użycia Microsoft Teams a Viva Engage (kiedyś Yammer) może budzić wątpliwości w kontekście komunikacji wewnętrznej.

Funkcjonalności obu aplikacji w niektórych przypadkach pokrywają się. Ich używanie ma sens z różnych powodów, o których często nie wiemy lub nie zdajemy sobie sprawy. Decydujący jest sposób, w jaki chcemy się komunikować.  

Wielkość grup

Microsoft Teams jest odpowiedni dla niewielkich grup osób, które ze sobą współpracują. Z kolei Viva Engage to sieć do szerszej interakcji, często ad hoc z innymi współpracownikami i do komunikacji firmy ze wszystkimi pracownikami. To rozróżnienie zaprezentuje najlepiej poniższa grafika.

Pętle aplikacji

Podejmując decyzję o komunikowaniu się przez Microsoft Teams lub Viva Engage, należy wspomnieć o tzw. pętlach.  

Microsoft Teams to miejsce odpowiednie dla wewnętrznych rozmów formalnych, krótkich i na temat. Dobrze zastępuje maile. Aplikacja przeznaczona jest dla wewnętrznych rozmów, prac, które prowadzimy w ramach zespołów projektowych. Idealnie posłuży w przesyłaniu plików i pracy nad nimi z osobami, z którymi regularnie współpracujemy oraz z klientami zewnętrznymi.  

Viva Engage to przestrzeń do komunikacji wielokierunkowej, w której skróceniu ulega dystans na linii zarząd-pracownik. Rozmowy nie muszą być całkowicie związane z pracą.  

Dodatkowo to w tej aplikacji możliwe są spotkania osób, które łączą wspólne zainteresowania lub chcą poszerzyć swoją wiedzę na określony temat. Nowy Yammer, czyli Viva Engage sprawdza się w szczególności w społecznościach praktyków, którzy właśnie w tym miejscu mogą dzielić się doświadczeniami. Wszystko przy jednoczesnej otwartości i transparentności. Każdy może komentować treści i swobodnie wypowiadać się.  Viva Engage jest sposobem na zrzeszanie osób o podobnych pasjach, jak np. miłośników gotowania, biegania czy sportów ekstremalnych.

Wybór aplikacji zależy od przypadku jej użycia

Microsoft Teams i Viva Engage nie powinniśmy też zestawiać ze sobą w jednej linii. Każde z tych narzędzi służy innemu rodzajowi komunikacji. Nie warto też rezygnować z jednej aplikacji na rzecz drugiej.  

W większości pakietów licencyjnych Microsoft mamy do dyspozycji obie aplikacje, dlaczego więc nie korzystać z obu?

Bezpośrednia integracja Viva Engage z Microsoft Teams

Użytkownicy nie muszą przeklikiwać się czy logować pomiędzy tymi aplikacjami.  

Vivę Engage (Yammera) można dodać do panelu nawigacyjnego lub w postaci zakładki zespołu do Microsoft Teams. Tym samym pozwala to na jednoczesne wzięcie udziału w pracach projektowych, oglądanie wydarzeń na żywo czy przeglądanie swoich społeczności. Integracja ta pomaga uniknąć pomyłek w rozróżnieniu przeznaczenia Microsoft Teams oraz Viva Engage.

Warto tym miejscu zastanowić się, czy w firmie zespół (projektowy w Microsoft Teams), czy społeczność (na Viva Engage) będzie odpowiedniejszą formą do kontaktu pomiędzy pracownikami. To wszystko zależy od charakteru komunikacji, wielkości zatrudnienia, średniego wieku pracowników, branży, umiejscowienia geograficznego – szerzej od kultury organizacyjnej.  

Tak naprawdę pandemia COVID-19 i konieczność pracy zdalnej utwierdziły w przekonaniu, że praca każdego wymaga dwóch rodzajów rozmów. Tych zamkniętych w ramach projektów (na Teamsach) oraz tych otwartych, odzwierciedlających rozmowy na kawie lub papierosie (na Viva Engage), których brakowało nam podczas pracy w izolacji.

Dawny Yammer, a obecnie Viva Engage – perspektywa (czasu) ma znaczenie

Historię rozwoju tej aplikacji można śmiało określić mianem... burzliwej.  

W 2012 roku Microsoft przejął ówczesnego „Yammera” w celu stworzenia niezależnej platformy społecznościowej dla przedsiębiorstw. Trudno w to uwierzyć, ale jeszcze ponad 10 lat temu użycie technik znanych z sieci społecznościowych było czymś całkiem nowym.  

Obiecywano, że Yammer ma zapewnić ludziom w prosty sposób łączenie się i czatowanie na tematy nie tylko związane z pracą. Aplikacja została bardzo dobrze przyjęta przez rynek amerykański. Z kolei w Europie zdecydowanie przegrywała z WhatsApp. Także w Polsce na wdrożenie Yammera decydowało się niewiele firm. Sytuacji aplikacji nie poprawiło nieco niespodziewane pojawienie się nowego ulubieńca użytkowników – Microsoft Teams. Wówczas pojawiły się nawet plotki, że Yammer ma być wygaszany przez Microsoft.

Przyszłość aplikacji była nieznana, ale wspomniany Microsoft w porę rozwiał wątpliwości. W 2019 roku aplikacja została zaktualizowana praktycznie od podstaw.

  • Yammer został zaprojektowany do obsługi szerokich, otwartych, wielofunkcyjnych społeczności.
  • Zyskał nowe możliwości, wygląd interfejsu bazujący na oficjalnym wzornictwie Microsoft oraz intuicyjną integrację z innymi usługami Microsoft 365 (kiedyś pod nazwą Office 365).
  • W rękach członków firmowych społeczności znalazło się nowe narzędzie do wyrażania opinii i oglądania wydarzeń na żywo.  

Viva Engage, a inne konkurencyjne rozwiązania – Meta Workplace  

Warto wspomnieć, że spośród „gigantów” technologicznych, nie tylko Microsoft stworzył aplikację służącą wspieraniu procesów komunikacyjnych, budowania bazy wiedzy i zaangażowania pracowników poprzez tworzenie społeczności.

Na rynku występuje kilka konkurencyjnych platform, z których korzystają firmy na całym świecie: z różnych branż, o różnych strukturach i wielkości. Wśród nich można wymienić m.in. Workplace by Meta czy Slack.

Z propozycji koncernu Meta – „firmowego Facebooka”, czyli Workplace, korzystają przede wszystkim duże przedsiębiorstwa międzynarodowe, które na początku XXI wieku zaufały ekosystemowi znanemu z serwisu społecznościowego.  

  • Workplace by Meta (wcześniej Facebook at Work) oferuje grupy do współpracy projektowej, udostępnianie dokumentów i czaty wideo.
  • Pozwala zarządzać treścią ogłoszeń firmowych i udostępniania ich pracownikom.
  • Osoba korzystająca z rozwiązania Mety loguje się do panelu oddzielnymi danymi dostępowymi. Wszystkie dane przechowywane są przez Facebooka.

Jak można zauważyć, funkcjonalności do złudzenia przypominają te zawarte obecnie w Viva Engage.

Microsoft szybko nadgonił konkurencję, dbając również o rozbudowane systemy bezpieczeństwa. Zdecydowanie częstsze problemy na tym polu miała Meta. Potencjalne wycieki danych, ograniczone możliwości integracji z innymi aplikacjami i narzędziami firm oraz koszt miesięczny za użytkownika w Workplace by Meta (4 USD za Wokrplace Core) sprawiły, że przedsiębiorcy zaczęli poszukiwać innych rozwiązań.

Meta Workplace – koniec platformy dla firm. Planowane wyłączenie w 2026 roku

Ważna informacja: koncern Meta (zarządzający m.in. Instagramem, Facebookiem i WhatsAppem) zadecydował o ostatecznym zamknięciu platformy Workplace do 2026 roku. Od 1 września 2025 roku do 31 maja 2026 roku Workplace by Meta będzie dostępna wyłącznie w celu odczytywania i pobierania istniejących danych. W czerwcu dostęp zostanie wyłączony, a portale pracownicze trwale usunięte.

Tym samym już niebawem będziemy świadkami fali migracji danych z Workplace by Meta do Viva Engage i intranetu SharePoint Online, w czym mogą pomóc nasi Eksperci z Supremo.

Aplikacja pracownicza Microsoft SharePoint dostępna na wszystkich urządzeniach (komputer, tablet, smartfon) na najpopularniejszych systemach operacyjnych

Zrozum istotę i przeznaczenie konkretnych narzędzi Microsoft

Tylko takie podejście pozwala na uzyskanie pożądanej skuteczności przekazu. To jedno z głównych, niepisanych prawideł dla każdego zajmującego się komunikacją wewnętrzną.  

Dlatego zanim wdrożysz któreś z tych narzędzi, należy dobrze przeanalizować, jaki cel chcesz osiągnąć w Twojej firmowej komunikacji wewnętrznej. A gdy już narzędzie będzie gotowe do wdrożenia, pamiętaj, aby przedstawić ten cel pracownikom. Wyjaśnij im, do czego dane narzędzie służy i jak je stosować. Pozwoli to uniknąć nieporozumień oraz właściwie korzystać z funkcjonalności, jakie oferują oba rozwiązania.

Jak sprawnie przeprowadzić ten proces? Jak zadbać o bezpieczeństwo danych i nauczyć się „w komunikację”? Odezwij się do nas – zbadamy oczekiwania, a także potrzeby Twojej organizacji, aby dobrać najlepsze rozwiązania do komunikacji wewnętrznej!

Mateusz Pluskota
Senior Employer Branding & Internal Communication Specialist
Supremo

Mateusz to Supremowy guru i praktyk komunikacji wewnętrznej. Jest ekspertem od aplikacji Viva Engage (dawny Yammer) oraz SharePoint. Łączy talent do tworzenia angażującej komunikacji z kompetencjami związanymi z technologiami Microsoft. Co istotne, stawia człowieka w centrum każdego procesu biznesowego i rozwiązania technologicznego. Tym samym pokazuje, jakie przynosi to korzyści dla użytkowników, a także całej organizacji.

Microsoft Teams czy Viva Engage (Yammer). Jakie narzędzie wybrać do komunikacji wewnętrznej i pracy zespołowej?

Mateusz Pluskota
Senior Employer Branding & Internal Communication Specialist
Supremo
8 min czytania
23.9.2024

Czy budując strategię komunikacji wewnętrznej firmy, powinniśmy wybierać pomiędzy aplikacjami? Dokonując szybkiego przeglądu aplikacji Microsoft 365, każdą z nich można przyporządkować do konkretnych czynności w pracach HR i EB.

Schody pojawiają się, gdy spośród tego wachlarza narzędzi chcemy wskazać to jedno istotne w kontekście współpracy i komunikacji. Pierwsza myśl? Oczywiście, Microsoft Teams! A może jednak Viva Engage (którą wiele osób kojarzy jeszcze jako Yammer)?


Microsoft Teams to nie to samo, co Viva Engage (Yammer)

Microsoft 365, jak mało które rozwiązanie, przyciąga swoich użytkowników nie tylko pojedynczymi składnikami, ale całym swoim potencjałem. Wchodzące w jego skład usługi wzajemnie uzupełniają się, tworząc pole do współpracy w ramach dobrze przemyślanego ekosystemu.  

Każda aplikacja ma swoje przeznaczenie, choć przenikanie się niektórych funkcji sprawia, że rodzi się w naszych głowach wątpliwość: „Czy działam w odpowiednim narzędziu?”. Odpowiedź na to pytanie jest kluczowe dla każdego, kto na co dzień zajmuje się komunikacją wewnętrzną.

Zasadniczo zarówno Microsoft Teams, jak i Viva Engage dotyczą szeroko rozumianych konwersacji i są miejscem wirtualnej współpracy. Na pierwszy rzut oka można stwierdzić, że funkcjonalności obu z nich mogą posłużyć do tych samych celów. Niestety, ten błędny sposób myślenia przyjmuje wiele osób.

Microsoft Teams i Viva Engage, niegdyś nazywana Yammer, to programy o zdecydowanie różnym przeznaczeniu, których nie powinniśmy stosować zamiennie!

5 bezpłatnych, praktycznych prelekcji z ekspertami od komunikacji wewnętrznej. Sprawdź już dziś!

Microsoft Teams – narzędzie do współpracy i komunikacji w ramach projektów

Jeszcze kilka lat temu Microsoft Teams był narzędziem do czatowania oraz integracji bibliotek dokumentów SharePoint. Jednak bardzo szybko możliwości aplikacji rozszerzono o funkcje prowadzenia rozmów służbowych oraz wideokonferencji.  

W drodze naturalnego rozwoju Microsoft Teams zaczął zastępować inną usługę giganta z Redmond – Skype dla Firm. Ten z kolei okazał się być tylko narzędziem przejściowym. Zastąpił na chwilę pamiętany już przez niewielu – Lync.  

Jednak prędko okazało się, że Microsoft Teams to nie taki zwykły zamiennik. Program przerósł swoich poprzedników, gdy rozbudowano go o Zespoły. To był jednak dopiero początek… Wybuch pandemii koronawirusa wydatnie wpłynął na rozwój aplikacji.

Microsoft Teams rósł w siłę z tygodnia na tydzień, stając się rozbudowaną hybrydą rozwiązań

W obliczu pandemii aplikacja stała się dla wielu firm jedynym miejscem do kontaktu poprzez czat i wideokonferencje. Wskutek czego Microsoft Teams to najpopularniejszy program do pracy zdalnej na całym świecie, także dzięki swojej bezpłatnej dostępności. Platforma jest prywatną przestrzenią projektową, do której dostęp mają tylko wyznaczeni członkowie.  

Microsoft Teams okazuje się nieodłączną częścią codziennej pracy u większości osób pracujących w biurach.  

  • Program oferuje możliwość łatwej i efektywnej komunikacji, bez względu na to czy pracujemy 1:1 czy w grupie.
  • Dzięki niemu możemy wygodnie prowadzić rozmowy, pozbyć się nadmiaru niepotrzebnych maili i przyspieszyć czas reakcji innych.
  • Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że Microsoft Teams może być też rozszerzony o inne aplikacje, systemy i boty, usprawniając efektywną pracę w zamkniętych grupach.  

Jednak codzienność w trybie home office i tęsknota za otwartymi konwersacjami sprawiła, że w świadomościach pojawiła się przestrzeń dla innej aplikacji, a mianowicie Vivy Engage.

Viva Engage – komunikacja z pracownikami to podstawa

Viva Engage to przestrzeń komunikacyjna do wymiany wiedzy i doświadczeń. Stała się świetnie skrojonym narzędziem pod prowadzenie masowej komunikacji. Również tej korporacyjnej, czyli skierowanej do wszystkich pracowników lub do dużych grup odbiorców komunikacji ogólnofirmowej.

Główną siłą usługi jest wspieranie osób, które mogą się nie znać, ale posiadają wspólne pasje i umiejętności.  Wspiera też zaangażowanie liderów w dwustronnym dialogu ze wszystkimi pracownikami.  

W 2022 roku aplikacja została przemianowana z Yammer i włączona do palety rozwiązań Microsoft Viva jako Viva Engage.  

  • Narzędzie przeszło rebranding, a także zyskało nowe funkcje.
  • Szczególny nacisk położono na komunikację na linii liderzy-pracownicy.
  • Od tej pory, zarządzający zespołami zyskali własny kącik (spersonalizowana strona profilowa) czy możliwość wysyłania ogłoszeń do określonej bazy kontaktów.
  • W Vivie Engage wprowadzono także wydarzenia „Ask Me Anything”, funkcje umożliwiające prowadzenie kampanii firmowych oraz rozbudowano panel analizy – nie tylko od strony administratora, ale każdego użytkownika.
  • Na bazie wzrostu popularności rozwiązań AI programiści Microsoft zaczęli implementować funkcjonalności Copilot, jak np. zbieranie bazy postów jako odpowiedzi na najczęściej powtarzające się pytania.

Warto zaznaczyć, że Viva Engage (dawny Yammer) obecny jest w każdym pakiecie licencyjnym Microsoft. Niezależnie od dokonanego wyboru istnieje możliwość tworzenia społeczności na tym samym poziomie, co inne firmy korzystające z rozwiązań giganta z Redmond.

Kiedy użyć Microsoft Teams, a kiedy Viva Engage (Yammera)?

Podjęcie decyzji odnośnie użycia Microsoft Teams a Viva Engage (kiedyś Yammer) może budzić wątpliwości w kontekście komunikacji wewnętrznej.

Funkcjonalności obu aplikacji w niektórych przypadkach pokrywają się. Ich używanie ma sens z różnych powodów, o których często nie wiemy lub nie zdajemy sobie sprawy. Decydujący jest sposób, w jaki chcemy się komunikować.  

Wielkość grup

Microsoft Teams jest odpowiedni dla niewielkich grup osób, które ze sobą współpracują. Z kolei Viva Engage to sieć do szerszej interakcji, często ad hoc z innymi współpracownikami i do komunikacji firmy ze wszystkimi pracownikami. To rozróżnienie zaprezentuje najlepiej poniższa grafika.

Pętle aplikacji

Podejmując decyzję o komunikowaniu się przez Microsoft Teams lub Viva Engage, należy wspomnieć o tzw. pętlach.  

Microsoft Teams to miejsce odpowiednie dla wewnętrznych rozmów formalnych, krótkich i na temat. Dobrze zastępuje maile. Aplikacja przeznaczona jest dla wewnętrznych rozmów, prac, które prowadzimy w ramach zespołów projektowych. Idealnie posłuży w przesyłaniu plików i pracy nad nimi z osobami, z którymi regularnie współpracujemy oraz z klientami zewnętrznymi.  

Viva Engage to przestrzeń do komunikacji wielokierunkowej, w której skróceniu ulega dystans na linii zarząd-pracownik. Rozmowy nie muszą być całkowicie związane z pracą.  

Dodatkowo to w tej aplikacji możliwe są spotkania osób, które łączą wspólne zainteresowania lub chcą poszerzyć swoją wiedzę na określony temat. Nowy Yammer, czyli Viva Engage sprawdza się w szczególności w społecznościach praktyków, którzy właśnie w tym miejscu mogą dzielić się doświadczeniami. Wszystko przy jednoczesnej otwartości i transparentności. Każdy może komentować treści i swobodnie wypowiadać się.  Viva Engage jest sposobem na zrzeszanie osób o podobnych pasjach, jak np. miłośników gotowania, biegania czy sportów ekstremalnych.

Wybór aplikacji zależy od przypadku jej użycia

Microsoft Teams i Viva Engage nie powinniśmy też zestawiać ze sobą w jednej linii. Każde z tych narzędzi służy innemu rodzajowi komunikacji. Nie warto też rezygnować z jednej aplikacji na rzecz drugiej.  

W większości pakietów licencyjnych Microsoft mamy do dyspozycji obie aplikacje, dlaczego więc nie korzystać z obu?

Bezpośrednia integracja Viva Engage z Microsoft Teams

Użytkownicy nie muszą przeklikiwać się czy logować pomiędzy tymi aplikacjami.  

Vivę Engage (Yammera) można dodać do panelu nawigacyjnego lub w postaci zakładki zespołu do Microsoft Teams. Tym samym pozwala to na jednoczesne wzięcie udziału w pracach projektowych, oglądanie wydarzeń na żywo czy przeglądanie swoich społeczności. Integracja ta pomaga uniknąć pomyłek w rozróżnieniu przeznaczenia Microsoft Teams oraz Viva Engage.

Warto tym miejscu zastanowić się, czy w firmie zespół (projektowy w Microsoft Teams), czy społeczność (na Viva Engage) będzie odpowiedniejszą formą do kontaktu pomiędzy pracownikami. To wszystko zależy od charakteru komunikacji, wielkości zatrudnienia, średniego wieku pracowników, branży, umiejscowienia geograficznego – szerzej od kultury organizacyjnej.  

Tak naprawdę pandemia COVID-19 i konieczność pracy zdalnej utwierdziły w przekonaniu, że praca każdego wymaga dwóch rodzajów rozmów. Tych zamkniętych w ramach projektów (na Teamsach) oraz tych otwartych, odzwierciedlających rozmowy na kawie lub papierosie (na Viva Engage), których brakowało nam podczas pracy w izolacji.

Dawny Yammer, a obecnie Viva Engage – perspektywa (czasu) ma znaczenie

Historię rozwoju tej aplikacji można śmiało określić mianem... burzliwej.  

W 2012 roku Microsoft przejął ówczesnego „Yammera” w celu stworzenia niezależnej platformy społecznościowej dla przedsiębiorstw. Trudno w to uwierzyć, ale jeszcze ponad 10 lat temu użycie technik znanych z sieci społecznościowych było czymś całkiem nowym.  

Obiecywano, że Yammer ma zapewnić ludziom w prosty sposób łączenie się i czatowanie na tematy nie tylko związane z pracą. Aplikacja została bardzo dobrze przyjęta przez rynek amerykański. Z kolei w Europie zdecydowanie przegrywała z WhatsApp. Także w Polsce na wdrożenie Yammera decydowało się niewiele firm. Sytuacji aplikacji nie poprawiło nieco niespodziewane pojawienie się nowego ulubieńca użytkowników – Microsoft Teams. Wówczas pojawiły się nawet plotki, że Yammer ma być wygaszany przez Microsoft.

Przyszłość aplikacji była nieznana, ale wspomniany Microsoft w porę rozwiał wątpliwości. W 2019 roku aplikacja została zaktualizowana praktycznie od podstaw.

  • Yammer został zaprojektowany do obsługi szerokich, otwartych, wielofunkcyjnych społeczności.
  • Zyskał nowe możliwości, wygląd interfejsu bazujący na oficjalnym wzornictwie Microsoft oraz intuicyjną integrację z innymi usługami Microsoft 365 (kiedyś pod nazwą Office 365).
  • W rękach członków firmowych społeczności znalazło się nowe narzędzie do wyrażania opinii i oglądania wydarzeń na żywo.  

Viva Engage, a inne konkurencyjne rozwiązania – Meta Workplace  

Warto wspomnieć, że spośród „gigantów” technologicznych, nie tylko Microsoft stworzył aplikację służącą wspieraniu procesów komunikacyjnych, budowania bazy wiedzy i zaangażowania pracowników poprzez tworzenie społeczności.

Na rynku występuje kilka konkurencyjnych platform, z których korzystają firmy na całym świecie: z różnych branż, o różnych strukturach i wielkości. Wśród nich można wymienić m.in. Workplace by Meta czy Slack.

Z propozycji koncernu Meta – „firmowego Facebooka”, czyli Workplace, korzystają przede wszystkim duże przedsiębiorstwa międzynarodowe, które na początku XXI wieku zaufały ekosystemowi znanemu z serwisu społecznościowego.  

  • Workplace by Meta (wcześniej Facebook at Work) oferuje grupy do współpracy projektowej, udostępnianie dokumentów i czaty wideo.
  • Pozwala zarządzać treścią ogłoszeń firmowych i udostępniania ich pracownikom.
  • Osoba korzystająca z rozwiązania Mety loguje się do panelu oddzielnymi danymi dostępowymi. Wszystkie dane przechowywane są przez Facebooka.

Jak można zauważyć, funkcjonalności do złudzenia przypominają te zawarte obecnie w Viva Engage.

Microsoft szybko nadgonił konkurencję, dbając również o rozbudowane systemy bezpieczeństwa. Zdecydowanie częstsze problemy na tym polu miała Meta. Potencjalne wycieki danych, ograniczone możliwości integracji z innymi aplikacjami i narzędziami firm oraz koszt miesięczny za użytkownika w Workplace by Meta (4 USD za Wokrplace Core) sprawiły, że przedsiębiorcy zaczęli poszukiwać innych rozwiązań.

Meta Workplace – koniec platformy dla firm. Planowane wyłączenie w 2026 roku

Ważna informacja: koncern Meta (zarządzający m.in. Instagramem, Facebookiem i WhatsAppem) zadecydował o ostatecznym zamknięciu platformy Workplace do 2026 roku. Od 1 września 2025 roku do 31 maja 2026 roku Workplace by Meta będzie dostępna wyłącznie w celu odczytywania i pobierania istniejących danych. W czerwcu dostęp zostanie wyłączony, a portale pracownicze trwale usunięte.

Tym samym już niebawem będziemy świadkami fali migracji danych z Workplace by Meta do Viva Engage i intranetu SharePoint Online, w czym mogą pomóc nasi Eksperci z Supremo.

Aplikacja pracownicza Microsoft SharePoint dostępna na wszystkich urządzeniach (komputer, tablet, smartfon) na najpopularniejszych systemach operacyjnych

Zrozum istotę i przeznaczenie konkretnych narzędzi Microsoft

Tylko takie podejście pozwala na uzyskanie pożądanej skuteczności przekazu. To jedno z głównych, niepisanych prawideł dla każdego zajmującego się komunikacją wewnętrzną.  

Dlatego zanim wdrożysz któreś z tych narzędzi, należy dobrze przeanalizować, jaki cel chcesz osiągnąć w Twojej firmowej komunikacji wewnętrznej. A gdy już narzędzie będzie gotowe do wdrożenia, pamiętaj, aby przedstawić ten cel pracownikom. Wyjaśnij im, do czego dane narzędzie służy i jak je stosować. Pozwoli to uniknąć nieporozumień oraz właściwie korzystać z funkcjonalności, jakie oferują oba rozwiązania.

Jak sprawnie przeprowadzić ten proces? Jak zadbać o bezpieczeństwo danych i nauczyć się „w komunikację”? Odezwij się do nas – zbadamy oczekiwania, a także potrzeby Twojej organizacji, aby dobrać najlepsze rozwiązania do komunikacji wewnętrznej!

Mateusz Pluskota
Senior Employer Branding & Internal Communication Specialist
Supremo

Mateusz to Supremowy guru i praktyk komunikacji wewnętrznej. Jest ekspertem od aplikacji Viva Engage (dawny Yammer) oraz SharePoint. Łączy talent do tworzenia angażującej komunikacji z kompetencjami związanymi z technologiami Microsoft. Co istotne, stawia człowieka w centrum każdego procesu biznesowego i rozwiązania technologicznego. Tym samym pokazuje, jakie przynosi to korzyści dla użytkowników, a także całej organizacji.

Microsoft Teams czy Viva Engage (Yammer). Jakie narzędzie wybrać do komunikacji wewnętrznej i pracy zespołowej?

Mateusz Pluskota
Senior Employer Branding & Internal Communication Specialist
Supremo
8 min czytania
23.9.2024

Czy budując strategię komunikacji wewnętrznej firmy, powinniśmy wybierać pomiędzy aplikacjami? Dokonując szybkiego przeglądu aplikacji Microsoft 365, każdą z nich można przyporządkować do konkretnych czynności w pracach HR i EB.

Schody pojawiają się, gdy spośród tego wachlarza narzędzi chcemy wskazać to jedno istotne w kontekście współpracy i komunikacji. Pierwsza myśl? Oczywiście, Microsoft Teams! A może jednak Viva Engage (którą wiele osób kojarzy jeszcze jako Yammer)?


Microsoft Teams to nie to samo, co Viva Engage (Yammer)

Microsoft 365, jak mało które rozwiązanie, przyciąga swoich użytkowników nie tylko pojedynczymi składnikami, ale całym swoim potencjałem. Wchodzące w jego skład usługi wzajemnie uzupełniają się, tworząc pole do współpracy w ramach dobrze przemyślanego ekosystemu.  

Każda aplikacja ma swoje przeznaczenie, choć przenikanie się niektórych funkcji sprawia, że rodzi się w naszych głowach wątpliwość: „Czy działam w odpowiednim narzędziu?”. Odpowiedź na to pytanie jest kluczowe dla każdego, kto na co dzień zajmuje się komunikacją wewnętrzną.

Zasadniczo zarówno Microsoft Teams, jak i Viva Engage dotyczą szeroko rozumianych konwersacji i są miejscem wirtualnej współpracy. Na pierwszy rzut oka można stwierdzić, że funkcjonalności obu z nich mogą posłużyć do tych samych celów. Niestety, ten błędny sposób myślenia przyjmuje wiele osób.

Microsoft Teams i Viva Engage, niegdyś nazywana Yammer, to programy o zdecydowanie różnym przeznaczeniu, których nie powinniśmy stosować zamiennie!

5 bezpłatnych, praktycznych prelekcji z ekspertami od komunikacji wewnętrznej. Sprawdź już dziś!

Microsoft Teams – narzędzie do współpracy i komunikacji w ramach projektów

Jeszcze kilka lat temu Microsoft Teams był narzędziem do czatowania oraz integracji bibliotek dokumentów SharePoint. Jednak bardzo szybko możliwości aplikacji rozszerzono o funkcje prowadzenia rozmów służbowych oraz wideokonferencji.  

W drodze naturalnego rozwoju Microsoft Teams zaczął zastępować inną usługę giganta z Redmond – Skype dla Firm. Ten z kolei okazał się być tylko narzędziem przejściowym. Zastąpił na chwilę pamiętany już przez niewielu – Lync.  

Jednak prędko okazało się, że Microsoft Teams to nie taki zwykły zamiennik. Program przerósł swoich poprzedników, gdy rozbudowano go o Zespoły. To był jednak dopiero początek… Wybuch pandemii koronawirusa wydatnie wpłynął na rozwój aplikacji.

Microsoft Teams rósł w siłę z tygodnia na tydzień, stając się rozbudowaną hybrydą rozwiązań

W obliczu pandemii aplikacja stała się dla wielu firm jedynym miejscem do kontaktu poprzez czat i wideokonferencje. Wskutek czego Microsoft Teams to najpopularniejszy program do pracy zdalnej na całym świecie, także dzięki swojej bezpłatnej dostępności. Platforma jest prywatną przestrzenią projektową, do której dostęp mają tylko wyznaczeni członkowie.  

Microsoft Teams okazuje się nieodłączną częścią codziennej pracy u większości osób pracujących w biurach.  

  • Program oferuje możliwość łatwej i efektywnej komunikacji, bez względu na to czy pracujemy 1:1 czy w grupie.
  • Dzięki niemu możemy wygodnie prowadzić rozmowy, pozbyć się nadmiaru niepotrzebnych maili i przyspieszyć czas reakcji innych.
  • Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że Microsoft Teams może być też rozszerzony o inne aplikacje, systemy i boty, usprawniając efektywną pracę w zamkniętych grupach.  

Jednak codzienność w trybie home office i tęsknota za otwartymi konwersacjami sprawiła, że w świadomościach pojawiła się przestrzeń dla innej aplikacji, a mianowicie Vivy Engage.

Viva Engage – komunikacja z pracownikami to podstawa

Viva Engage to przestrzeń komunikacyjna do wymiany wiedzy i doświadczeń. Stała się świetnie skrojonym narzędziem pod prowadzenie masowej komunikacji. Również tej korporacyjnej, czyli skierowanej do wszystkich pracowników lub do dużych grup odbiorców komunikacji ogólnofirmowej.

Główną siłą usługi jest wspieranie osób, które mogą się nie znać, ale posiadają wspólne pasje i umiejętności.  Wspiera też zaangażowanie liderów w dwustronnym dialogu ze wszystkimi pracownikami.  

W 2022 roku aplikacja została przemianowana z Yammer i włączona do palety rozwiązań Microsoft Viva jako Viva Engage.  

  • Narzędzie przeszło rebranding, a także zyskało nowe funkcje.
  • Szczególny nacisk położono na komunikację na linii liderzy-pracownicy.
  • Od tej pory, zarządzający zespołami zyskali własny kącik (spersonalizowana strona profilowa) czy możliwość wysyłania ogłoszeń do określonej bazy kontaktów.
  • W Vivie Engage wprowadzono także wydarzenia „Ask Me Anything”, funkcje umożliwiające prowadzenie kampanii firmowych oraz rozbudowano panel analizy – nie tylko od strony administratora, ale każdego użytkownika.
  • Na bazie wzrostu popularności rozwiązań AI programiści Microsoft zaczęli implementować funkcjonalności Copilot, jak np. zbieranie bazy postów jako odpowiedzi na najczęściej powtarzające się pytania.

Warto zaznaczyć, że Viva Engage (dawny Yammer) obecny jest w każdym pakiecie licencyjnym Microsoft. Niezależnie od dokonanego wyboru istnieje możliwość tworzenia społeczności na tym samym poziomie, co inne firmy korzystające z rozwiązań giganta z Redmond.

Kiedy użyć Microsoft Teams, a kiedy Viva Engage (Yammera)?

Podjęcie decyzji odnośnie użycia Microsoft Teams a Viva Engage (kiedyś Yammer) może budzić wątpliwości w kontekście komunikacji wewnętrznej.

Funkcjonalności obu aplikacji w niektórych przypadkach pokrywają się. Ich używanie ma sens z różnych powodów, o których często nie wiemy lub nie zdajemy sobie sprawy. Decydujący jest sposób, w jaki chcemy się komunikować.  

Wielkość grup

Microsoft Teams jest odpowiedni dla niewielkich grup osób, które ze sobą współpracują. Z kolei Viva Engage to sieć do szerszej interakcji, często ad hoc z innymi współpracownikami i do komunikacji firmy ze wszystkimi pracownikami. To rozróżnienie zaprezentuje najlepiej poniższa grafika.

Pętle aplikacji

Podejmując decyzję o komunikowaniu się przez Microsoft Teams lub Viva Engage, należy wspomnieć o tzw. pętlach.  

Microsoft Teams to miejsce odpowiednie dla wewnętrznych rozmów formalnych, krótkich i na temat. Dobrze zastępuje maile. Aplikacja przeznaczona jest dla wewnętrznych rozmów, prac, które prowadzimy w ramach zespołów projektowych. Idealnie posłuży w przesyłaniu plików i pracy nad nimi z osobami, z którymi regularnie współpracujemy oraz z klientami zewnętrznymi.  

Viva Engage to przestrzeń do komunikacji wielokierunkowej, w której skróceniu ulega dystans na linii zarząd-pracownik. Rozmowy nie muszą być całkowicie związane z pracą.  

Dodatkowo to w tej aplikacji możliwe są spotkania osób, które łączą wspólne zainteresowania lub chcą poszerzyć swoją wiedzę na określony temat. Nowy Yammer, czyli Viva Engage sprawdza się w szczególności w społecznościach praktyków, którzy właśnie w tym miejscu mogą dzielić się doświadczeniami. Wszystko przy jednoczesnej otwartości i transparentności. Każdy może komentować treści i swobodnie wypowiadać się.  Viva Engage jest sposobem na zrzeszanie osób o podobnych pasjach, jak np. miłośników gotowania, biegania czy sportów ekstremalnych.

Wybór aplikacji zależy od przypadku jej użycia

Microsoft Teams i Viva Engage nie powinniśmy też zestawiać ze sobą w jednej linii. Każde z tych narzędzi służy innemu rodzajowi komunikacji. Nie warto też rezygnować z jednej aplikacji na rzecz drugiej.  

W większości pakietów licencyjnych Microsoft mamy do dyspozycji obie aplikacje, dlaczego więc nie korzystać z obu?

Bezpośrednia integracja Viva Engage z Microsoft Teams

Użytkownicy nie muszą przeklikiwać się czy logować pomiędzy tymi aplikacjami.  

Vivę Engage (Yammera) można dodać do panelu nawigacyjnego lub w postaci zakładki zespołu do Microsoft Teams. Tym samym pozwala to na jednoczesne wzięcie udziału w pracach projektowych, oglądanie wydarzeń na żywo czy przeglądanie swoich społeczności. Integracja ta pomaga uniknąć pomyłek w rozróżnieniu przeznaczenia Microsoft Teams oraz Viva Engage.

Warto tym miejscu zastanowić się, czy w firmie zespół (projektowy w Microsoft Teams), czy społeczność (na Viva Engage) będzie odpowiedniejszą formą do kontaktu pomiędzy pracownikami. To wszystko zależy od charakteru komunikacji, wielkości zatrudnienia, średniego wieku pracowników, branży, umiejscowienia geograficznego – szerzej od kultury organizacyjnej.  

Tak naprawdę pandemia COVID-19 i konieczność pracy zdalnej utwierdziły w przekonaniu, że praca każdego wymaga dwóch rodzajów rozmów. Tych zamkniętych w ramach projektów (na Teamsach) oraz tych otwartych, odzwierciedlających rozmowy na kawie lub papierosie (na Viva Engage), których brakowało nam podczas pracy w izolacji.

Dawny Yammer, a obecnie Viva Engage – perspektywa (czasu) ma znaczenie

Historię rozwoju tej aplikacji można śmiało określić mianem... burzliwej.  

W 2012 roku Microsoft przejął ówczesnego „Yammera” w celu stworzenia niezależnej platformy społecznościowej dla przedsiębiorstw. Trudno w to uwierzyć, ale jeszcze ponad 10 lat temu użycie technik znanych z sieci społecznościowych było czymś całkiem nowym.  

Obiecywano, że Yammer ma zapewnić ludziom w prosty sposób łączenie się i czatowanie na tematy nie tylko związane z pracą. Aplikacja została bardzo dobrze przyjęta przez rynek amerykański. Z kolei w Europie zdecydowanie przegrywała z WhatsApp. Także w Polsce na wdrożenie Yammera decydowało się niewiele firm. Sytuacji aplikacji nie poprawiło nieco niespodziewane pojawienie się nowego ulubieńca użytkowników – Microsoft Teams. Wówczas pojawiły się nawet plotki, że Yammer ma być wygaszany przez Microsoft.

Przyszłość aplikacji była nieznana, ale wspomniany Microsoft w porę rozwiał wątpliwości. W 2019 roku aplikacja została zaktualizowana praktycznie od podstaw.

  • Yammer został zaprojektowany do obsługi szerokich, otwartych, wielofunkcyjnych społeczności.
  • Zyskał nowe możliwości, wygląd interfejsu bazujący na oficjalnym wzornictwie Microsoft oraz intuicyjną integrację z innymi usługami Microsoft 365 (kiedyś pod nazwą Office 365).
  • W rękach członków firmowych społeczności znalazło się nowe narzędzie do wyrażania opinii i oglądania wydarzeń na żywo.  

Viva Engage, a inne konkurencyjne rozwiązania – Meta Workplace  

Warto wspomnieć, że spośród „gigantów” technologicznych, nie tylko Microsoft stworzył aplikację służącą wspieraniu procesów komunikacyjnych, budowania bazy wiedzy i zaangażowania pracowników poprzez tworzenie społeczności.

Na rynku występuje kilka konkurencyjnych platform, z których korzystają firmy na całym świecie: z różnych branż, o różnych strukturach i wielkości. Wśród nich można wymienić m.in. Workplace by Meta czy Slack.

Z propozycji koncernu Meta – „firmowego Facebooka”, czyli Workplace, korzystają przede wszystkim duże przedsiębiorstwa międzynarodowe, które na początku XXI wieku zaufały ekosystemowi znanemu z serwisu społecznościowego.  

  • Workplace by Meta (wcześniej Facebook at Work) oferuje grupy do współpracy projektowej, udostępnianie dokumentów i czaty wideo.
  • Pozwala zarządzać treścią ogłoszeń firmowych i udostępniania ich pracownikom.
  • Osoba korzystająca z rozwiązania Mety loguje się do panelu oddzielnymi danymi dostępowymi. Wszystkie dane przechowywane są przez Facebooka.

Jak można zauważyć, funkcjonalności do złudzenia przypominają te zawarte obecnie w Viva Engage.

Microsoft szybko nadgonił konkurencję, dbając również o rozbudowane systemy bezpieczeństwa. Zdecydowanie częstsze problemy na tym polu miała Meta. Potencjalne wycieki danych, ograniczone możliwości integracji z innymi aplikacjami i narzędziami firm oraz koszt miesięczny za użytkownika w Workplace by Meta (4 USD za Wokrplace Core) sprawiły, że przedsiębiorcy zaczęli poszukiwać innych rozwiązań.

Meta Workplace – koniec platformy dla firm. Planowane wyłączenie w 2026 roku

Ważna informacja: koncern Meta (zarządzający m.in. Instagramem, Facebookiem i WhatsAppem) zadecydował o ostatecznym zamknięciu platformy Workplace do 2026 roku. Od 1 września 2025 roku do 31 maja 2026 roku Workplace by Meta będzie dostępna wyłącznie w celu odczytywania i pobierania istniejących danych. W czerwcu dostęp zostanie wyłączony, a portale pracownicze trwale usunięte.

Tym samym już niebawem będziemy świadkami fali migracji danych z Workplace by Meta do Viva Engage i intranetu SharePoint Online, w czym mogą pomóc nasi Eksperci z Supremo.

Aplikacja pracownicza Microsoft SharePoint dostępna na wszystkich urządzeniach (komputer, tablet, smartfon) na najpopularniejszych systemach operacyjnych

Zrozum istotę i przeznaczenie konkretnych narzędzi Microsoft

Tylko takie podejście pozwala na uzyskanie pożądanej skuteczności przekazu. To jedno z głównych, niepisanych prawideł dla każdego zajmującego się komunikacją wewnętrzną.  

Dlatego zanim wdrożysz któreś z tych narzędzi, należy dobrze przeanalizować, jaki cel chcesz osiągnąć w Twojej firmowej komunikacji wewnętrznej. A gdy już narzędzie będzie gotowe do wdrożenia, pamiętaj, aby przedstawić ten cel pracownikom. Wyjaśnij im, do czego dane narzędzie służy i jak je stosować. Pozwoli to uniknąć nieporozumień oraz właściwie korzystać z funkcjonalności, jakie oferują oba rozwiązania.

Jak sprawnie przeprowadzić ten proces? Jak zadbać o bezpieczeństwo danych i nauczyć się „w komunikację”? Odezwij się do nas – zbadamy oczekiwania, a także potrzeby Twojej organizacji, aby dobrać najlepsze rozwiązania do komunikacji wewnętrznej!

Mateusz Pluskota
Senior Employer Branding & Internal Communication Specialist
Supremo

Mateusz to Supremowy guru i praktyk komunikacji wewnętrznej. Jest ekspertem od aplikacji Viva Engage (dawny Yammer) oraz SharePoint. Łączy talent do tworzenia angażującej komunikacji z kompetencjami związanymi z technologiami Microsoft. Co istotne, stawia człowieka w centrum każdego procesu biznesowego i rozwiązania technologicznego. Tym samym pokazuje, jakie przynosi to korzyści dla użytkowników, a także całej organizacji.

Jakie artykuły jeszcze Ci polecamy?