MICROSOFT 365
OFFICE 365
Firmy potrzebują niezawodnych rozwiązań, które usprawniają pracę zespołową oraz zapewniają bezpieczeństwo danych i programów. Exchange Online, działający w ekosystemie Microsoft 365, spełnia te wymagania. Przenieś pocztę do chmury Microsoft i zyskaj dostęp do zaawansowanych funkcji komunikacyjnych oraz efektywnego zarządzania e-mailami. Dowiedz się, jakie masz możliwości!
Czego m.in. dowiesz się z tego artykułu?
Jak często Twój zespół traci czas na problemy z pocztą firmową? Przestarzałe systemy mailowe nie gwarantują zachowania kontroli i nie nadążają za tempem rozwoju współczesnych organizacji.
Przejście na Microsoft Exchange Online pozwala unikać problemów z synchronizacją danych czy brakiem logowania do poczty spoza biura przez sieć web. Interfejs Microsoft 365 umożliwia stały dostęp do wiadomości w dowolnym miejscu – użytkownikom wyznaczonym przez administratorów.
W dużych firmach praca bez sprawnej komunikacji mailowej jest niemal niemożliwa, a na pewno bardzo utrudniona. Microsoft Exchange Online łączy funkcje poczty e-mail, kalendarza i książki adresowej. Dzięki temu pracownicy mogą się skupić na swoich zadaniach, zamiast walczyć z ograniczeniami wynikającymi ze stosowania przestarzałych narzędzi.
Usługa Exchange Online oferuje zaawansowane funkcje poczty i zarządzania firmowymi skrzynkami e-mail, których nie znajdziesz w standardowych platformach tego typu.
Microsoft Exchange jako jeden z liderów usług pocztowych daje liczne możliwości zarządzania systemami mailingowymi. Pracownicy mają stały dostęp do swoich wiadomości, kalendarzy i kontaktów – niezależnie od tego, czy pracują w biurze, czy zdalnie.
Dane między Outlookiem a serwerami Exchange przepływają błyskawicznie.
Automatyczne replikowane danych pomiędzy kilkoma centrami danych zapewnia wysoką dostępność i odporność na awarie czy wycieki poufnych danych firmowych, dzięki czemu działy IT oszczędzają czas.
Exchange Online ma również inne ułatwienia, takie jak:
Czym właściwie różni się Exchange Online od zwykłej poczty? Przede wszystkim skalą działania.
W zależności od wybranego planu (np. Exchange Online Plan 1, Exchange Online Plan 2 lub Microsoft 365 Business Standard) możliwe jest przypisanie użytkownikom dostępu do podstawowej przestrzeni na skrzynkę pocztową (od 50 do 100 GB), a do tego nawet 1,5 TB dodatkowego archiwum online na stare wiadomości.
To dość, by poczta ułatwiała bezproblemowe pomieszczenie ogromnej ilości wątków w jednej lokalizacji poczty e-mail.
To kompletne centrum komunikacji w firmie.
Funkcja delegowania w Exchange Online pozwala użytkownikom na nadawanie uprawnień innym osobom do zarządzania ich skrzynką pocztową i kalendarzem.
Z kolei, na przykład usługi poczty głosowej w Exchange Online integrują się z telefonią IP. Umożliwiają użytkownikom odbieranie, odsłuchiwanie i zarządzanie wiadomościami głosowymi. Wszystko odbywa się w jednym, dobrze znanym interfejsie, co upraszcza obsługę oraz zwiększa wygodę pracy.
Dzięki rozbudowanym narzędziom w Exchange Online można łatwo zarządzać grupami. Zespoły otrzymują wspólne skrzynki, a zasoby są rozdzielane według bieżących potrzeb.
Nie sposób nie brać pod uwagę również doskonałych funkcji odzyskiwania awaryjnego.
Administratorzy docenią proste narzędzia do zarządzania uprawnieniami i szybsze uzyskiwanie monitorowania przepływu danych.
Exchange Online ma swoje centrum administracyjne, ale na co dzień administrator nie korzysta tylko z niego w celu konfiguracji, zarządzania, monitorowania i ochrony poczty e-mail. By kontrolować w chmurze bezpieczeństwo komunikacji w całej firmie, używa też m.in. portalów Security, Purview, Entra. W dziedzinie zabezpieczeń to wysoko oceniane rozwiązania IT.
Za pomocą łatwego panelu administracyjnego można precyzyjnie kontrolować całe środowisko pocztowe. Wystarczy kilka kliknięć, by utworzyć nowe konto, zmienić uprawnienia poszczególnych użytkowników czy sprawdzić wykorzystanie zasobów. W ten sposób przepływ informacji w organizacji pozostaje pod stałą kontrolą, zapewniając łatwe utrzymanie infrastruktury.
Exchange Online sprawdza się zarówno jako samodzielne rozwiązanie, jak i część pakietu Microsoft 365.
Wybierając odpowiednie plany licencyjne (Exchange Online Plan 1, Plan 2, Microsoft 365 Business Standard), masz możliwości uruchomienia zaawansowanych mechanizmów ochrony zgodnych z przepisami prawa.
Wpływają one m.in. na określenie zasad dostępu do firmowych danych czy poufnych informacji niepowołanym użytkownikom. To nic innego jak połączenie usług Entra ID (Conditional Access) i Intune.
Przy odpowiedniej konfiguracji system może automatycznie reagować na zagrożenia (również próby włamania, a tym samym potencjalnej utraty danych) i ograniczać ryzyko wycieku informacji – dzięki Microsoft Purview.
Aby skutecznie usunąć wrażliwe informacje z Exchange Online, warto skorzystać z:
Kluczowe jest również odpowiednie skonfigurowanie zasad retencji i archiwizacji, by zachować zgodność z wewnętrznymi regulacjami i obowiązującym prawem.
Z kolei tzw. miejscowe zbieranie, czyli In-Place eDiscovery w Exchange Online, umożliwia przeszukiwanie danych znajdujących się w różnych zasobach organizacji – m.in. w skrzynkach pocztowych, folderach publicznych, witrynach SharePoint oraz komunikatorze. To rozwiązanie wspiera działania związane z zapewnieniem zgodności, przeprowadzaniem audytów oraz odpowiadaniem na żądania prawne.
To jeden z mechanizmów kontroli lokalizacji danych.
Pozwala na zarządzanie w zakresie miejsca przechowywania danych w tzw. spoczynku na poziomie poszczególnych użytkowników, grup Microsoft 365 i zespołów Microsoft Teams w różnych lokalizacjach geograficznych.
Funkcja Multi Geo sprawdzi się szczególnie w firmach międzynarodowych, a także w organizacjach, które muszą kontrolować przechowywanie danych ze względu na przepisy prawne lub regulacje branżowe.
W Exchange Online funkcja eDiscovery (w kontekście zbierania elektronicznych materiałów dowodowych) umożliwia wyszukiwanie informacji w organizacji na potrzeby zgodności z przepisami i procedurami prawnymi.
Dzięki intuicyjnemu interfejsowi online użytkownicy mogą szybko lokalizować, a także porządkować dane niezbędne do realizacji obowiązków regulacyjnych.
Jest to kluczowe wobec kontroli nad danymi oraz archiwzacji pod kątem zbierania elektronicznych materiałów dowodowych.
Dzięki korzystaniu z Microsoft Outlook powstaje kompletne środowisko pracy. Exchange i Outlook działają jak jeden organizm.
U klientów mających wdrożony Exchange Online, system ten stanowi potężne zaplecze serwerowe. Praca w programie Outlook w ramach Microsoft 365 oznacza usługę zapewniania wygodnego interfejsu do codziennej pracy z kontaktami, telefonem, dostępną pocztą i kalendarzami.
Zalogować się, a także udostępnić pocztę e-mail pracownikom, można na trzy sposoby:
Wszystkie dane synchronizują się w chmurze, zapewniając płynne przechodzenie między urządzeniami. Koniec z niezapisanymi, utraconymi telefonami do klientów, zgubionymi wiadomościami czy omyłkowym wysłaniem maila, którego nie można cofnąć!
Synchronizacja między urządzeniami przenośnymi i stacjonarnymi przebiega automatycznie.
Znikają problemy z duplikacją wiadomości czy konfliktami w kalendarzach. Proste centrum zarządzania pozwala błyskawicznie konfigurować uprawnienia i śledzić przepływ informacji.
Do wdrożenia Exchange Online nie potrzebujesz dodatkowego sprzętu ani oprogramowania. Licencje Microsoft są przypisane do użytkowników, nie do urządzeń, dlatego możesz elastycznie zarządzać dostępem do usług.
Exchange Online Protection zawiera filtry antyspamowe, blokując niepożądane wiadomości i złośliwe oprogramowanie, zanim dotrą do firmowej sieci.
Microsoft gwarantuje dostępność usługi na poziomie 99,999% oraz skuteczność w eliminowaniu 100% znanych wirusów i 99% spamu dzięki filtrom antyspamowym. Korzystanie z tego narzędzia pomaga w zachowaniu wysokiej wiarygodności firmowej domeny pocztowej.
Za ochronę firmowej komunikacji odpowiada dwuskładnikowa weryfikacja z zaawansowanymi mechanizmami ochrony danych. Globalna sieć centrów danych Microsoft działa przez cały czas, więc w razie awarii możesz błyskawicznie odtworzyć swoje dane.
Migracja do Exchange Online, również związana z końcem wsparcia Exchange Server 2016 i 2019, może znacząco obniżyć całkowity koszt posiadania (TCO), zwłaszcza w organizacjach korzystających dotąd z lokalnych serwerów pocztowych.
Migracja do chmury eliminuje konieczność utrzymywania lokalnej infrastruktury, w tym nadmiarowych serwerów zlokalizowanych w siedzibie firmy.
To oznacza większą stabilność finansową: gwarancję aktualizacji oprogramowania (dzięki automatycznemu stosowaniu poprawek), a także możliwość redukcji kosztów związanych z zakupem i serwisowaniem sprzętu, zużyciem energii oraz zatrudnianiem personelu do zarządzania systemem.
W zależności od skali i modelu działania firmy, oszczędności na licencjonowaniu oraz utrzymaniu infrastruktury mogą sięgać nawet 60%.
W ramach programów Exchange oferowane są różne modele subskrypcji, dopasowane do potrzeb małych i dużych organizacji.
Model subskrypcyjny ułatwia planowanie budżetu przeznaczonego na działania z zakresu IT. Dzięki automatyzacji rutynowych zadań dział IT może się skupić na ważniejszych projektach.
Nie musisz znać wszystkich różnic pomiędzy pakietami i licencjami. Pomożemy Ci wybrać najlepsze rozwiązanie, a następnie wesprzemy w migracji.
Zastanawiasz się, jak przebiega migracja do Exchange Online? Zacznijmy od najważniejszego – dobrego planu.
Przed rozpoczęciem projektu trzeba przeanalizować obecne środowisko pocztowe, wielkość skrzynek i liczbę użytkowników. Pozwoli to dokładnie oszacować czas oraz zasoby potrzebne do migracji.
Dlaczego dalsze korzystanie z wersji Office niewspieranych przez Microsoft naraża Cię na szereg ryzyk operacyjnych i prawnych? Czy Office 2016 i 2019 będzie działać po 14 października 2025 roku? Jaką wersję Office wybrać w 2025 roku i później? Dowiedz się, co w praktyce oznacza koniec wsparcia technicznego dla Twojej organizacji.
Przeczytaj artykułNa tym etapie przygotowujemy plan awaryjny, jako Supremowe know-how.
Co zrobić, jeśli wystąpią problemy? Czy możliwa jest całodobowa informatyczna pomoc techniczna? Jak szybko uda się wrócić do poprzedniego stanu? Dobrze przemyślana strategia pozwoli uniknąć przestojów w komunikacji.
W tym celu usuwa się nieaktywne konta, archiwalne skrzynki i niepotrzebne grupy. Dzięki temu do chmury na serwerach firmy Microsoft będą przeniesione tylko te dane, które są naprawdę potrzebne.
Kolejnymi krokami są weryfikacja domeny i konfiguracja DNS. Microsoft 365 wymaga dodania odpowiednich rekordów MX i TXT – tylko wtedy poczta będzie poprawnie działać w nowym środowisku.
Podczas planowania migracji należy też określić sposób przenoszenia danych.
Do wyboru jest kilka metod:
W dużych firmach zazwyczaj dobrze sprawdza się podejście hybrydowe – pozwala testować nowe środowisko pracy na mniejszej grupie użytkowników.
Bardzo duże skrzynki pocztowe i archiwa wymagają nieco innego podejścia. Tu stosuje się migrację etapową – najpierw przenosi się nowsze wiadomości (na przykład z ostatnich 3 miesięcy), a dopiero następnie starsze dane.
Dzięki temu spada ryzyko błędów, a firma szybciej otrzymuje dostęp do najważniejszych informacji.
Co ważne, podczas migracji personel nie musi przerywać pracy – synchronizacja odbywa się w tle. Specjalne narzędzia śledzą postęp i raportują ewentualne problemy , by można było szybko reagować na nieprawidłowości.
Najpierw przenosi się podstawowe elementy: wiadomości, kalendarze i kontakty. W następnej kolejności są konfigurowane reguły pocztowe oraz uprawnienia dostępu. Cały proces jest oczywiście na bieżąco weryfikowany.
Po przeniesieniu danych rozpoczyna się faza testów, które przeprowadza już klient.
W praktyce sprowadza się to najczęściej do zgłaszania uwag czy ewentualnych problemów przez samych użytkowników, czyli pracowników.
Wówczas najlepiej sprawdza się działanie:
Testy obejmują różne scenariusze – czyli codzienne aktywności: od prostego wysyłania wiadomości, przez złożone operacje na kalendarzach współdzielonych, kończąc na działaniu poczty w trybie offline i synchronizacji po przywróceniu połączenia.
Microsoft FastTrack, jako usługa zapewniania sukcesu klientów, pomaga w planowaniu i wdrażaniu rozwiązań chmurowych, w tym migracji do Exchange Online.
Program Microsoft FastTrack oferuje wskazówki ekspertów, narzędzia i zasoby, które ułatwiają przejście do chmury i zapewniają szybsze uzyskanie korzyści biznesowych.
Firmy posiadające kwalifikujące się subskrypcje mogą korzystać z tego wsparcia bez dodatkowych kosztów przez cały okres trwania subskrypcji Microsoft 365, Azure lub Dynamics 365.
Sukces migracji zależy w dużej mierze od dobrego przygotowania pracowników. Dlatego program szkoleń powinien być dostosowany do różnych grup użytkowników.
Warsztaty warto rozpocząć jeszcze przed przejściem na nowy system. Użytkownicy powinni poznać nowy interfejs Microsoft Outlook i nauczyć się korzystać z dodatkowych rozwiązań – wynikających z migracji do Exchange Online.
Innego wsparcia potrzebują pracownicy biurowi, a innego kadra zarządzająca, czy zespoły sprzedażowe. Szkolenia mogą się odbywać stacjonarnie lub online – to już zależy od preferencji oraz możliwości czasowych.
Kluczowy czynnik sukcesu klientów Supremo w przypadku przejścia do Exchange Online? Przede wszystkim… nie spieszyć się z migracją!
Dokładne zaplanowanie każdego etapu pozwoli uniknąć późniejszych problemów. Pierwszym krokiem powinna być inwentaryzacja obecnego środowiska połączona z ustaleniem priorytetów – które działy przejdą migrację jako pierwsze?
Przed migracją należy uporządkować skrzynki pocztowe, usunąć niepotrzebne archiwa miejscowe i zaktualizować listy kontaktów. To znacząco przyspieszy proces i zmniejszy ryzyko, że pojawią się jakiekolwiek problemy techniczne.
Bezpieczeństwo danych wymaga szczególnej uwagi u specjalistów Supremo zajmujących się migracjami.
Jak wspominaliśmy wcześniej, najlepszym terminem na rozpoczęcie projektu migracji będzie okres zmniejszonego „ruchu” w firmie. Z kolei weekend to najlepszy czas na przepięcie domeny.
Nie chodzi o to, że sam proces będzie przeszkadzał pracownikom (bo nie będzie!), jednak w ten sposób zyskasz więcej czasu na rozwiązanie ewentualnych problemów.
Zespół IT powinien przejść odpowiednie szkolenia, by sprawnie zarządzać nowym środowiskiem.
Regularne informowanie użytkowników o postępach, planowanych zmianach i możliwych przerwach w dostępie do poczty zmniejsza liczbę zgłoszeń do helpdesku. Dobrze jest przekazywać informacje etapami – przed migracją, w jej trakcie i po zakończeniu procesu.
Potrzebujesz wsparcia w migracji do Exchange Online? Jako Rekomendowany Partner Microsoft pomagamy firmom w transformacji cyfrowej. Praca zespołu ekspertów Supremo potwierdza portfolio wdrożeń dla firm, takich jak: Solaris, Apteka Gemini czy INEA.
Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji, a nasi Eksperci przeanalizują Twoje potrzeby i zaproponują optymalne rozwiązanie, również pod kątem planów Exchange Online Plan 1 / Exchange Online Plan 2 / Microsoft 365 Business Standard.
Napisz lub zadzwoń już dziś, a pomożemy Ci zaplanować bezpieczną migrację pocztową!
Doświadczony inżynier IT. Niezaprzeczalny lider tematyki licencjonowania Microsoft w Supremo. Realizacje projektów związanych z Microsoft Sentinel pozwalają mu efektywnie rozwijać się w obszarze security. Chętnie podejmuje się nowych tematów, co zaowocowało codzienną pracą ze sztuczną inteligencją od Microsoft – Copilot, a także prowadzeniem warsztatów technicznych dla klientów.
Doświadczony inżynier IT. Niezaprzeczalny lider tematyki licencjonowania Microsoft w Supremo. Realizacje projektów związanych z Microsoft Sentinel pozwalają mu efektywnie rozwijać się w obszarze security. Chętnie podejmuje się nowych tematów, co zaowocowało codzienną pracą ze sztuczną inteligencją od Microsoft – Copilot, a także prowadzeniem warsztatów technicznych dla klientów.
Doświadczony inżynier IT. Niezaprzeczalny lider tematyki licencjonowania Microsoft w Supremo. Realizacje projektów związanych z Microsoft Sentinel pozwalają mu efektywnie rozwijać się w obszarze security. Chętnie podejmuje się nowych tematów, co zaowocowało codzienną pracą ze sztuczną inteligencją od Microsoft – Copilot, a także prowadzeniem warsztatów technicznych dla klientów.
Doświadczony inżynier IT. Niezaprzeczalny lider tematyki licencjonowania Microsoft w Supremo. Realizacje projektów związanych z Microsoft Sentinel pozwalają mu efektywnie rozwijać się w obszarze security. Chętnie podejmuje się nowych tematów, co zaowocowało codzienną pracą ze sztuczną inteligencją od Microsoft – Copilot, a także prowadzeniem warsztatów technicznych dla klientów.
.png)
.avif)
.avif)
.avif)