Czy istnieje idealna mikstura na komunikację wewnętrzną w firmie? Zostałem poproszony o sporządzenie przepisu, w którym głównymi składnikami są Microsoft Teams, SharePoint i Viva Engage.
Jednak odpowiednie składniki to tylko połowa sukcesu! Potrzebne jest też dobranie właściwych proporcji, szczypta kreatywności, aby uzyskany smak i aromat zadowolił nawet najbardziej wymagające podniebienia.
Z tego artykułu dowiesz się m.in.:
Wyobraźcie sobie, że komunikacja w firmie to gotowanie w funkcjonalnej kuchni, gdzie wszystko jest na swoim miejscu. Microsoft serwuje nam przepis na tzw. pętle komunikacyjne, które przyrównałbym do niekończącego się bufetu pełnego smakowitych możliwości!
Jednak zanim przejdziemy do esencji tej wizji, warto zaznaczyć, że w skład Microsoft 365 wchodzi wiele aplikacji pozwalających usprawnić komunikację wewnętrzną.
Przejdźmy do głównych składników, na których opiera się dynamiczna i skuteczna wymiana informacji, czyli główne danie tego artykułu. W tym miejscu należy wymienić 3 aplikacje – Microsoft Teams, SharePoint i Viva Engage. To właśnie one tworzą wizję pętli komunikacyjnych według Microsoftu.
Koncepcja pętli komunikacyjnych zakłada wzajemne uzupełnianie się narzędzi, a także prezentuje zbilansowany podział między nimi. Wszystko po to, aby stworzyć niezakłócone szumami, cyfrowe środowisko komunikacyjne.
Wizja pętli komunikacyjnych Microsoftu jest elastyczna i może być dostosowana do różnych kultur organizacyjnych.
Dla wielu ogrom możliwości i wielość aplikacji Microsoft 365 może okazać się przytłaczająca. Jednak w komunikacji wewnętrznej powiedzenie: „Zjedz mięsko, zostaw ziemniaczki” nie sprawdzi się.
Żebyście mieli świadomość, organizacja organizacji nierówna, podobnie jak pracownicy, każdy z nich posiada inne upodobania smakowe. Stąd też przyrządzenie takiego wykwintnego dania bądź wypieku, jakim jest komunikacja wewnętrzna, powinno być jak najbardziej dopasowane do potrzeb, klimatu panującego firmie i też upodobań odbiorców.
Pomagają w tym podstawowe założenia Microsoft dotyczące „rozmawiania” z pracownikami, o których wspomnę za chwilę.
Stworzenie spójnego środowiska pracy jest możliwe za sprawą połączenia narzędzi komunikacyjnych, takich jak: Microsoft Teams, SharePoint i Viva Engage.
Dzięki nim pracownicy mogą łatwo przełączać się między różnymi aplikacjami, zachowując ciągłość komunikacji. To trio aplikacji zapewni harmonijną symfonię smaków w Waszej komunikacyjnej kuchni!
Aplikacje Microsoft są zaprojektowane tak, aby były dostępne dla wszystkich pracowników, niezależnie od ich roli czy lokalizacji, a także innych cech – kategorii wiekowej czy przyjętego modelu pracy.
Personalizacja pozwala na dostosowanie narzędzi do indywidualnych potrzeb, co zwiększa zaangażowanie i efektywność dla organizacji z każdej branży. To niezwykle ważne, aby w firmowej komunikacji zadbać o różnorodność diety użytkowników. Coś dla siebie powinni znaleźć zarówno miłośnicy „mięsistych” komunikatów, jak i jarosze wypatrujący świeżych informacji. Osobiście sam nie cierpię „przeterminowanych” wiadomości!
Prawdziwe crème de la crème dla specjalistek i specjalistów komunikacji wewnętrznej! Wykorzystanie AI do automatyzacji rutynowych zadań oraz analizy danych komunikacyjnych to wydatna pomoc w identyfikacji wzorców, a także optymalizacji procesów.
Dzięki temu możecie skupić się na bardziej kreatywnych i strategicznych zadaniach. Pozostając w kulinarnym klimacie, w komunikacyjnej kuchni zastępuje nas wielofunkcyjny robot. Dzięki niemu zyskujemy więcej czasu na przygotowywanie nowych, innowacyjnych dań.
Pętle komunikacyjne są jak degustacja potraw. Zakładają regularne zbieranie feedbacku od pracowników, iteracyjne doskonalenie narzędzi i procesów. To podejście pozwala na ciągłe dostosowywanie się do zmieniających się potrzeb organizacji. Doświadczony kucharz nieustannie powinien dopracowywać swoje przepisy.
Nie zapominajmy o higienie w kuchni – czystość i porządek to podstawa. Podobnie jak bezpieczne środowisko komunikacyjne! Microsoft kładzie duży nacisk na bezpieczeństwo danych i prywatność użytkowników. Wszystkie narzędzia są zaprojektowane z myślą o ochronie informacji, co jest kluczowe w dzisiejszym cyfrowym świecie.
Czym jest intranet SharePoint? Jeśli zapoznaliście z wizualizacją pętli komunikacyjnych wg Microsoftu, to zauważycie, że SharePoint znajduje się w środkowym punkcie. Dokładnie tam jest miejsce plików, witryn, treści, które stanowią fundament strategii komunikacyjnej.
Wszelkie działania mające na celu uporządkowanie przepływu informacji wewnątrz firmy, powinniśmy rozpoczynać od stworzenia witryny intranetowej w SharePoint. Odpowiednie jej zorganizowanie i zapewnienie łatwego dostępu do niej dla pracowników pozwoli nam uzyskać „Single source of Truth” (jedyne źródło prawdy).
Intranet to kotwica dla wszystkich innych działań komunikacyjnych, na której buduje się zaufanie pracowników. Miejsce przechowywania oficjalnych informacji, treści, materiałów, które powinny być zawsze aktualne i prawdziwe.
Choćby było okraszone cudownym udekorowaniem, naszpikowane wieloma smacznymi składnikami, a podstawa potrawy będzie nieświeża to… niestrawność komunikacyjna jest gwarantowana! Twórcy intranetu z nieaktualnymi artykułami i instrukcjami będą musieli tłumaczyć się z rewolucji (nie tylko żołądkowych!) swoim przełożonym.
Niezbędne będzie wyznaczenie zespołu redaktorskiego potrafiącego nie tylko pisać, ale posługiwać się webpartami zgodnie ze sztuką UI/UX.
Stworzenie atrakcyjnie wizualnej strony zapewni niski współczynnik odrzuceń. Redaktorzy muszą czuwać nad aktualnością treści i gromadzonych materiałów, a stąd dowiesz się, jakie treści powinien zawierać angażujący intranet firmowy.
Nie zapominajmy też, że SharePoint to nie tylko aplikacja do tworzenia witryn, ale też miejsce do magazynowania plików. Taka baza wiedzy będzie zawierać wszystkie niezbędne procedury, dokumenty i instrukcje. Niczym spiżarnia pełna składników, zapraw gotowych do użycia w każdej chwili wpłynie na oszczędność czasu. Przechowywanie najważniejszych informacji w jednym, łatwo dostępnym miejscu zmniejszy liczbę zapytań pracowników poszukujących ważnych zasobów, niezbędnych w ich codziennej pracy.
Przejdźmy do zdecydowanie najpopularniejszej aplikacji spośród narzędzi Microsoft 365.
Microsoft Teams to hub komunikacyjny pozwalający na komunikowanie się ze sobą osób – zespołów z różnych lokalizacji i różnych trybów pracy.
Platforma ta wspiera efektywną komunikację, współpracę oraz wydajne zarządzanie projektami. Microsoft Teams w kulinarnym slangu to wyrazisty bulion, który łączy wszystkie smaki i aromaty. Umożliwia pracownikom łatwe przełączanie się między różnymi aplikacjami, zawsze zachowując ciągłość komunikacji.
Na lewym pasku nawigacyjnym Teams może znaleźć się ikona prowadząca do intranetu czy też odnośnik do społeczności Viva Engage. Wystarczy poprosić o prostą operację administratorów z działu IT.
Wówczas pracownik nie będzie musiał korzystać z okna przeglądarki internetowej, żeby zapoznać się z treścią wiadomości od zarządu opublikowanej w intranecie na SharePoint czy sprawdzić nowe posty dodane w ramach Viva Engage. Obie aplikacje otworzą się w oknie Microsoft Teams!
Zgodnie z wizją pętli, aplikacja Microsoft Teams jest tą wewnętrzną. Jest narzędziem przeznaczonym przede wszystkim do pracy zespołowej z osobami, z którymi regularnie pracujemy nad projektami. Organizacja pracy projektowej, wideokonferencje, czat z najbliższymi współpracownikami, to wszystko odbywa się w jednym miejscu.
To nie miejsce na tworzenie szerokich społeczności, lecz wyłącznie dla niewielkich grup osób, które ze sobą współpracują na co dzień – we własnym sosie!
Na Teamsie powinny odbywać się wewnętrzne rozmowy o charakterze formalnym – krótkie i na temat. W wielu organizacjach zastosowanie tego narzędzia jest często mylone z możliwościami, jakie daje Viva Engage. O tym, że Microsoft Teams z dawnym Yammerem nie powinniśmy zestawiać ze sobą w jednej linii, pisałem TUTAJ.
Oddolne inicjatywy, pomysły, nieformalne rozmowy na różnorodne tematy osób, które osobiście nie zdołały się poznać, skrócenie dystansu na linii zarząd-pracownicy – to Viva Engage w pigułce, a więc miód na moje serce!
Mam słabość do słodyczy, a dla osoby zajmującej się komunikacją wewnętrzną słodyczą samą w sobie jest widok tętniącej życiem społeczności w Viva Engage. Nowy Yammer to ostatnia zewnętrzna część wizji pętli. To przestrzeń do komunikacji wielokierunkowej, gdzie rozmowy są bardzo rzadko związane z pracą. To właśnie ta największa różnica między Microsoft Teams a Viva Engage.
Taka przestrzeń jest niebywale potrzebna wewnątrz każdej organizacji. Każdy z członków społeczności może do nich dołączyć dobrowolnie, swobodnie wypowiadać się na temat innych treści.
Nowy Yammer to doskonałe uzupełnienie witryny intranetowej w SharePoint. Jest jak deser, który kończy posiłek na słodką nutę! W oficjalnej społeczności (powstaje ona domyślnie) możesz publikować posty z najważniejszymi informacjami wewnętrznymi, załączając w treści bezpośrednie linki do intranetu. W ten sposób zrealizujesz jedną z najważniejszych zasad komunikacji wewnętrznej – „nie komunikujemy tylko raz”.
Viva Engage to w pewnym sensie wtyczka, która zwiększy czytelnictwo treści na SharePoint. Dodatkowo w sekcji „Przypięte” danej społeczności możesz dołączyć najistotniejsze zasoby np. z bazy wiedzy.
Jeśli zastanawiasz się, czy warto przejść do Vivy Engage, np. w przypadku planowanego zamknięcia Meta Workplace, koniecznie sprawdź również ten artykuł.
Pewnie zwróciliście uwagę, że na grafice prezentującej wizję pętli komunikacyjnych widoczny jest też Outlook.
Masowe wiadomości e-mail dosłownie wszystkim się przejadły, dlatego nie prowadzimy komunikacji wewnętrznej z użyciem poczty e-mail. To miejsce na komunikację ukierunkowaną, jednostronną.
Nie wysyłaj więc pocztą e-mail informacji dotyczących wewnętrznych kampanii, nie twórz intranetowych newsletterów – niewiele osób to przeczyta.
W Outlooku zadziałają wiadomości do zbiorczych adresatów zawierające w tytule słowa, takie jak: „zwolnienie”, „premia” bądź „podwyżka”. Dbając o witrynę w SharePoint i społeczności na Viva Engage odciążysz przepełnione skrzynki e-mail pracowników, a tym samym twoje liczne wiadomości nie zaczną trafiać do folderu „mało istotne” bądź „SPAM”.
Nie może więc zabraknąć kilku słów na temat AI Copilot ze stajni Microsoftu. Narzędzie to coraz bardziej wnika w działanie aplikacji Microsoft 365, także tych biorących udział w procesach komunikacji wewnętrznej.
Najwięcej takich funkcji zaimplementowano w Microsoft Teams, gdzie Copilot m.in.:
W przypadku SharePoint Copilot pozwala np. na szybkie generowanie komponentów witryny na podstawie prostych opisów. Dodatkowo pomaga w edycji treści, nawigacji i układu strony.
Z kolei w Viva Engage, Copilot wspiera w tworzeniu i edycji postów przy wykorzystaniu dostępnych szablonów. Dostarcza spersonalizowane sugestie dotyczące tego, co i gdzie opublikować na podstawie aktywności użytkowników i trendach w organizacji.
UWAGA! Jako Rekomendowany Partner Microsoft zapraszamy do skorzystania z profesjonalnej oceny gotowości wdrożenia AI w Twojej firmie – Copilot dla Microsoft 365 Readiness Assessment.
Jestem przekonany, że w niedługim czasie będziemy obserwować jeszcze wydatniejsze wsparcie ze strony Copilot w kontekście zwiększenia produktywności i ułatwienia naszej codziennej pracy.
Mimo tego, że każde ze wspomnianych narzędzi służy innemu rodzajowi komunikacji (który uwarunkowany jest przez kulturę organizacyjną, tj. wielkość zatrudnienia, średnią wieku pracowników, branżę czy umiejscowienie geograficzne), rozwiązania Microsoft tworzą spójny, a co najważniejsze – efektywny system komunikacyjny. Ich uzupełnianie się i funkcjonalne przenikanie, pozwala uniknąć chaosu oraz dezinformacji w organizacji.
Nawiązując do wizji pętli – zastosowanie SharePoint (jedyne źródło prawdy), Microsoft Teams (pętla wewnętrzna) oraz Viva Engage (pętla zewnętrzna), czyli wszystkich składników, zapewni kompleksowe podejście do komunikacji wewnętrznej w organizacjach.
Eksperci Supremo – w tym też i ja – są gotowi, żeby pomóc Twojej firmie w tej komunikacyjnej rewolucji!
Mateusz to Supremowy guru i praktyk komunikacji wewnętrznej. Jest ekspertem od aplikacji Viva Engage (dawny Yammer) oraz SharePoint. Łączy talent do tworzenia angażującej komunikacji z kompetencjami związanymi z technologiami Microsoft. Co istotne, stawia człowieka w centrum każdego procesu biznesowego i rozwiązania technologicznego. Tym samym pokazuje, jakie przynosi to korzyści dla użytkowników, a także całej organizacji.
Mateusz to Supremowy guru i praktyk komunikacji wewnętrznej. Jest ekspertem od aplikacji Viva Engage (dawny Yammer) oraz SharePoint. Łączy talent do tworzenia angażującej komunikacji z kompetencjami związanymi z technologiami Microsoft. Co istotne, stawia człowieka w centrum każdego procesu biznesowego i rozwiązania technologicznego. Tym samym pokazuje, jakie przynosi to korzyści dla użytkowników, a także całej organizacji.
Mateusz to Supremowy guru i praktyk komunikacji wewnętrznej. Jest ekspertem od aplikacji Viva Engage (dawny Yammer) oraz SharePoint. Łączy talent do tworzenia angażującej komunikacji z kompetencjami związanymi z technologiami Microsoft. Co istotne, stawia człowieka w centrum każdego procesu biznesowego i rozwiązania technologicznego. Tym samym pokazuje, jakie przynosi to korzyści dla użytkowników, a także całej organizacji.
Mateusz to Supremowy guru i praktyk komunikacji wewnętrznej. Jest ekspertem od aplikacji Viva Engage (dawny Yammer) oraz SharePoint. Łączy talent do tworzenia angażującej komunikacji z kompetencjami związanymi z technologiami Microsoft. Co istotne, stawia człowieka w centrum każdego procesu biznesowego i rozwiązania technologicznego. Tym samym pokazuje, jakie przynosi to korzyści dla użytkowników, a także całej organizacji.
.png)
.avif)
.avif)
.avif)